Тайм менеджмент что это такое: Что такое тайм-менеджмент: правила управления временем

что это такое, определение time management в 2023 году

Статья обновлена 10.07.2022

Тайм-менеджмент – это умелое управление временем. Под этим узким термином подразумевается совокупность методик и правил, целью которых является повышение личной и профессиональной эффективности. Техники этой области знаний направлены на то, чтобы успевать больше за меньшее количество времени, добиваясь конкретных результатов, а в идеале – лучших из возможных.

В узком понимании науки управления временем, помощь в организации труда персонала, в контексте конкретно взятого человека можно охарактеризовать, как тайм-менеджмент. Кратко этот процесс можно сформулировать в меры, принятые для повышения эффективности сотрудника или компании. Более широкая грань управления временем включает личную продуктивность, причем в разных сферах жизни. 

Основной вопрос, который поднимает современный time management, имеет многолетнюю историю. Ведь даже древние греки, заслужившие славу своими мудрыми высказываниями, могли неосознанно говорить об эффективности.   К примеру, высказывание Сенеки, призывавшего Люция копить и беречь время, наверняка можно соотнести с известным принципом Парето.

Сегодня основы тайм-менеджмента изучают все уважающие себя деловые люди, нацеленные на продуктивную деятельность. Информационные технологии позволили максимально автоматизировать рабочий процесс, освобождая дополнительные временные резервы для более значимых задач.

Важность тайм-менеджмента

Современному человеку постоянно не хватает времени: на работе и дома, в банке и интернете. Мы везде и постоянно спешим, набирая скорость – от социума до коммуникации. Одновременно на людей регулярно давят отрицательные факторы извне, а стрессы делают последствия спешки еще более ощутимыми. Кроме того, люди постоянно отвлекаются от достижения важных целей.

Существует напрямую связанное с тайм-менеджментом явление, которое называется прокрастинация, – и управление временем постоянно борется с ней. Что такое прокрастинация? Это определение подразумевает неспособность концентрироваться на важных задачах, рассеивание внимания на второстепенные дела и внешние факторы. Такое явление — настоящий бич современности.

Тема тайм-менеджмента подразумевает много классификаций и подходов. Но есть и несколько общепринятых параметров в бизнес-литературе и психологической науке.

Поиск мотивации

Для начала, важно понять, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая задача – это часть общей картины, будь то работа или образ жизни. Необходимо понять, в чем состоят сложности, почему не получается достичь нужного результата. Причин может быть несколько:

• отсутствие смысла, ценности в деле;
• негатив при выполнении;
• нехватка знаний и ресурсов;
• отсутствие желания;
• нехватка личного пространства и невозможность сконцентрироваться на задаче;
• наличие более сложных и важных задач, вынужденная работа.

Важно разобраться в сути. Если ситуации возникают с завидной регулярностью и повторяются, отыщите общую проблему, которая их объединяет.

Планирование

времени: основные принципы 

Планирование можно начинать, когда вы чётко понимаете, где вы и что делаете. Сначала необходимо обозначить цель, затем распланировать её достижение, и только после этого – двигаться к ней. Но есть и трудности, которые могут произойти на этом пути.

Во-первых, далеко не все могут начать планировать свой день или хотя бы режим рабочего дня. Планированием необходимо управлять, видеть в нем смысл. Составив предварительный список, вы поймете, что вам нужно, сможете действовать максимально экономично, в том числе и в финансовом плане.

Во-вторых, оформить список бывает невозможно в принципе. Начните с самого основного. Существуют техники тайм-менеджмента, в соответствии с которыми базовый список дел должен состоять из 4 самых важных целей. И эффективен он только тогда, когда главные дела доводятся до конца и занимают минимум времени. Оптимальный вариант — выделить в отдельный блок маленькие, 15-минутные дела. Не стоит забывать о перерывах каждые 2-3 часа.

В-третьих, есть риск почувствовать себя автоматизированной машиной. Оцените количество свободного времени на досуг и общение с близкими людьми. Вспомните про свои проблемы со здоровьем – большая часть недугов сейчас связана с нарушениями распорядка дня. Наконец, не придумывайте лишних проблем. Планирование – это всего лишь средство для понимания того, как управлять временем правильно, а не конечная цель.

Не обязательно мыслить стандартными штампами, проявите креативность, ведь речь идет о структуре вашего персонального списка. Существуют специальные инструменты тайм-менеджмента, и диаграмма Ганта – один из таких. Она структурирует проект, отслеживает прогресс, включает в работу новых сотрудников.

Принцип структурирования

С делами нужно работать последовательно: если задача большая и сложная, её целесообразно разделить на более мелкие части. Затем обозначить этапы и сроки, порядок и очередность действий.

Принцип приоритетов

Дела и задачи раскладывайте по приоритетности. Научитесь структурировать ранги и самодисциплинироваться, расставляя сложные  задачи впереди остальных. Поможет упомянутый нами ранее принцип Парето, который говорит о том, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — всего 20% результата». Для достижения успеха необходимо всего лишь найти нужную точку эффективности.

Подойдет и SMART-проектирование, методически обозначающее такие цели, как:

• конкретные – Specific;
• измеримые – Measurable;
• достижимыми за адекватное время – Attainable;
• актуальные – Relevant;
• ограниченными во времени – Time-bound.

Это чёткая методика, составляющая эффективный тайм-менеджмент. Определив с её помощью главные ориентиры действий, тайм-менеджер может наиболее рационально использовать свои ресурсы.

Рационализация привычек

По мнению специалистов-психологов, на выработку привычки понадобится 21 день.

Действуйте в двух плоскостях:

1. Избавьтесь от вредных привязанностей. Например, откажитесь от курения, установите лимит на пользование соцсетями.

2. Заведите новые полезные привычки. Заботьтесь о собственном здоровье.

Привыкайте планировать: скачайте специальное приложение на смартфон или пользуйтесь режимом дня в ежедневнике. Составляйте список покупок, ведите семейный бюджет.

Матрица управления временем

Матрица Эйзенхауэра – это уникальная схема, которая часто представляется, как тайм-менеджмент таблица. Она состоит из четырех квадратов, где два блока «Важные/Неважные» и «Срочные/Несрочные» пересекаются между собой.

Иллюстрация wonderhappy.wordpress.com

Квадрат A – срочные важные задачи. Они не просты с психологической точки зрения, требуют энергетической отдачи и высокой концентрации внимания. Не стоит чрезмерно концентрироваться, теряя приоритеты и возможности, растрачивая не только ресурсы, но и здоровье. Есть риск потерять работоспособность.

Квадраты C и D – это дела, которые всегда оказываются в приоритете. Но чаще всего такая позиция не объективна, она всего лишь отражает ожидания, превращая человека в жертву обстоятельств. Поэтому планы и перспективы теряют смысл.

Наконец, квадрат B такой системы тайм-менеджмента — это основополагающая составляющая эффективности личности. Люди, которые уделяют первоочередное внимание стратегическим вопросам, всегда выигрывают. Они совершенствуют навыки, связи, материальную и методологическую опору – работают на перспективу, которая обязательно даст результат.

Этот квадрат способствует выработке позитивного мировоззрения, нацеленности на развитие и перемены к лучшему. Точка усилий меняет положение с принятия решений на закладку фундамента в надежное будущее.

Мы рассмотрели основные подходы науки управления временем. Невооружённым взглядом вы можете заметить, что обуздать эту стихию нельзя без дополнительных усилий. Зато система тайм-менеджмента дает контроль над собой и своими достижениями. Происходит это за счёт приёмов, которые можно применить в повседневной жизни для повышения качества работы и личного времени.

Подпишитесь на рассылку ROMI center: Получайте советы и лайфхаки, дайджесты интересных статей и новости об интернет-маркетинге и веб-аналитике:

Вы успешно подписались на рассылку. Адрес почты:

Читать также

Как увеличить продажи в несколько раз с помощью ROMI center?

Закажите презентацию с нашим экспертом. Он просканирует состояние вашего маркетинга, продаж и даст реальные рекомендации по её улучшению и повышению продаж с помощью решений от ROMI center.

Запланировать презентацию сервиса

Попробуйте наши сервисы:

• Импорт рекламных расходов и доходов с продаж в Google Analytics

  Настройте сквозную аналитику в Google Analytics и анализируйте эффективность рекламы, подключая Яндекс Директ, Facebook Ads, AmoCRM и другие источники данных за считанные минуты без программистов

  Попробовать бесплатно

• Импорт рекламных расходов и доходов с продаж в Яндекс Метрику

  Настройте сквозную аналитику в Яндекс. Метрику и анализируйте эффективность рекламы, подключая Facebook Ads, AmoCRM и другие источники данных за считанные минуты без программистов

  Попробовать бесплатно

• Система сквозной аналитики для вашего бизнеса от ROMI center

  Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Попробовать бесплатно

• Сквозная аналитика для Google Analytics позволит соединять рекламные каналы и доходы из CRM Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Подробнее → Попробовать бесплатно

• Сквозная аналитика для Яндекс. Метрики позволит соединять рекламные каналы и доходы из CRM Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Подробнее → Попробовать бесплатно

• Сквозная аналитика от ROMI позволит высчитывать ROMI для любой модели аттрибуции Получайте максимум от рекламы, объединяя десятки маркетинговых показателей в удобном и понятном отчете. Отслеживайте окупаемость каждого рекламного канала и перестаньте сливать бюджет.

  Подробнее → Попробовать бесплатно

как эффективно управлять временем на работе

Тайм-менеджмент делится на простой и системный. Первый вид — это организация времени конкретного сотрудника на рабочем месте. Под системным тайм-менеджментом специалисты понимают повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании.

Может показаться, что идея тайм-менеджмента появилась недавно из-за высокого темпа жизни, но это не так. Обратимся к истории. По мнению древнеримского философа Сенеки, время делится на то, которое человек проводит с пользой, и то, которое доставляет удовольствие. Часы из двух этих категорий не всегда совпадают. Сенека предлагал фиксировать каждую прожитую минуту, чтобы через три месяца можно определить, какое время оказалось праздным, а какое — продуктивным.

Идеи Сенеки легли в основу современного тайм-менеджмента. Сегодня существует около 20 техник управления временем. Рассмотрим самые популярные.

Топ-5 техник тайм-менеджмента

Правило «1-3-5»

Суть метода заключается в том, что в течение дня можно выполнить только 9 задач. Их нужно распределять с учетом сложности: 1 большая, 3 средних и 5 маленьких.

«Метод помидора»

Такую технику в 80-х годах изобрел итальянский студент Франческо Чирилло. При подготовке к экзаменам он использовал кухонный таймер, с помощью которого устанавливал время на изучение вопроса. Устройство имело форму помидора, благодаря чему метод и получил свое название.

При применении техники нужно чередовать периоды работы, которые длятся 25 минут, с 5-минутными перерывами. После 4 таких циклов надо давать себе полчаса отдыха.

Смысл метода заключается в том, чтобы разбивать монотонную работу на равные части. Благодаря этому серьезные задачи кажутся более легкими.

«Правило лягушки»

Эту технику придумал оратор-вдохновитель и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. Он называет «лягушками» обязательные, но очень неприятные задачи. Их хочется постоянно откладывать, но выполнять необходимо. Такие задачи вызывают отторжение, которое можно сравнить с отвращением по отношению к склизкой лягушке.

Трейси советует «съедать лягушку на завтрак», т.е. выполнять неприятное дело в первую очередь, чтобы не испытывать отрицательные эмоции в течение дня.

Способ «10 минут»

Суть метода: заключить договор с самим собой. Если у вас нет желания заниматься делами, дайте себе обещание: «Сейчас я поработаю 10 минут, а потом отдохну». Вероятнее всего, что за этот короткий промежуток получится настроиться и «втянуться» в работу.

Система «Автофокус»

Автором метода стал Марк Форстер — специалист в области производительности. Он предлагает объединять все задачи в один список. Его нужно ежедневно просматривать и отмечать срочные дела. Из актуальных задач следует выбирать ту, которая наиболее приятна и выполнять ее в первую очередь.

Три мифа о тайм-менеджменте

Сотрудники «Фонда общественного мнения» выяснили, что большинство россиян не задумываются о планировании. Вот что показали результаты опроса:

• 24% респондентов вообще ничего не планируют.
• 41% опрошенных составляет краткосрочные планы.
• 16% участников опроса предпочитают долгосрочное планирование.

Такие результаты связаны с тем, что многие россияне из-за неуверенности в будущем не задумываются о глобальных целях и их достижении. Кроме того, люди не умеют применять на практике принципы тайм-менеджмента, которые со временем обрастают мифами.

Миф об универсальных системах

Существует заблуждение, что можно применять системы, которые подходят всегда и всем. Такую же мысль транслируют многие книги о мотивации и успехе, но тайм-менеджмент — это не волшебная таблетка. Разные подходы к организации времени действительно меняют жизнь, но трансформации не всегда бывают комфортными и результативными. Если какая-либо система не работает, то от нее нужно отказываться.

Если изучить различные методы тайм-менеджмента, то становится понятно, что каждый из них основан на определенных принципах. Одна и та же техника на практике может оказаться эффективной для одного человека и бесполезной для другого. Например, можно записывать, на что было потрачено время в тот или иной период. В теории такой метод кажется эффективным, но на практике многие люди будут забывать о необходимости вести записи.

Миф о бесполезности тайм-менеджмента

Уверенность в том, что тайм-менеджмент не работает связана с предыдущим мифом. Например, человек пробовал составлять список задач, но ни разу ему не следовал. Это не значит, что метод ведения списков неэффективен. В таком случае нужно выбрать другую технику или совместить несколько систем.

Миф о том, что управление временем — это самое главное

Главное — это не управление временем, а эффективность. Можно составить список из 10 неважных задач на день и выполнить каждую, но ни одна из них при этом не приблизит к основной цели. Можно брать на себя слишком много ответственности, что тоже неверно. Нужно управлять и временем, и своей нагрузкой, грамотно расставлять приоритеты и делегировать задачи.

Системы тайм-менеджмента

Каждый метод связан с одним из принципов управления временем:

• декомпозицией;
• мотивацией;
• структурированием;
• планированием;
• расстановкой приоритетов;
• самодисциплиной.

Система как целостный подход включает в себя комбинацию техник и не просто помогает помнить о задачах, но и показывает, как результативно их выполнять.

Пирамида Франклина




Американский политик и ученый Бенджамин Франклин был одним из первых, кто предложил использовать системный подход.

Подход основан на принципе декомпозиции, согласно которому большую цель нужно разделять на составляющие вплоть до повседневных маленьких задач.

В основе пирамиды Франклина — жизненные ценности. Это ее фундамент. Ступенчатая модель достижения целей состоит из 6 шагов:

1. Выбора 1-2 ключевых ценностей, которые позволяют сформулировать цель жизни.
2. Постановки глобальной цели в соответствии с выбранными ценностями. Это ответ на вопрос: «Чего я хочу добиться к N годам?».
3. Составления генерального плана, который поможет достичь цели.
4. Создания долгосрочного плана. Необходимо определить шаги, которые надо предпринять в ближайшие 3-5 лет.
5. Составления краткосрочного плана, в который должны входить задачи на ближайшие 12-6-3-1 месяц.
6. Ежедневного планирования. Оно включает маленькие шаги, которые ведут к глобальной цели.

Такой метод универсален и подчиняет себе всю человеческую жизнь.

Существуют и другие системы.

Матрица Эйзенхауэра

Это изобретение американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который предлагал составлять список задач и распределять их по 4 категориям:

1. важные и срочные;
2. важные несрочные;
3. несрочные, но важные;
4. несрочные неважные.

Метод позволяет понять, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить.

Метод Айви Ли, или Метод Шваба

Журналист из Америки Айви Ли создал такой подход для предпринимателя Чарльза Шваба.

Суть метода заключается в том, что в списке дел надо расставлять приоритеты. Как это реализовать:

1. Каждый вечер нужно составлять список задач на следующий день. Их количество не должно быть больше 6.
2. Дела надо расставлять по степени важности.
3. Задачи нужно выполнять в соответствии с определенным порядком.
4. В конце дня необходимо снова составить список. Если какие-либо дела остались незаконченными, то их нужно поставить на первое место, после чего дополнить список новыми задачами.

Шваб оценил подход и заплатил автору методики 25 000$.

Метод хронометража

Автор методики — российский эксперт в области эффективности Глеб Архангельский. Он взял за основу идею о полезном и непродуктивном времени. Архангельский предложил разделять его организацию на два этапа. 

Во-первых, нужно выяснить, на что конкретно тратится время. Для этого следует каждые 1-2 часа фиксировать, какие дела выполнены. Задачи, которые требуют менее 5 минут, можно не записывать. 

Во-вторых, необходимо проанализировать записи и оценить, насколько продуктивными оказались потраченные часы, с помощью пометок: «Время проведено эффективно», «Время прошло впустую» и т.п.

Архангельский предлагает увеличивать продуктивные периоды и сокращать безрезультатные. Постепенно анализ времени должен дойти до автоматизма.

Инструменты для повышения эффективности сотрудников

Вы можете выбрать любую технику тайм-менеджмента, но существуют универсальные инструменты, которые помогают быть продуктивным.

• Учет биологических ритмов

Организм каждого человека работает как своеобразные часы. В один период можно «сворачивать горы», а в другой — страдать от недостатка сил и концентрации внимания. Например, «совы» утром с трудом могут сосредоточиться на задачах, однако вечером или ночью демонстрируют впечатляющую работоспособность.

• Умение отказывать

Не надо брать на себя слишком много — это приводит к выгоранию. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы делать как можно больше. Его суть заключается в грамотном распределении нагрузки и правильной расстановке приоритетов.

• Выполнение однотипных задач подряд

Если в течение дня необходимо выполнить несколько похожих задач, делайте их подряд. С каждым разом одно дело будет занимать все меньше времени. И наоборот, переключение с одной задачи на другую требует больших усилий.

• Автоматизация процессов

Выполнение рутинных задач нужно упрощать. Например, настройка уведомлений поможет оперативно реагировать на входящие сообщения.

Такой способ как установка специального ПО позволяет эффективно управлять временем, задачами и ресурсами.

Автоматический учет дает четкое понимание того, как сотрудник использует время. С этого начинается любое планирование.

Рассмотрим, как это работает на примере нашей системы учета рабочего времени ИНСАЙДЕР:

1. Программа устанавливается на ПК сотрудников;
2. ИНСАЙДЕР собирает статистику занятости. С помощью тонких настроек для подразделений и конкретных сотрудников программа понимает, что задачи у разных работников отличаются. Например, онлайн-шопинг входит в зону ответственности сотрудника, который выбирает подарки для коллег и клиентов. В то же время менеджер технических проектов не должен отвлекаться на интернет-магазины и т.д.
3. По итогам дня программа формирует отчет, который демонстрирует, чем занимался сотрудник. Кроме того, система показывает, когда продуктивность достигала пика и когда сотруднику было сложно сосредоточиться.

Выбирайте любой метод тайм-менеджмента, а соблюдать его принципы поможет автоматическая система учета рабочего времени ИНСАЙДЕР.

Дополнительные материалы по тайм-менеджменту

Также хотим познакомить вас с некоторыми вспомогательными источниками, которые будут полезны в этом нелегком деле управления временем:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен
• Дорогу осилит идущий. Viam supervadet vadens
• Getting Things Done Дэвида Аллена
• Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен. Роберт Мауер

Желаем успеха в освоении навыка управления временем!




навыков тайм-менеджмента | SkillsYouNeed

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему некоторым людям хватает времени, чтобы сделать все, что они хотят, в то время как другие постоянно спешат от задачи к задаче и никогда ничего не заканчивают?

Не может быть, чтобы у некоторых людей было меньше дел. Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируют хорошие навыки тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент — это умение продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не чувствуя при этом стресса. Звучит просто, но на практике все намного сложнее.

На этой странице объясняются некоторые принципы рационального использования времени.

---

Важность тайм-менеджмента

Навыки тайм-менеджмента очень важны, потому что мало у кого из нас есть достаточно времени, чтобы сделать все, что от нас просят или что мы хотим сделать.

Тайм-менеджмент определяется как использование вашего времени продуктивно и эффективно, но что, если вы работаете максимально продуктивно, и все же не можете все успеть? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.

Другими словами, люди, умеющие планировать время, хорошо справляются с поставленными задачами. Однако они также лучше отдают приоритет и выясняют, что действительно нужно сделать , а затем отбрасывают другие вещи.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

• « Срочные» задачи требуют вашего немедленного внимания, но уделяете ли вы им это внимание на самом деле, может иметь значение, а может и не быть.

• «Важные» задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

• Ответить на звонок необходимо срочно . Если вы этого не сделаете, звонящий отключится, и вы не будете знать, почему он звонил, а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, говорящий вам, что вы можете иметь право на компенсацию за неправильно проданную страховку. Это не важно.

• Важно регулярно посещать стоматолога (по крайней мере, нам так говорят). Если вы этого не сделаете, у вас могут возникнуть заболевания десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако, если вы оставите это слишком долго, это может стать срочным, потому что у вас может заболеть зуб.

• Забирать детей из школы нужно срочно и важно . Если вы не придете в нужное время, они будут ждать на игровой площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете причинить неудобства другим, например, учителям, которые ждут вас вместе с детьми.

• Чтение забавных электронных писем или проверка Facebook не является ни срочной, ни важной задачей

  . Так почему же это первое, что вы делаете каждый день? См. нашу страницу о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлечь вас от выполнения срочных и важных задач.

Различие между срочным и важным является ключом к определению приоритетов вашего времени и рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Позволяет понять, что нужно сделать в первую очередь, а что можно оставить на потом или вообще не делать. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать ваши задачи в соответствующие категории: основа. Каждый день спрашивайте себя:

• Какие из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?

  Это «срочные» задачи.

• Какие из срочных задач важнее?

  Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не давать им абсолютное различие «важные/неважные».

• Какие из несрочных задач важнее?

  Опять же, рекомендуется перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.

Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя следующим правилам:

• Каждая ячейка должна содержать не более семи или восьми задач .

• Начните с поля «Сделать сейчас» .

• Важно не откладывать срочные или важные дела только потому, что они неприятны. Они не станут лучше от прокрастинации.

  Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМУЮ БОЛЬШУЮ.

  ---

  Марк Твен

• Далее посмотрите на менее срочные, но все же важные задачи . Решите , что вы собираетесь с ними делать, а затем запланируйте время в своем дневнике для их выполнения или подумайте о том, чтобы делегировать их кому-то другому.

• Делегируйте срочные, но более легкие/менее важные задачи.

• Теперь исключите несрочные и неважные задачи.

• Наконец, работайте. Начните свой список «Сделать сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.

Если в каком-либо квадранте есть еще задачи, которыми вы можете управлять, пора а) выполнить некоторые из них, б) делегировать некоторые из них или в) исключить некоторые из них.

Регулярная обрезка вашей матрицы таким образом гарантирует, что вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжите работу.

Индивидуальное суждение

---

Срочность и/или важность задачи не являются абсолютными. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.

Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их не попросят выполнить работу во второй раз, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их никогда не попросят снова, они никогда не примутся за работу — они просто решат, что ни для кого не достаточно важно, чтобы они тратили время.

Помните также, что вы и ваше здоровье важны . Тот факт, что у вас много дел, не означает, что некоторые упражнения, 10-минутная прогулка или правильное питание не важны. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «срочных» действий.

Внимание!

---

Срочность и/или важность не являются фиксированным статусом. Вы должны регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не следует перемещать вверх из-за того, что оно стало более срочным и/или важным.

Что делать, если важная задача постоянно вытесняется более срочными, но все же важными задачами?

Во-первых, подумайте, действительно ли это важно. Нужно ли это вообще делать, или вы просто говорили себе, что должны это сделать?

Если это действительно важно, рассмотрите возможность делегирования. Подробнее см. на нашей странице Делегирование навыков .

Практический пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования

---

Дженни была лидером занятой, очень реактивной команды, с постоянными и срочными требованиями к ее времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.

В ходе обсуждения разработки Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать дополнительную стратегическую работу, чтобы развить свои навыки.

Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре разработать стратегию для команды.

Сара воспользовалась случаем и разработала тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.

Личные и профессиональные

Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:

1. Включить оба в одну матрицу

   Преимущества: Ваши личные вещи не потеряются.

   Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.

2. Используйте две отдельные матрицы и выделяйте отдельные временные интервалы для работы с каждой из них

   Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.

   Недостатки: может быть довольно сложным.

Вам решать, что вы выберете — главное, чтобы это работало на вас.

---

---

Дополнительные принципы рационального использования времени

Таким образом, матрица приоритетов является ключом к определению приоритетов вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это также возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов, с помощью которых вы можете повысить свою эффективность и производительность.

• Поддерживайте порядок

  Для некоторых из нас беспорядок может быть одновременно и настоящим отвлечением, и настоящей депрессией.

  Приведение в порядок может повысить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место будет опрятным, и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.

  Главный совет по уборке:

  ---

  Сложите свои вещи в три кучки: Храните, Отдавайте и Выбрасывайте.

  • Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или что-то с ним сделать. Если это требует действий, добавьте его в свой список задач.
  • Отдайте , если вы этого не хотите, но кто-то может использовать это, и/или это работа, которую можно и нужно делегировать.
  • Выбросьте (или утилизируйте) вещи, которые не представляют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.
  
  

• Использование списка дел

  Бумажные или электронные списки — это хороший способ вспомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.

  Подумайте о том, чтобы каким-то образом выделить наиболее важные пункты и не забудьте вычеркнуть их из своего списка, когда они будут завершены и/или больше не нужны.

• Выберите момент

  У всех нас есть время дня, когда мы работаем лучше. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.

  Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поход на почту.

  Еще один полезный вариант — иметь список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время, чтобы отправить электронное письмо с подтверждением даты вашего отпуска?

  Главный совет: использование технологии планирования

  ---

  Некоторые люди по-прежнему предпочитают использовать бумажный дневник и список дел — и это нормально.

  Тем не менее, для тех, кто любит технологии, теперь есть множество инструментов, которые помогут вам в планировании. Такие приложения, как Doodle, Calendly, Microsoft Bookings и Google Calendar, помогут вам планировать свою работу, а также назначать встречи с другими людьми.

  Вы также можете предоставить заранее установленные интервалы для встреч, чтобы другие могли назначить встречи с вами, скрывая остальную часть своего дневника. Это означает, что вы можете запланировать время на себя или на семью, не беспокоясь о том, что кто-то подумает или попытается лишить вас приоритетов.

  Это позволяет вам автоматизировать ваши встречи, не передавая контроль над вашим временем кому-либо еще.




• Не медлите, а спросите, почему вас искушают

  Если задача действительно срочная и важная, приступайте к ней.

  Если, однако, вы обнаружите, что оправдываетесь, что не делаете что-то, спросите себя, почему.

  Возможно, вы сомневаетесь, стоит ли вам вообще выполнять задание. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если это так, вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим менеджером, если на работе, и семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.

• Не пытайтесь работать в режиме многозадачности

  Как правило, люди не очень хорошо справляются с многозадачностью, потому что нашему мозгу требуется время, чтобы перефокусироваться.

  Гораздо лучше закончить одно дело, прежде чем переходить к другому. Если вам нужно выполнить много разных задач, попробуйте сгруппировать их вместе и последовательно выполнять похожие задачи.

---

Сохраняйте спокойствие и наблюдайте за происходящим

Возможно, важнее всего помнить, что нужно сохранять спокойствие. Чувство перегруженности слишком большим количеством задач может быть очень напряженным. Помните, что конец света, вероятно, не наступит, если вы не выполните последнюю задачу дня или оставите ее на завтра, особенно если вы разумно расставили приоритеты.

Пойти домой или лечь пораньше, чтобы быть готовым к завтрашнему дню, может быть гораздо лучше, чем уложиться в установленный вами или внешними сроками срок, который может даже не иметь большого значения.

Сделайте паузу и взгляните на свою жизнь и приоритеты в перспективе, и вы обнаружите, что взгляд существенно изменился!

---

Что такое тайм-менеджмент? Полное бесплатное руководство

Вы когда-нибудь чувствовали, что в сутках не хватает часов, чтобы справиться со всеми делами?

В одну минуту ты чувствуешь, что все под контролем, а в следующую ты сбиваешься с ног, задаваясь вопросом, куда ушло все это время. Если это так, вы не одиноки!

Хорошая новость: тайм-менеджменту можно научиться ! Как и любой другой навык, вы можете научиться хорошо управлять своим временем, чтобы не чувствовать себя поглощенным бесконечным списком дел.

В сегодняшней статье мы поговорим об управлении временем и обо всем, что нужно о нем знать, от базовой концепции до того, как вы можете управлять им с помощью нескольких шагов, стратегий и простых в использовании инструментов. Давайте начнем!

Это руководство включает

• Что такое тайм-менеджмент?
• Почему важен тайм-менеджмент?
• Как управлять своим временем в 5 шагов
• Методы тайм-менеджмента
• Инструменты тайм-менеджмента
• Как составить план тайм-менеджмента
• Часто задаваемые вопросы

Что такое тайм-менеджмент?

О тайм-менеджменте сказано и написано много. Но что такое тайм-менеджмент на самом деле? И как вы можете использовать его для повышения производительности на работе и в личных делах?

Проще говоря, тайм-менеджмент — это навык организации и планирования задач и действий для более эффективного достижения целей; это знать, что и когда делать.

Благодаря эффективному тайм-менеджменту вы узнаете, как: важно

• и избежать пустой траты времени.

Если вы овладеете умением управлять временем, вы больше никогда не почувствуете, что потеряли контроль над своим расписанием. У вас будет правильный набор навыков, чтобы оставаться сосредоточенным, организованным и укладываться в сроки.

Почему важен тайм-менеджмент?

В тайм-менеджменте есть две вещи: 1) время — деньги ; 2) если вы не управляете своим временем, кто-то другой попытается управлять им за вас в тот или иной момент.

Это может быть руководитель вашей команды, руководитель проекта или даже клиент, но результат точно будет не таким, каким вы хотите или в котором нуждаетесь.

Например, вы не хотите ставить себя в положение, когда ваш руководитель проводит весь день, управляя всеми поставленными перед вами задачами на микроуровне.

Вот почему так важно научиться управлять временем. Попытка успеть везде и сразу приводит только к тому, что вы распыляетесь и создаете очень плохую систему тайм-менеджмента.

Вы не получаете качественного внимания к какой-либо конкретной задаче, потому что не тратите достаточно времени на понимание того, что влечет за собой эта задача или проект, чтобы получить отличный результат. И то же самое относится и к вашей личной жизни.

Независимо от того, находитесь ли вы на работе или дома, освоение тайм-менеджмента поможет вам контролировать свое время, улучшить свои навыки тайм-менеджмента и повысить производительность за счет экономии времени. Посмотрим, как!

Для сотрудников

У каждого сотрудника разные карьерные цели и приоритеты, но одно верно для всех: все мы работаем в условиях ограниченного времени и ресурсов.

Таким образом, способность хорошо управлять временем является важным навыком для всех, кто хочет продвинуться в своей карьере или просто пытается держать голову над водой в загруженное время.

Для менеджеров проектов 

Руководителю проекта управление временем в сочетании с контрольным списком управления проектом поможет вам уложиться в сроки и более эффективно управлять ресурсами.

Таким образом, способность эффективно управлять задачами означает меньше стресса и больше успеха в проектах, а это означает, что у вас больше шансов получить продвижение по службе и бонусы, чем у тех, кто не справляется со своей рабочей нагрузкой.

Узнайте больше о причинах стресса на работе и способах их решения.

В личной жизни

Правильное управление временем означает, что у вас будет достаточно времени, чтобы заниматься тем, что вы любите и что для вас важнее всего, будь то проведение большего количества времени с семьей или любимое хобби.

Время летит, мы все это знаем, и правильное управление временем может помочь вам расставить приоритеты и сосредоточиться на том, что является самым важным в вашей жизни.

Навыки тайм-менеджмента: как управлять временем за 5 шагов

Если вы ищете новые способы лучше управлять своим временем, у вас, вероятно, очень насыщенная жизнь. Вероятно, у вас много обязанностей, и вам может быть сложно эффективно управлять своим временем, не говоря уже о том, чтобы подумать о том, какие советы по управлению временем стоит попробовать.

Вот почему мы собрали здесь эти пять шагов тайм-менеджмента — они являются ключом к здоровому балансу между работой и личной жизнью и могут помочь вам получить больше от вашего дня. Давайте проверим их!

1. Проанализируйте свои привычки

Сколько времени вы тратите на задачу при работе над ней? Как быстро вы сможете успешно выполнить задание? Сталкиваетесь ли вы с необходимостью переделывать задачу несколько раз, потому что она не совсем соответствовала вашим ожиданиям?

Подобные вопросы важны для понимания того, как вы справляетесь с различными задачами и проектами. Так что найдите минутку, чтобы действительно узнать свои повседневные рабочие привычки и понять, сколько времени вы тратите на каждую задачу.

2. Ставьте реалистичные цели 

Будьте честны с собой в отношении того, что вы можете сделать за день, и поставьте реалистичные цели в отношении того, сколько задач вы хотите выполнять каждый день, неделю или месяц.

Лучшая матрица тайм-менеджмента не принесет вам много пользы, если цели, которые вы ставите, совершенно нереалистичны. Кроме того, часто пересматривайте свои цели, потому что они могут измениться по мере продвижения проекта.

3. Разделите большие проекты на маленькие задачи

При работе над большими проектами важно разбивать их на маленькие задачи, которые можно выполнить в течение нескольких дней или недель.

Таким образом, вы сможете управлять своими ожиданиями и ожиданиями своей команды, сохраняя мотивацию и сохраняя импульс на протяжении всего проекта.

4. Установите приоритеты

Составьте список всего, что вам нужно сделать в течение недели или месяца, а также сроки и приоритеты.

Если у вас на повестке дня десять дел, выберите пять, которые нужно сделать немедленно, и выделите время для этих задач. Успешная стратегия тайм-менеджмента будет зависеть от вашей способности сосредоточиться на выбранных задачах.

СОВЕТ: Может быть хорошей идеей использовать метод определения приоритетов для управления рабочей нагрузкой.

5.

Создайте расписание

Убедитесь, что у каждой задачи есть свой временной интервал в вашем календаре, чтобы ничего не потерялось по пути.

Составление расписания может помочь вам справиться с прокрастинацией, импульсивным контролем (например, постоянным переключением между задачами) и ощущением перегруженности ежедневным списком дел.

Методы тайм-менеджмента

Методы тайм-менеджмента, также известные как методы тайм-менеджмента, сильно различаются в зависимости от характера рассматриваемой задачи; некоторые методы хорошо подходят для конкретных задач, но не подходят для других.

Чтобы узнать, какой метод лучше всего подходит для каждой задачи, может потребоваться некоторое время. Тайм-менеджмент не происходит автоматически, он требует практики. Это навык; как и любой другой, его нужно выучить и отточить повторением.

Поэтому крайне важно, чтобы вы нашли продуктивную технику тайм-менеджмента, которая работает для вас, и придерживались ее. Вот несколько методов управления временем, которые вы можете попробовать: 

• Отслеживание времени: вы отслеживаете, сколько времени вы тратите на задачи с помощью приложения или программного обеспечения для отслеживания времени, среди прочих инструментов 
• Блокировка времени: вы разбиваете свой список дел на временные интервалы, чтобы вы могли сосредоточиться на задаче в определенный момент времени; существуют различные методы блокировки времени, такие как пакетная обработка задач или ограничение времени.
• Правило 80/20: , также известное как принцип Парето, утверждает, что почти 80% результатов являются результатом 20% причин. Поэтому, просматривая свой список приоритетов, вы должны искать задачи, которые могут оказать наибольшее влияние, и работать над ними в первую очередь.

Если вы хотите продолжать читать об этих методах, вам может быть интересна статья о лучших методах тайм-менеджмента.

Инструменты тайм-менеджмента

Лучший способ улучшить свои навыки тайм-менеджмента — это понять, как вы в настоящее время используете свое время, чтобы определить области, в которых вы могли бы быть более продуктивными.

Если вы не знаете, сколько времени вы тратите на разные задачи каждый день, вы можете попробовать несколько инструментов управления временем. Вот лишь некоторые из них: 

• Приложение или программа для управления временем
• Тайм-трекер
• Программа для создания заметок
• Календарь

Приложение или программное обеспечение для управления временем

Существует несколько приложений и программного обеспечения для управления временем, доступных как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств.

Эти приложения обычно включают в себя такие функции, как списки дел, календари и отчеты о времени, которые показывают, сколько времени вы тратите на различные задачи каждый день; они также могут иметь функции, которые помогут вам управлять своими финансами и более точно выставлять счета клиентам.

Многие из этих приложений для управления временем предоставляют напоминания о предстоящих событиях, таких как встречи и встречи, что облегчает людям планирование своего дня в соответствии с этими событиями, а не мешает им прерывать свой собственный.

Например, приложение Timeular — это мощный инструмент управления временем, который может помочь вам точно отслеживать время, которое вы тратите на каждую задачу и проект, позволяя вам устанавливать действия и задачи в приложении и экспортировать настраиваемые отчеты.

Попробуйте лучшее приложение для тайм-менеджмента

Календарь

Календари — отличный инструмент тайм-менеджмента. Например, вы можете использовать бумажный календарь или приложение онлайн-календаря, чтобы отслеживать повторяющиеся события.

Некоторые приложения календаря также позволяют устанавливать будильники или оповещения, которые напоминают вам, когда пора приступить к работе над задачей или посетить мероприятие.

Тайм-трекер

Тайм-трекер позволяет вести учет рабочего времени, анализировать производительность и повышать эффективность.

Учет времени часто используется профессионалами, которые выставляют клиентам почасовые счета, например юристами, маркетинговыми группами и фрилансерами.

Этот инструмент может помочь вам и вашей команде оставаться организованным и гарантировать, что вы будете взимать с клиентов точную плату за время, которое вы тратите на проекты.

Отличным примером такого инструмента является Timeular Tracker. 8-гранный кубик для отслеживания времени — это мощное физическое напоминание, которое автоматически отслеживает все задачи, над которыми вы работаете, чтобы вы могли быть более продуктивными и выставлять счета более точно.

Бесплатная пробная версия Time Tracker

Программа для создания заметок

Многие люди используют программы для создания заметок, такие как Evernote или OneNote, чтобы следить за тем, что они делают в течение дня.

Эти программы позволяют создавать заметки и легко добавлять информацию о том, что вы обсуждали на определенной встрече или делали в течение дня, без необходимости переключаться между несколькими приложениями.

Как составить план тайм-менеджмента

Говоря об тайм-менеджменте, люди часто забывают одну деталь: тайм-менеджмент — это не только время.

У вас могут быть лучшие советы по экономии времени, но если вы не знаете, как управлять своей энергией, вниманием и приоритетами, будь то на работе или дома, вам конец.

Поэтому очень важно иметь план того, как вы собираетесь проводить время. Этот план должен включать: 

• постановку целей
• расстановку приоритетов задач
• поиск способов лучше работать с другими
• разумное использование своего времени 
• избегание прокрастинации

Когда у вас есть план, вы будете знать, каким должен быть ваш план. сделано и сколько времени должно занять каждое задание.

Пока вы придерживаетесь плана, вы сможете с легкостью уложиться в сроки и достичь поставленных целей.

СОВЕТ: Если вам нужна дополнительная помощь, узнайте все о том, как создать план управления временем, это руководство вам нужно.

Последнее примечание

Если вы постоянно отстаете от многих дел, которые вам нужно сделать в течение дня, стратегия управления временем и приложение — это то, что вам нужно.

Хорошая система управления временем поможет вам достичь ваших целей и, что более важно, поможет вам достичь их в реалистичные сроки.

Если вы считаете, что вам нужна помощь, вы можете выбрать один из лучших курсов тайм-менеджмента и улучшить свои навыки. Но помните: тайм-менеджмент — это то, что вы всегда будете улучшать. Некоторые дни будут отличными, другие не очень.

Так что попробуйте, делайте каждый день лучше, и в конце концов вы найдете систему управления временем, которая поможет вам оставаться сосредоточенным и работать более продуктивно!

Часто задаваемые вопросы

Кто изобрел тайм-менеджмент?

Фредерика Уинслоу Тейлора принято считать изобретателем концепции тайм-менеджмента. В 1911 году Тейлор опубликовал свою теорию тайм-менеджмента в своей книге «Принципы научного управления ».

Управление временем и управление приоритетами

Существует разница между управлением временем и управлением приоритетами. В то время как управление временем включает в себя планирование и управление вашей повседневной деятельностью, управление приоритетами фокусируется на определении того, что важно для вас делать каждый день, и работе над этими задачами в первую очередь перед всем остальным.

Прочитайте наш блог о лучших методах расстановки приоритетов, чтобы повысить свою концентрацию и продуктивность.

Эффективен ли тайм-менеджмент?

Да. Идея тайм-менеджмента часто связана с производительностью из-за более высокого уровня достижений, который достигается за счет разумного использования вашего времени. Тайм-менеджмент помогает вам быть более продуктивным и делать больше за меньшее время, что означает, что вы получаете больше от каждого дня.

Снижает ли тайм-менеджмент стресс?

Да. Тайм-менеджмент — отличный способ уменьшить стресс, потому что он заставляет вас сосредоточиться на том, что важно. Это означает, что вы не будете тратить свое время на многозадачность или выполнение дел, которые не являются приоритетными или полезными, что означает меньше стресса и больше душевного спокойствия.

Читайте наш блог, чтобы узнать о главных причинах стресса на работе и о том, как его избежать.

Является ли тайм-менеджмент целью?

Да. Управление временем считается целенаправленным подходом к организации и управлению временем для достижения желаемых целей, таких как повышение эффективности и производительности. Кроме того, вы можете установить освоение тайм-менеджмента в качестве своей личной цели.

Является ли тайм-менеджмент коммуникативным навыком?

Да. Тайм-менеджмент можно отнести к категории мягких навыков, потому что это больше, чем просто знание того, что делать; речь идет о понимании того, как делать что-то эффективно и результативно.