Time management это: Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века.

Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

• Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения
• Базовые принципы тайм-менеджмента
  • Планируйте все дела
  • Формулируйте желаемый результат
  • Расставляйте приоритеты
  • Фокус задач
  • Анализируйте и адаптируйтесь
  • Отдых тоже планируйте
• Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий
  • Правило 1-3-5
  • Правило Бейли
  • Правило десяти минут
  • Правило Чирилло
  • Правила цикличности 90/30 и 52/17
  • «Поедание лягушек»
  • Временные блоки
  • Подход «канбан»
  • Принцип двух минут
  • Метод фокуса Тима Ферриса
• Лучшие приложения для тайм-менеджмента
  • Todoist
  • Microsoft To-Do
  • Bitcop
  • Trello
  • Google календарь
• Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов
• Заключение

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.   Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

Управление временем (Тайм менеджмент)

Версия для печати

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:

—Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
—Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
—Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
—Контроль достижения цели и выполнения планов. 

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра

— техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
 — Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. 
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

На нашем сайте Вы можете пройти бесплатный онлайн-тренинг «Управление временем (Тайм менеджмент)» в любое, удобное для Вас, время!

Назад к словарю

---

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки тайм-менеджмента от MindTools.com

Умная работа для повышения производительности

© iStockphoto
trait2lumiere

Оптимизируйте использование своего времени.

Вам когда-нибудь казалось, что в сутках не хватает времени?

У всех у нас одни и те же 24 часа. Так почему же некоторые люди затрачивают свое время на большее, чем другие? Ответ: хороший тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — это процесс организации и планирования распределения времени между различными видами деятельности. Сделайте это правильно, и вы в конечном итоге будете работать умнее, а не усерднее, чтобы делать больше за меньшее время, даже когда времени мало и давление сильное.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. А используя ресурсы управления временем Mind Tools, вы тоже можете максимально эффективно использовать свое время — начните прямо сейчас!

Преимущества правильного управления временем

Когда вы знаете, как эффективно управлять своим временем, вы можете открыть множество преимуществ. К ним относятся:

• Более высокая производительность и эффективность.
• Меньше стресса.
• Лучшая профессиональная репутация.
• Увеличены шансы продвижения.
• Больше возможностей для достижения жизненных и карьерных целей.

В целом, вы начинаете чувствовать себя лучше, с уверенностью выбирать, как лучше всего использовать свое время.

И, почувствовав себя более счастливым, более расслабленным и способным мыслить, вы также сможете помочь другим достичь их целей.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получите бонус Учебное пособие по тайм-менеджменту , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Насколько хорошо вы управляете своим временем?

Начните с оценки существующего подхода. Насколько хорошо вы организуете свое время, чтобы хорошо выполнять важные дела? Можете ли вы сбалансировать свое время между различными видами деятельности? А когда вы находите время что-то сделать, можете ли вы сосредоточиться и довести дело до конца?

Наш тест «Насколько хорошо вы управляете своим временем» покажет вам, что вы делаете правильно, а также подчеркнет, где и как вы можете улучшить свои навыки.

Совет:

Хорошее управление временем требует смещения акцента с действий на результатов . Быть занятым — не значит быть эффективным. На самом деле, для многих людей чем больше они заняты, тем меньше они на самом деле достигают.

Общие инструменты тайм-менеджмента

Mind Tools содержит ряд ресурсов, предназначенных для улучшения вашего тайм-менеджмента в целом. Они предлагают практические решения распространенных проблем управления временем, а также способы изменения ключевых привычек к лучшему.

Как стать более организованным объясняет, почему ваше окружение должно быть таким же организованным, как и ваше мышление! Здесь есть практические советы от высокоорганизованных людей, а также идеи по использованию технологий, позволяющих лучше контролировать свое время.

А поскольку хороший тайм-менеджмент основан на планировании, записи и осмыслении вашей деятельности, мы объясняем некоторые из самых известных инструментов для этого, включая журналы активности, списки дел и программы действий.

Расстановка приоритетов

Вы сможете добиться большего, если начнете посвящать время правильным вещам. Но откуда вы знаете, что это за вещи?

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра — это способ различать требования, чтобы вы могли разумно расставить приоритеты.

Матрица приоритетов действий включает в себя загружаемый рабочий лист для определения того, сколько времени нужно уделять различным видам деятельности (если вы вообще должны ими заниматься!).

В нашей статье «Управление конфликтующими приоритетами» объясняется, что делать, если приоритеты конфликтуют.

Планирование

Вы можете знать, что вам нужно сделать, но когда вы должны это сделать? Время решает все.

Стоит выполнять сложные задачи, пока вы все еще чувствуете себя свежим, например, как мы объясняем в разделе «Утреннее» задание?

И вы можете повысить свою эффективность, завоевать доверие людей и использовать адреналин в своих интересах, прочитав «Как уложиться в срок».

Постановка целей

У самых успешных «тайм-менеджеров» есть четкие цели, к которым нужно стремиться. Они разрабатывают цели SMART, что позволяет им эффективно распределять свое время.

Картирование сокровищ — это мощный способ ясно увидеть свои цели, чтобы у вас была мотивация уделять им необходимое время. Заявления о личной миссии также помогают быть организованными и оставаться приверженными своим планам.

Концентрация и сосредоточенность

Бессмысленно тратить время на то, чтобы преследовать свои приоритеты. Это время тоже нужно использовать с пользой. У нас есть коллекция ресурсов, предназначенных именно для этого, включая советы по минимизации отвлекающих факторов и достижению сфокусированного состояния «потока».

Также есть подробное руководство по правильному использованию времени, когда вы работаете дома или в пути.

Тайм-менеджмент на практике

Даже при самых лучших намерениях и большом количестве эффективных тактик слишком легко вернуться к плохим привычкам тайм-менеджмента. Итак, Mind Tools предлагает ряд ресурсов, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как перестать откладывать дела на потом, например, объясняет, почему так заманчиво откладывать дела — и как перестать это делать.

9 способов использовать мертвое время с умом гарантирует, что вы не упустите ни минуты.

А в разделе «Самодисциплина» мы изучаем основные навыки, которые вам понадобятся для внедрения долгосрочных методов тайм-менеджмента.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент означает разумную организацию своего времени, чтобы использовать его более эффективно.

К преимуществам правильного управления временем относятся повышение продуктивности, снижение стресса и больше возможностей заниматься важными делами.

Mind Tools предлагает множество ресурсов для улучшения ваших навыков тайм-менеджмента. Они могут помочь вам быть более организованными, лучше расставлять приоритеты, правильно планировать задачи, а затем выполнять их целенаправленно и эффективно.

Наши ресурсы также объясняют, как использовать четкие цели, чтобы управлять своим временем, помогая вам оставаться мотивированными и дисциплинированными.

А также советы по преодолению распространенных проблем с тайм-менеджментом, чтобы вы продолжали совершенствовать свой подход и использовать свое время с максимальной пользой!

Насколько хорошо вы управляете временем?

Откройте для себя инструменты тайм-менеджмента, которые помогут вам в Excel

© iStockphoto
robas

Вы следите за временем?

Как часто у вас заканчивается время? Еженедельно, ежедневно, ежечасно? Многим кажется, что в сутках не хватает времени, чтобы все успеть.

Когда вы знаете, как управлять своим временем, вы получаете контроль над своими достижениями.

Пройдите этот тест для самопроверки, чтобы определить, в каких аспектах тайм-менеджмента вам больше всего нужна помощь. Результаты укажут вам на конкретные инструменты, которые помогут вам работать более эффективно.

Насколько хорошо вы управляете временем?

Инструкции

Для каждого утверждения нажмите кнопку в столбце, который лучше всего описывает вас. Отвечайте на вопросы так, как вы есть на самом деле, а не так, как, по вашему мнению, вы должны быть, и не беспокойтесь, если некоторые из вопросов кажутся вам «неправильными». Когда вы закончите, нажмите кнопку «Рассчитать мой итог» в нижней части теста.

Показаны результаты вашего последнего теста.

Последний раз вы проходили этот тест в , в .

15 утверждений для ответа	Вовсе нет	Редко	Иногда	Часто	Очень часто
1 Задачи, над которыми я работаю, имеют наивысший приоритет.
2 Я ловлю себя на том, что выполняю задачи в последнюю минуту или прошу о продлении.
3 Я выделяю время для планирования и планирования.
4 Я знаю, сколько времени я трачу на каждую из различных задач, которые я делаю.
5 Я ловлю себя на том, что имею дело с прерываниями.
6 Я использую постановку целей, чтобы решить, над какими задачами и действиями мне следует поработать.
7 Я оставляю в своем расписании время на непредвиденные обстоятельства, чтобы справиться с «неожиданностями»?
8 Я знаю, являются ли задачи, над которыми я работаю, высокой, средней или низкой ценностью.
9 Когда мне дают новое задание, я анализирую его важность и соответствующим образом расставляю приоритеты.
10 Меня напрягают сроки и обязательства.
11 Отвлекающие факторы мешают мне работать над важными задачами.
12 Я должен взять работу домой, чтобы сделать ее.
13 Я отдаю приоритет своему списку дел или программе действий.
14 Я подтверждаю свои приоритеты с моим боссом.
15 Прежде чем браться за дело, я проверяю, будут ли результаты стоить затраченного времени.

Всего = 0

Оценка	Комментарий
15-30	Ой. Хорошей новостью является то, что у вас есть прекрасная возможность повысить свою эффективность на работе и добиться долгосрочного успеха! Однако, чтобы понять это, вы должны фундаментально улучшить свои навыки тайм-менеджмента. (Для начала прочитайте ниже.)
31-45	В чем-то вы хороши, но в чем-то еще есть куда совершенствоваться. Сосредоточьтесь на перечисленных ниже серьезных проблемах, и вы, скорее всего, обнаружите, что работа становится намного менее напряженной.
46-75	Вы очень эффективно управляете своим временем! Тем не менее, проверьте разделы ниже, чтобы узнать, можно ли что-то изменить, чтобы сделать это еще лучше.

Когда вы отвечали на вопросы, у вас, вероятно, появилось некоторое представление о том, в каких областях ваш тайм-менеджмент мог бы помочь поднять настроение. Ниже приводится краткий обзор основных областей тайм-менеджмента, которые были изучены в викторине, а также руководство по конкретным инструментам, которые вы можете использовать для каждой из них.

(вопросы 6, 10)

Ваш счет 0 из 0

Чтобы начать эффективно управлять временем, нужно поставить цели. Когда вы знаете, куда вы идете, вы можете выяснить, что именно нужно сделать и в каком порядке. Без правильной постановки целей вы потратите время на путаницу конфликтующих приоритетов.

Люди склонны пренебрегать постановкой целей, потому что это требует времени и усилий. Чего они не учитывают, так это того, что немного времени и усилий, вложенных сейчас, экономят огромное количество времени, усилий и разочарований в будущем. В Mind Tools есть две замечательные статьи о постановке целей, которые должен прочитать каждый. Если вы серьезно относитесь к тайм-менеджменту, мы предлагаем вам начать с «Постановки личных целей» и «Золотых правил постановки целей». Мы также рекомендуем Карту сокровищ.

(Вопросы 1, 4, 8, 13, 14, 15)

Ваш результат 0 из 0

Особенно важно расставить приоритеты в том, что необходимо сделать. Без него вы можете работать очень усердно, но вы не добьетесь желаемых результатов, потому что то, над чем вы работаете, не имеет стратегической важности.

У большинства людей есть своего рода список дел. Проблема со многими из этих списков в том, что они представляют собой просто набор вещей, которые необходимо сделать. В этом списке нет рифмы или причины, и из-за этого работа, которую они выполняют, так же неструктурирована. Итак, как вы работаете над задачами списка дел — сверху вниз, снизу вверх, от простого к сложному?

Чтобы работать эффективно, вам нужно работать над самыми важными и ценными задачами. Таким образом, вы не будете застигнуты врасплох, пытаясь сделать что-то важное по мере приближения крайнего срока. Информацию о том, как начать расставлять приоритеты задач, см. в разделах Журналы активности, Списки дел с приоритетом, Расстановка приоритетов, Матрица приоритетов действий и Принцип Эйзенхауэра «срочно/важно».

(вопросы 5, 9, 11, 12)

Ваша оценка 0 из 0

Одно дело иметь план и знать, как расставить приоритеты. Следующая проблема заключается в том, чтобы знать, что делать, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня. Общепризнано, что у менеджеров очень мало времени, которое можно было бы не отвлекать от работы над приоритетными задачами. Есть телефонные звонки, информационные запросы, вопросы от сотрудников и целый ряд событий, которые возникают неожиданно. С некоторыми нужно бороться немедленно, а с другими нужно работать. В нашей статье «Управление прерываниями» обсуждается, как вы можете свести к минимуму время прерывания.

Однако, , на некоторых работах необходимо, чтобы вы были доступны для людей, когда им нужна помощь. Здесь сделайте все, что в ваших силах, чтобы свести его к минимуму, но убедитесь, что вы не отпугиваете людей от прерывания вас, когда они должны.

(Вопросы 2)

Ваш результат 0 из 0

«Я займусь этим позже» привел к падению многих хороших сотрудников. После слишком большого количества «позже» работы накапливается так много, что любая задача кажется непреодолимой. Прокрастинация столь же заманчива, сколь и смертельна. Лучший способ победить это — признать, что вы действительно прокрастинируете. Тогда вам нужно выяснить, почему. Возможно, вы боитесь потерпеть неудачу? (А некоторые люди на самом деле боятся успеха!)

Как только вы поймете, почему вы откладываете дела на потом, вы сможете планировать избавление от этой привычки. Вознаграждайте себя за выполненную работу и регулярно напоминайте себе об ужасных последствиях невыполнения этих скучных задач! Дополнительную информацию о том, как распознать и преодолеть прокрастинацию, см. в нашем руководстве Как победить прокрастинацию.

(вопросы 3, 7)

Ваш счет 0 из 0

Управление временем во многом сводится к эффективному планированию вашего времени. Когда вы знаете, каковы ваши цели и приоритеты, вам нужно знать, как составить расписание, которое поможет вам не сбиться с пути и защитит вас от стресса.

Это означает понимание факторов, влияющих на время, которое у вас есть для работы. Вы должны не только запланировать приоритетные задачи, вы должны оставить место для перерывов и резервное время для тех неожиданных событий, которые в противном случае сеют хаос в вашем расписании. Создав надежный график, который отражает ваши приоритеты и поддерживает ваши личные цели, вы получаете выигрышную комбинацию: ту, которая позволит вам контролировать свое время и поддерживать баланс в своей жизни. Чтобы научиться конкретным навыкам планирования, ознакомьтесь с нашими статьями о Теории рассолов и Навыках планирования.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент — это важный навык, который помогает вам держать свою работу под контролем, в то же время помогая свести стресс к минимуму.

Мы все хотели бы иметь пару лишних часов каждый день. Видя, что это невозможно, нам нужно более разумно работать над вещами, которые имеют наивысший приоритет, а затем составить расписание, отражающее наши рабочие и личные приоритеты.

Имея это в наличии, мы можем работать целенаправленно и эффективно и действительно начать достигать тех целей, мечтаний и амбиций, о которых мы так заботимся.

Эта самопроверка не прошла проверку и предназначена только для иллюстративных целей. Это всего лишь один из большого набора, который поможет вам оценить свои способности в широком диапазоне важных профессиональных навыков. Щелкните здесь для просмотра других самопроверок.

Этот сайт научит вас навыкам, необходимым для счастливой и успешной карьеры; и это только один из многих инструменты и ресурсы, которые вы найдете здесь, в Mind Tools. Подпишитесь на нашу бесплатный информационный бюллетень или присоединяйтесь к клубу Mind Tools Club и по-настоящему прокачайте свою карьеру!

Добавить эту статью в Мой план обучения

Пометить статью как завершенную

Показать рейтинги Скрыть оценки

Рейтинги

Оцените этот ресурс

Требуется бесплатный вход. Войти / Создать вход.

Присоединяйтесь к клубу Mind Tools Club Подпишитесь на нашу БЕСПЛАТНУЮ рассылку

Предыдущая статья Предыдущий Следующая статья Следующий

Цели SMART — Обучение тайм-менеджменту Из MindTools.

com

Проблема отсутствия цели заключается в том, что вы можете всю жизнь бегать туда-сюда по полю и так и не забить. – Билл Коупленд

Вам когда-нибудь казалось, что вы много работаете, но ничего не добиваетесь? Возможно, вы не заметите улучшения в своих навыках или достижениях, когда будете размышлять о последних пяти или десяти годах. Или, возможно, вы изо всех сил пытаетесь понять, как вы будете реализовывать свои амбиции в течение следующих нескольких лет.

Многие люди проводят свою жизнь, перескакивая с одной работы на другую или спеша, пытаясь сделать больше, но на самом деле добиваясь очень мало. Постановка SMART-целей означает, что вы можете прояснить свои идеи, сосредоточить свои усилия, продуктивно использовать свое время и ресурсы и повысить свои шансы на достижение того, чего вы хотите в жизни.

В этой статье мы рассмотрим, что такое цели SMART, и посмотрим, как их можно использовать для достижения своих целей.

Узнайте, как ставить цели SMART с помощью нашего видео и расшифровки.

Что означает SMART?

SMART — это аббревиатура, которую вы можете использовать при постановке целей.

Его критерии обычно приписываются концепции Питера Друкера «Управление по целям». Первое известное использование этого термина встречается в выпуске Management Review Джорджа Т. Дорана за ноябрь 1981 года. С тех пор профессор Роберт С. Рубин (Университет Сент-Луиса) написал об SMART в статье для Общества промышленной и организационной психологии. Он заявил, что SMART стал означать разные вещи для разных людей, как показано ниже.

Чтобы ваши цели были ясными и достижимыми, каждая из них должна быть:

• S конкретной (простой, разумной, значимой).
• M измеримый (значимый, мотивирующий).
• A достижимый (согласованный, достижимый).
• R elevant (разумный, реалистичный и обеспеченный ресурсами, основанный на результатах).
• T Ограничение по времени (ограниченное по времени, ограниченное по времени, ограниченное по времени/стоимости, своевременное, зависящее от времени).

Профессор Рубин также отмечает, что определение аббревиатуры SMART может нуждаться в обновлении, чтобы отразить важность эффективности и обратной связи. Однако некоторые авторы расширили его, включив дополнительные области внимания; SMARTER, например, включает E оцененных и R проверенных.

Как использовать цели SMART

Пол Дж. Мейер, бизнесмен, автор и основатель организации Success Motivation International, описывает характеристики целей SMART в своей книге 2003 года «Отношение — это все: если вы хотите преуспеть выше и выше». Мы расширим его определения, чтобы узнать, как создавать, развивать и достигать своих целей:

1.

Конкретная

Ваша цель должна быть ясной и конкретной, иначе вы не сможете сосредоточить свои усилия или почувствуете подлинную мотивацию для ее достижения. При формулировании цели постарайтесь ответить на пять вопросов типа «W»:

• Чего я хочу достичь?
• Почему эта цель важна?
• Кто участвует в ?
• Где находится ?
• Какие ресурсы или ограничения задействованы?

Пример

Представьте, что в настоящее время вы работаете директором по маркетингу и хотели бы стать главой отдела маркетинга. Конкретной целью может быть: «Я хочу получить навыки и опыт, необходимые для того, чтобы стать руководителем отдела маркетинга в моей организации, чтобы я мог построить свою карьеру и возглавить успешную команду».

2. Измеримые

Очень важно иметь измеримые цели, чтобы вы могли отслеживать свой прогресс и сохранять мотивацию. Оценка прогресса помогает вам оставаться сосредоточенным, укладываться в сроки и чувствовать волнение от приближения к цели.

Измеримая цель должна отвечать на такие вопросы, как:

• Сколько?
• Сколько?
• Как я узнаю, когда это будет выполнено?

Пример

Вы можете оценить свою цель по приобретению навыков, чтобы стать руководителем отдела маркетинга, определив, что вы пройдете необходимые учебные курсы и приобретете соответствующий опыт в течение пяти лет.

3. Достижимая

Ваша цель также должна быть реалистичной и достижимой, чтобы добиться успеха. Другими словами, это должно расширять ваши возможности, но при этом оставаться возможным. Когда вы ставите достижимую цель, вы можете определить ранее упущенные возможности или ресурсы, которые могут приблизить вас к ней.

Достижимая цель обычно отвечает на такие вопросы, как:

• Как я могу достичь этой цели?
• Насколько реалистична цель с учетом других ограничений, таких как финансовые факторы?

Пример

Возможно, вам следует спросить себя, насколько реалистично развитие навыков, необходимых для того, чтобы стать руководителем отдела маркетинга, исходя из вашего существующего опыта и квалификации. Например, есть ли у вас время для эффективного прохождения необходимого обучения? Доступны ли вам необходимые ресурсы? Вы можете себе это позволить?

Совет:

Остерегайтесь ставить цели, над которыми есть власть у кого-то другого. Например, «Получите это продвижение!» зависит от того, кто еще подает заявку, и от решения рекрутера. Но «Получить опыт и обучение, которые мне необходимы для повышения по службе» — это , полностью зависит от вас.

4. Релевантный

Этот шаг позволяет убедиться, что ваша цель важна для вас, и что она также согласуется с другими соответствующими целями. Нам всем нужна поддержка и помощь в достижении наших целей, но важно сохранять над ними контроль. Итак, убедитесь, что ваши планы продвигают всех вперед, но при этом вы несете ответственность за достижение своей цели.

Соответствующая цель может ответить «да» на следующие вопросы:

• Это кажется стоящим?
• Сейчас подходящее время?
• Соответствует ли это другим нашим усилиям/потребностям?
• Подхожу ли я для достижения этой цели?
• Применимо ли это в текущих социально-экономических условиях?

Пример

Возможно, вы захотите приобрести навыки, чтобы стать руководителем отдела маркетинга в своей организации, но сейчас подходящее время для прохождения необходимого обучения или повышения квалификации? Вы уверены, что подходите на роль руководителя отдела маркетинга? Учитывали ли вы цели вашего партнера? Например, если вы хотите создать семью, не усложнит ли это обучение в свободное время?

5.

Ограничение по времени

Для каждой цели нужна дата, чтобы у вас был крайний срок, на котором нужно сосредоточиться, и над чем работать. Эта часть критериев цели SMART помогает предотвратить приоритет повседневных задач над долгосрочными целями.

Ограниченная по времени цель обычно отвечает на следующие вопросы:

• Когда?
• Что я могу делать через шесть месяцев?
• Что я могу делать через шесть недель?
• Что я могу сделать сегодня?

Пример

Для получения навыков руководителя отдела маркетинга может потребоваться дополнительная подготовка или опыт, как мы упоминали ранее. Сколько времени вам понадобится, чтобы приобрести эти навыки? Нужна ли вам дополнительная подготовка, чтобы иметь право на сдачу определенных экзаменов или квалификаций? Важно дать себе реалистичные временные рамки для достижения более мелких целей, которые необходимы для достижения вашей конечной цели.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Тайм-менеджмент рабочая тетрадь, бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Используется с разрешения The Meyer Resource Group,® Inc.

Плюсы и минусы целей SMART

SMART — это эффективный инструмент, обеспечивающий ясность, сосредоточенность и мотивацию, необходимые для достижения ваших целей. Это также может улучшить вашу способность достигать их, поощряя вас определять свои цели и устанавливать дату завершения. Цели SMART также просты в использовании кем угодно и где угодно, без необходимости в специальных инструментах или обучении.

Различные интерпретации SMART означают, что он может потерять свою эффективность или быть неправильно понятым. Некоторые люди считают, что SMART не подходит для достижения долгосрочных целей, потому что ему не хватает гибкости, в то время как другие предполагают, что он может задушить творчество. Для получения дополнительной информации о потенциальных недостатках SMART см. нашу статью «Теория постановки целей Локка».

Совет:

Другие ресурсы по постановке целей см. в наших статьях «Золотые правила постановки целей», «Использование правильно сформулированных результатов при постановке целей», «Постановка личных целей» и «Карта сокровищ».