Как правильно написать сообщение: Как подготовить сообщение (доклад) — Централизованная городская библиотечная система, г.Тюмень

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании. »

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4.

Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Как написать правильное сопроводительное письмо

Нужно найти работу как можно быстрее? Пишите сопроводительные письма! Слов «Хочу у вас работать» недостаточно. Чтобы научиться писать правильные сопроводительные письма, читайте рекомендации Superjob.

Кому можно не писать сопроводительное письмо?

Правильно написанное сопроводительное письмо — это хороший способ выделиться из множества кандидатов, это реклама вашего резюме.

Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.

Что писать в письме, если в резюме и так все написано?

Вот то, чего точно писать не стоит: «Я хочу работать у вас» или «Я коммуникабельная и легко обучаемая». Это пустые слова. Ваша же задача — объяснить потенциальному работодателю, чем вы ему выгодны. Внимательно перечитайте вакансию. Найдите сайт компании или другой источник информации о возможном работодателе. Что из вашего опыта работы, из ваших навыков может быть полезно именно этой компании? В чем ваша ценность именно для этого работодателя? Сформулируйте ответ на этот вопрос как можно короче. Только не дублируйте информацию из резюме: задача сопроводительного письма — продемонстрировать свою высокую мотивацию и ценность для компании. Заинтересуете рекрутера — он сам откроет ваше резюме и получит подробности.

Имеет ли соискатель в сопроводительном письме право на креатив?

Да, но только если сама работа связана с креативом. Но даже в этом случае придерживайтесь норм деловой переписки. Будьте осторожны с неоднозначными шутками, с вольными обращениями в духе «Приветствую вас, сотрудники ООО «Эдельвейс»». В большинстве вакансий, размещенных на Superjob.ru, есть информация о контактном лице — менеджере по персоналу, который курирует вакансию. Лучше всего адресовать сопроводительное письмо именно ему. «Добрый день, Елена!»; «Уважаемый Игорь Анатольевич!» — обычные формулировки вполне подойдут. Если таких сведений нет, напишите просто «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

Если вы пишете электронное письмо, важно указать вакансию, на которую претендуете. Если откликаетесь на нашем сайте, делать этого не нужно.

В конце письма выразите готовность встретиться с менеджером по подбору персонала лично. Еще раз укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.

Пример эффективного сопроводительного письма

«Уважаемая Ирина Ивановна!
Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM. Так, в результате моей работы с одним из ключевых клиентов агентства посещаемость сайта этой организации за несколько месяцев выросла вдвое.
Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.
Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.
С уважением, Елена Иванова,
тел. +8 *** *** ** **».

Что еще важно помнить при составлении сопроводительного письма?

Оно не должно быть слишком длинным: максимум — 2—3 коротких абзаца, не более чем полстраницы текста. Рекрутеру некогда читать поэмы в стиле «жизнь и приключения менеджера по продажам», так что будьте лаконичны.

Сопроводительное письмо показывает рекрутеру вашу общую культуру, грамотность и реальный уровень образования. Так что перед отправкой еще раз проверьте, нет ли в тексте грамматических ошибок.

Удачи в поисках работы!

Как написать текстовое сообщение на английском языке — Ники, учитель английского языка

В наши дни легко оставаться на связи с помощью мобильного телефона, и это также отличный способ попрактиковаться в английском. Вы можете упростить язык, убрав подлежащие местоимения и сделав предложения короткими. Кроме того, есть много красивых фраз, которые вы можете использовать снова и снова, чтобы не было слишком много словарного запаса для изучения — Отличные новости, эй 🙂

Ниже вы найдете 4 примера простых сообщений, которые вы можете отправить.

Какой тип сообщения каждое из них – праздничное обновление / поздравление с днем ​​​​рождения / сообщение о скорейшем выздоровлении / приглашение / сообщение с благодарностью?

1. Привет, Лиза. Просто хотел сказать, что был рад тебя видеть. Спасибо за вкусный ужин! Передай мою любовь твоей семье. С нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время, Натали xx

2. Привет, мама. Кошмарное путешествие, но прибыло благополучно. Персонал и пляж отличные, но номера немного разочаровывают, неважно. Отправляйтесь в ресторан, чтобы попробовать местную кухню прямо сейчас! Передай привет папе. Говори скорее, Дженни хх

3. Привет, Стив. Сожалею, что вы плохо себя чувствуете. Дайте мне знать, если я могу что-нибудь сделать. Надеюсь, что вы почувствуете себя лучше в ближайшее время. Бен х

4. Привет Пол. Такое ощущение, что я не видел тебя целую вечность. Хотите встретиться за чашечкой кофе в эти выходные? Дай мне знать, когда освободишься. Надеюсь, все хорошо, Джемма xx

5. С днем ​​рождения, Данни! Надеюсь у тебя будет отличный день. Будем рады отпраздновать с вами в субботу вечером! х

Что вы думаете?

Ага! Номер 1 был благодарственным сообщением. Вы можете использовать стандартные фразы здесь, чтобы персонализировать свое собственное благодарственное сообщение:

• Просто хотел сказать, что было здорово/фантастически/блестяще видеть вас .
• Спасибо за наверстать упущенное/поболтать/вкусно поесть.
• Передай мой привет твоей сестре/своей семье/остальной банде.
• С нетерпением жду в следующий раз/нашу следующую встречу/и т.д.

Номер 2 был праздничным обновлением. Опять же, вы можете адаптировать фразы:

• Долгое/Кошмарное/легкое путешествие.
• персонал/отель/пляж/номера/еда великолепный/немного разочаровывающий/ужасный/фантастический.
• Отправляйтесь на пляж/ресторан/бассейн/ночной клуб сейчас.
• Передай привет Папа/всем/собаке!

Номер 3 был посланием «скорейшего выздоровления». Вот полезные фразы из него:

• Жалко слышать вы плохо себя чувствуете/под погодой/в больнице.
• Дайте мне знать, если я могу что-нибудь сделать/принести вам/помочь.
• Надеюсь, вы почувствуете себя лучше/выздоровеете/выздоровеете в ближайшее время.

Номер 4 был приглашением. Это все красивые фразы, но, конечно, вы можете изменить тип приглашения (кофе, прогулка, ужин) и время.

• Такое чувство, что я не видел тебя целую вечность.
• Необычная встреча для кофе/прогулка/ужин в эти выходные?
• Дайте мне знать, когда освободитесь.
• Надеюсь, все хорошо.

И, наконец, номер 5 — поздравление с днем ​​рождения! Вот несколько фраз из него, которые вы можете использовать:

• С днем ​​рождения!
• Желаю вам отличного дня!
• С нетерпением ждем встречи с вами в ближайшее время/в эти выходные/в пятницу

Этот словарь был вам полезен? Дайте мне знать в комментариях ниже 😊 О, и если вы предпочитаете более формальный язык для электронных писем, вы можете найти его здесь!

Хотите поделиться этим постом с другими изучающими английский язык?

Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем эта брошюра

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университетов научиться более эффективно использовать электронную почту. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и писать сообщения, которые успешно доносят ваш смысл до целевой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой связи?

Электронная почта — это хороший способ донести ваше сообщение, когда:

• Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится не в той же части страны или мира (например, с кем-то, кто живет в другое время) зона).
• Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
• Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей работы.
• Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
• Вам нужна письменная запись разговора. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ подходит для использования?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

• Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.
• Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
• Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неправильно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.

Кто ваша аудитория?

У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не профессору:

Эй, Джоан,

Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?

М

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях.

Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с предметом обсуждения (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».

Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неправильно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о вашей аудитории и ее потребностях:

• Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
• Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
• Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронной почты подобны газетным заголовкам. Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?

Приветствие и выход

Использовать какое-то приветствие и какое-то завершение. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его.

Некоторые распространенные способы обращения к читателю:

• Уважаемый профессор Смит,
• Здравствуйте, мисс МакМахон,
• Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-то общее, но вежливое:

• Кого это может касаться,
• Уважаемые члены приемной комиссии,
• Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.

В заключение, что-то краткое, но дружелюбное, или, возможно, просто ваше имя подойдет для большей части корреспонденции:

• Спасибо,
• С наилучшими пожеланиями,
• Увидимся завтра,
• С уважением,

Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

• С уважением,
• С уважением,

Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю, а также одновременно отправить кому-то еще копию.

Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если лицо, получающее копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели точных копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.

Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем написать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.

Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало путаницу и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

1. Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
2. Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
3. Используйте абзацы, чтобы разделять мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас много несвязанных моментов или вопросов).
4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы заметить ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

• Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте, или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
• С какой целью я отправляю это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
• Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
• Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
• Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
• Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
• Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
• Сможет ли получатель открывать и читать вложения?

Образцы писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Письмо от учащегося 1:

эй,
мне нужна помощь с моим документом могу ли я прийти к вам в офис завтра

спасибо

Письмо от учащегося 2:

Привет, доктор Джонс,

Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику. Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы к ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. совещание персонала в конференц-зале, пожалуйста, принесите 15 копий следующих материалов:

• Календарь вашего проекта
• Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
• Список целей на следующий месяц
• Копии всех сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправляли клиентам за последний месяц

Увидимся завтра—

Джейн

Консультационные работы

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC.