Как писать сообщение правильно: Как подготовить сообщение (доклад) — Централизованная городская библиотечная система, г.Тюмень

Содержание

6 советов, чтобы ваше электронное письмо прочитали и поняли — Work.ua

Знание того, как написать электронное письмо коллеге, деловому партнеру, клиенту или работодателю, — важный навык. Следуйте этим рекомендациям по написанию деловых писем, чтобы сохранить свой профессиональный имидж.

В современном мире большая часть делового общения ведется через электронную почту. Советы Work.ua о том, как написать профессиональное электронное письмо помогут вам правильно донести информацию даже через электронную почту, показать себя, отличным профессионалом и, возможно, продвинуться по карьерной лестнице.

Указывайте тему письма

Перед тем, как отправить электронное письмо работодателю, коллеге или деловому партнеру, стоит добавить в него информативную тему. Она сразу дает получателю представление, о чем пойдет речь в письме, в чем цель вашего послания и насколько это срочно.

Наиболее эффективные темы — это призывы к действию, которые сообщают получателям именно то, что вам нужно от них.

Письма с незаполненной строкой темы могут принять за спам и в конечном итоге удалят или проигнорируют, так и не прочитав само сообщение.

Используйте правильное приветствие

После темы получатель увидит ваше приветствие.

Неправильное приветствие может даже оскорбить получателя. Например, неправильное указание имени, его неправильное написание или неправильное название компании возведет между вами и получателем невидимую стену, через которую будет очень сложно достучаться.

Кроме того, используйте правильный уровень формальности, основанный на вашем знакомстве с получателем. Вы можете использовать «Привет», когда пишете коллеге. Но для потенциальных клиентов или других профессиональных контактов безопаснее начинать с «Здравствуйте».

Также стоит избегать «Доброго времени суток» — это приветствие уже давно получило плохую репутацию. И может расстроить получателя не хуже неверного имени.

Ближе к делу

Рабочие письма должны быть краткими и понятными. Люди ежедневно просматривают множество электронных писем. Если вы долго не переходите к сути дела, адресат может до нее просто не дочитать или потеряться в дебрях ваших разъяснений.

Будьте беспощадны во время редактирования писем: используйте короткие простые предложения и исключите из текста «слова-наполнители» и ненужные пояснения. Также лучше избегать сленга и смайликов в переписке по электронной почте (при этом в общении с близким коллегой в мессенджере они допустимы, а некоторыми исследователями даже приветствуются).

Отправлять рекомендуется электронные письма длиной в два абзаца.

Оформление

Что касается шрифта, то безопаснее использовать классические шрифты, такие как Arial и Times New Roman. Цвет текста также лучше взять спокойный — черный или синий. И избегать использования трудно читаемых или игривых шрифтов и цветов, таких как розовый и зеленый.

Не злоупотребляйте жирным шрифтом и восклицательными знаками, не пишите письма со включенным Caps Lock. Сплошные заглавные буквы заставят вас выглядеть раздраженными и перевозбужденными, читателю покажется, что вы кричите на него.

Не забудьте о подписи

Перед отправкой также обязательно убедитесь, что на вашем электронном письме есть подпись, в которой указано ваше полное имя, должность, контактные данные и логотип компании. Это позволяет получателю позвонить вам, если это необходимо.

Сохраняйте важные письма

Всегда сохраняйте отправленные копии ваших электронных писем, поскольку вы никогда не знаете, когда эта информация может потребоваться. Иногда вам может потребоваться предоставить юридическое подтверждение того, что вы отправили электронное письмо (например, при обработке жалоб от клиентов).

Бонус: как написать письмо будущему работодателю

Сопроводительное письмо или переписка с работодателем, которая следует за отправкой резюме, знакомством по телефону или собеседованием важна. Чтобы хорошо зарекомендовать себя благодаря письму, следуйте таким рекомендациям:

Сохраняйте структуру письма — приветствие, представление себя и цель письма, суть послания и подпись с вашими контактами.
Вспомогательные материалы направляйте сразу во вложении или прикрепляйте ссылку.
Используйте простой, но грамотный слог. Держитесь подальше от ненужного сложного словарного запаса, так как это может затруднять чтение.
Проверьте ваше письмо перед отправкой. Письма с орфографическими ошибками испортят ваш профессиональный имидж. Можно попросить друга или родственника прочитать текст, чтобы избежать ошибок.

как писать электронные письма — Офтоп на vc.ru

Главный инструмент менеджера — коммуникация. Сегодня размышляю о самом интересном её виде — переписке, где канал обмена информации один — смысловой.

31 456 просмотров

Переписка

Переписка — как документ. В отличие от личной встречи, сохранённая в электронном ящике переписка не поменяет свой смысл через время. Это может сыграть однажды хорошую роль, если договорённость закреплена перепиской, поэтому желательно закреплять результаты любых переговоров отчётом о встрече.

Смысл коммуникации — передача информации для получения нужной реакции. Отличие переписки от живой речи: у тебя только один канал для передачи информации — текстовый. Чтобы не случилось недопонимания, избегай двусмысленностей. Можно давать собеседнику возможность сделать собственные выводы, но не позволяй додумывать содержание письма.

Чтобы информация не искажалась, её нужно подавать чётко

Главное правило письма — оно должно быть понятным, кратким и по делу.

Структура письма

Тема письма

Тема письма должна отражать его содержание. Если содержание переписки изменилось с момента назначения темы, она меняется.

Приветствие

Приветствие оформляется одной фразой, без расшаркиваний. Если в письме несколько получателей и письмо обращено всем — используем общее приветствие. Если пишем конкретному человеку — обращаемся к нему по имени, вне зависимости от количества людей в копии письма. В случае, когда вы пишете одному человеку, обращаясь по имени, и по какой-то причине отвечает другой человек из копии — приветствуем его в ответе на письмо.

Вступление

Вступление желательно делать, если в самом тексте три-четыре абзаца. Выписываем в самом начале письма суть всего содержания. Вступление не должно быть сложным, не должно содержать вопросов или предложений. Оно служит продолжением темы письма, цель — вкратце рассказать о предмете разговора.

Основное содержание

Абзац должен содержать одну идею и несколько предложений, дополняющих основное высказывание. Следует вычищать все мысли из абзаца, не доказывающие и не дополняющие основное высказывание — выносить в отдельные абзацы или удалять из письма. Абзац из одной строки ломает ритм письма. Желательно такого не допускать.

У каждого абзаца может быть собственный подзаголовок, особенно, если тем в письме несколько. Обязательно, если в одном письме несколько тем, и одна из них выходит за рамки одного абзаца.

Вывод и вопросы собеседнику

Вопросы и предложения к обсуждению выносятся в конец письма. Находясь в середине, они рискуют быть незамеченными.

Подпись

Подпись — технический элемент письма, который не должен быть больше всего остального письма. Туда обращаются пару раз в жизни, когда нужно узнать номер телефона автора письма. То, как тебя зовут и какая у тебя почта, видно и без подписи.

Подпись должна быть информативна и минималистична. Что уж точно не нужно в неё включать — логотип компании и почтовый адрес. Иногда в подписях встречаются тексты о конфиденциальности переписки и просьбы не распечатывать письма, чтобы не портить экологию — это клиника.

Частый случай — письма из одного слова с многоэтажной подписью

Файлы во вложении

Если прикладываем картинки, как иллюстрацию к письму — лучше выложить их в тело письма, нежели выкладывать ссылкой или вложением с отсылкой к файлу из текста. В таком случае регулируем размер картинки до такого состояния, чтобы она считывалась, но не занимала весь экран. Если картинки высылаются для использования их вне переписки — вкладываем во вложение.

Если файлов много — добавляем в архив. Лучше использовать архивы ZIP — формат по умолчанию для macOS и Windows. Для работы со специфическими форматами наподобие RAR потребуются дополнительные средства, что неудобно.

Если архив файлов большой — воспользуйся файлообменником. Особенно актуально, если файл высылается на почту человеку из большой бюрократической компании. В них часто стоит ограничение на размер принимаемых файлов.

Этика

Этика переписки держится на здравом смысле и контексте. То, каким языком пишется письмо, зависит от того, кто его получит. Если собеседник нам не знаком — пишем нейтрально, уважительно. Будь проще и конкретнее. И жми «Ответить всем», когда в копии несколько человек.

Время ответа на письмо

Отличие электронной почты от мессенджеров — допускается задержка с ответом. Однако нет смысла допускать задержки больше нескольких часов, если можешь дать ответ сразу. Если ответ требует времени на подумать — сообщи об этом собеседнику, сориентируй по времени ответа. Нет ничего хуже неопределённости, особенно, если у собеседника что-то зависит от твоего ответа.

Профессиональная лексика

Избегай технических терминов и аббревиатур, если нет уверенности, что на той стороне тебя поймут правильно. То же самое с профессиональным жаргоном и тяжёлой лексикой. Наша цель — получить требуемое, а не показать собственную эрудицию. Умные слова не сделают тебя профессиональнее. В случае, если без профессиональной лексики не обойтись, и нет уверенности, что собеседник правильно прочтёт её, можно дать пояснение. Но если есть возможность упростить письмо — упрости его.

Общение с коллегами

Вне зависимости, пишешь ли ты клиенту, деловому партнёру или коллеге — не допускай панибратства, сокращений и просторечия. Коллега — такой же человек и тоже может неправильно тебя понять.

Почему-то считается, что если человек работает с тобой, он может и должен терпеть иное отношение, нежели внешний клиент. Однако, если внешнему клиенту плевать на то, как ты общаешься, с коллегой тебе работать. То, что человек работает с тобой в одном офисе, не даёт права переходить на личности и общаться без уважения.

Конфликты

Конфликты лучше решать лично — канал передачи информации перепиской недостаточен. При решении конфликта через электронную почту каждый точно будет видеть в словах что-то своё.

Ни в коем случае не отвечай на гневное письмо тут же — дай собеседнику выпустить пар. Если гневное письмо пишешь сам — сохрани его в гуглдоке, перечитай через пару часов, а там реши, стоит его отправлять или нет.

Эмоции

Восклицательный знак в электронной переписке, выражение эмоций капслоком — моветон. Смайлики-улыбочки — только если уверен, что там тебя правильно поймут.

Письмо призвано передавать смысл, а не эмоции — человек всё равно прочитает его по-своему. Если очень хочется передать эмоции, лучше позвони.

Мусорные слова

Максим Ильяхов написал о инфостиле и сделал сайт, помогающий очистить текст от мусора. Ориентироваться можно, но это не панацея. Не стоит бездумно принимать инфостиль на веру. Если текст не читается, не имеет разницы, сколько у него баллов по «Главреду».

Резюме

Будь проще, пиши понятно.
Думай о том, кто прочитает твоё письмо.
Не выясняй отношения по электронной почте.
Почисти подпись.

8 стратегий для передачи четкого сообщения вашей аудитории

Сегодня большинство из нас выросли в детстве, играя в «телефон». Мы все помним, как одно сообщение могло трансформироваться и превратиться во что-то совершенно другое к тому времени, когда оно дошло до нас. К сожалению, в рекламном мире сообщения иногда могут быть запутанными, как если бы мы играли в телефонную игру. То, что мы изначально хотели донести до клиента, отпадает на второй план, поскольку аудитория неправильно интерпретирует наше сообщение. Сообщение нашего бренда и индивидуальность где-то теряются по пути.

Как бренду избежать путаницы в сообщении, как если бы оно было передано через плохого переводчика? Донести до клиентов четкие сообщения так же просто, как настроить стратегии, помогающие устранить двусмысленность. Информация, которую мы намереваемся сообщить, должна быть ясной с момента, когда она покидает компанию, до минуты, когда ее получает аудитория.

Восемь профессионалов из Ad Age Collective годами путешествовали по сложному миру коммуникаций. Ниже они используют свой опыт, чтобы поделиться некоторыми из лучших стратегий, которые может использовать бренд, чтобы их сообщение оставалось ясным и кратким от доставки до получения.

1. Ваши сообщения должны быть простыми и короткими.

Ваши сообщения должны быть простыми и краткими, особенно при общении с большой аудиторией. Спросите себя, может ли ваше сообщение стать заголовком, простым призывом к действию или твитом. — Лана МакГилврей, Purpose Worldwide

2. Говорите на языке своей аудитории.

Говорите на языке аудитории. Четко определите цель общения и одну вещь, которую вы хотите, чтобы они убрали. Успех измеряется не тем, насколько умно выглядит ваше сообщение, а тем, что извлекает из него ваша аудитория. — Арджун Сен, ZenMango

3. Разработайте четкую стратегию контента для каждого канала.

Это может показаться банальным, но многие бренды настаивают на том, чтобы сообщать обо всем, постоянно и по всем каналам. Разделяй и властвуй! Подумайте, какой контент должен быть передан по какому каналу коммуникации и в какой момент. Множество точек соприкосновения — это ключ к четкости, целеустремленности и релевантности на каждом этапе пути потребителя. — Марчелло Магальяес, Speakeasy — брокеры знаний

4. Проверьте, находят ли ваши сообщения отклик.

Проведите исследование и проверьте, находят ли ваши сообщения отклик у вашей аудитории, прежде чем транслировать их по всему миру. Свяжитесь с теми из вашей целевой аудитории, которые готовы дать отзыв, или посоветуйтесь с теми, кому уже доверяют, и спросите: «Это проверено?» Примите, что у вас нет ответов на все вопросы, начните разговор, а не делайте заявление, и не пытайтесь одурачить свою аудиторию. — Holly Fearing, Filene Research Institute

5. Помогите аудитории визуализировать последствия действий.

Составьте сообщение, чтобы аудитория могла четко представить себе последствия действий в конкретной ситуации. Как только ваш креатив превращает синапсы в мысленно-визуальную историю их собственной выдумки и выводов, она кристаллизуется, и вы в ней. Ничто не может ее замутить. Тогда — и только тогда — это перестанет быть рекламным шумом. — Скотт Монтгомери, Брэдли и Монтгомери (BaM)

6. Постоянно обращайтесь к своим сотрудникам и аудитории.

В моем бизнесе есть несколько способов убедиться, что у нас есть последовательное сообщение для наших сотрудников и аудитории. Мы документируем стили написания, наши цели, ценности и миссию, чтобы никогда не было недопонимания. Кроме того, я призываю людей обсуждать все, что связано с работой, в Slack, и я всегда вмешиваюсь, чтобы прояснить любые вопросы, как и другие люди в команде. До сих пор это работало очень хорошо. — Сайед Балхи, WPBeginner

7. Избегайте использования профессионального жаргона.

Избегайте жаргона. Когда мы обсуждаем жаргон, мы часто имеем в виду его на отраслевом уровне. Мы забываем, что жаргон существует на меньшем, но значимом уровне: ведомственном. Преобразовывая свое сообщение в его наиболее четкую и краткую форму, вы избежите неправильного толкования сообщения людьми из разных областей. Таким образом, достигается настоящая коммуникация, когда все стороны понимают сообщение. — Патрик Уорд, Rootstrap

8.

Повторите свое сообщение, чтобы обеспечить согласованность.

Ключевое значение имеет повторение. В начале своей карьеры я работал на генерального директора, который постоянно повторял одно и то же на каждой встрече. Я думал, что это скучно, пока не понял, что это гениально. Его работа заключалась в том, чтобы убедиться, что все настроены против одних и тех же стратегий. Будьте последовательны, пока сознательно не решите внести изменения, и в этот момент вам нужно быть верным новому сообщению. Скучно, в этом контексте, это нормально. — Дэн Белтрамо, Onclusive (ранее AirPR)

Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем эта брошюра

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университетов научиться более эффективно использовать электронную почту. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и писать сообщения, которые успешно доносят ваш смысл до целевой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой связи?

Электронная почта — это хороший способ донести ваше сообщение, когда:

Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится в другой части страны или мира (например, человек, который живет в другое время) зона).
Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей работы.
Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
Вам нужна письменная запись общения. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ подходит для использования?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.
Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неправильно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.

Кто ваша аудитория?

У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передать официальное письмо. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не профессору:

Эй, Джоан,

Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с рассматриваемой темой (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».

Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неверно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о вашей аудитории и ее потребностях:

Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Незнакомец? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Темы электронных писем похожи на заголовки газет. Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?

Приветствие и выход

Использовать какое-то приветствие и какую-то подпись. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его. Некоторые распространенные способы обращения к читателю:

Уважаемый профессор Смит,
Здравствуйте, мисс МакМахон,
Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:

Кого это может касаться,
Уважаемые члены приемной комиссии,
Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.

В заключение, что-то краткое, но дружелюбное, или, возможно, просто ваше имя подойдет для большей части корреспонденции:

Спасибо,
С наилучшими пожеланиями,
Увидимся завтра,
С уважением,

Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

С уважением,
С уважением,

Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить сообщение основному получателю и одновременно отправить копию кому-то другому. Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если лицо, получающее копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели точных копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.

Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем писать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.

Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало замешательство и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
Используйте абзацы, чтобы разделять мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас много несвязанных моментов или вопросов).
Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы заметить ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
С какой целью я отправил это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
Сможет ли получатель открывать и читать вложения?

Образцы писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Письмо от учащегося 1:

эй,
мне нужна помощь с моим документом могу ли я прийти к вам в офис завтра

спасибо

Письмо от учащегося 2:

Привет, доктор Джонс,

Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».

Я не уверен, что считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику. Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы к ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра 15:00. совещание сотрудников в конференц-зале, пожалуйста, принесите 15 копий следующих материалов:

Календарь вашего проекта
Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
Список целей на следующий месяц
Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправляли клиентам за последний месяц

Увидимся завтра —

Джейн

Консультации по работам

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC.

РубрикаРазное