Как писать сообщение правильно: Как написать слово «сообщение» — ТекстЭксперт

Как оформить сообщение для урока

Главная » Как сделать

Рубрика: Как сделатьАвтор: Сергей Фомин

Содержание

1. Сообщение на урок — домашнее задание
2. Типовая структура сообщения
3. Требования к оформлению и защите сообщения
4. Требования к тексту
5. Требования к защите сообщения
6. Где можно написать сообщение?

Сообщение на урок — домашнее задание

Хотите получить высокую отметку за выполнение домашней работы. Подготовьте письменное сообщение правильно. Пожалуйста, ознакомьтесь с правилами оформления письменного сообщения для ответа на уроке. Ваша оценка будет выше.

Сообщение – одна из форм краткой письменной работы на определенную тему.

Объем сообщения – 1-3 страницы текста, оформленного в соответствии с указанными ниже требованиями.

Типовая структура сообщения

1. 1. Титульный лист.
2. 2. План
3. 3. Основная часть.
4. 4. Список литературы.

Требования к оформлению и защите сообщения

Требования к тексту

• Сообщение выполняется на стандартной белой бумаге формата А-4 (верхнее, нижнее и правое поля – 1,5 см; левое – 2,5 см).
• Текст печатается обычным шрифтом Times New Roman (размер шрифта – 12 кегель).
• Заголовки – полужирным шрифтом Times New Roman (размер шрифта – 14 кегель).
• Интервал между строками – полуторный.
• Текст оформляется на одной стороне листа.
• Титульный лист оформляется по единым требованиям.

Скачать образец сообщения в формате  .docx для программы Word 2010 и выше

Скачать образец сообщения в формате .rtf для программы WordPad

В случае невозможности распечатать на принтере, работу можно предоставить в электронном виде. Для младших школьников допускается рукописное оформление сообщения.

Требования к защите сообщения

Защита продолжается в течение 3 минут, при этом коротко сообщаются выводы по проведенной работе, указывается краткое содержание сообщения. Как сделать презентацию к защите читайте здесь.

Где можно написать сообщение?

Для подготовки сообщения на компьютере вы можете воспользоваться любым доступным вам текстовым редактором. Эта программа должна быть установлена на вашем компьютере.

Для подготовки сообщений подойдут WordPad (есть на всех компьютерах с системой Windows), Word 2007, Word 2010, Word 2013, Word 2016 и другие версии из пакета Microsoft Office (это платные продукты). Есть бесплатный пакет LibreOffice c текстовым редактором Writer. Конечно же, этот список можно продолжить.

Если в вашем сообщении нет таблиц, то WordPad вам вполне достаточно. Как им пользоваться можете прочитать в статьях:

Как пользоваться Wordpad
вот ссылка: https://tvojkomp.ru/kak-polzovatsya-wordpad

Как напечатать текст на компьютере
Читайте подробнее на: https://tvojkomp.ru/kak-napechatat-tekst-na-kompyutere

Рейтинг

( 28 оценок, среднее 3. 79 из 5 )

0 22 181 просмотров

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

как писать, чтобы с вами хотели работать — Личный опыт на vc.ru

Моя рабочая деятельность уже более пяти лет сводится почти исключительно к письменному общению. Сегодня я поделюсь тем, что понял о нём за это время, и расскажу, как нужно (и как не нужно) писать, а кроме того – как читать то, что написали вам (не удивляйтесь, если знаете, для многих это тайна за семью печатями).

5370 просмотров

Запорожцы пишут e-mail турецкому султану  Илья Ефимович Репин

I. КАК ПИСАТЬ НЕЗНАКОМЦАМ

Итак, вы предлагаете сотрудничество или партнёрство незнакомому человеку. Разложим процесс по полочкам, здесь нет мелочей.

1. Приветствие

Есть мнение, что здороваться в сети бессмысленно. Возможно, это так для тех, с кем общаешься постоянно, но для тех, кому пишешь впервые, приветствие, скорее всего, послужит показателем вашей общей воспитанности.

Для кого-то его отсутствие вполне может служить причиной вообще не читать дальнейший текст (для меня, например, да).

Здравствуйте Фото с Unsplash.com

2. Кто вы и откуда

Представляемся очень коротко, не перечисляя все свои многочисленные регалии. Упомянуть стоит лишь о том, что имеет отношение к делу: кто вы и откуда.

Пример:

«На связи Сергей Иннер, главред издательства Чтиво»

В соцсетях, где ваши имя и фамилия сразу видны, конечно же, их дублировать не нужно.

Ваш покорный слуга Фото Ирины Даниловой

3. От общего к частному

В первом сообщении/письме никто не хочет видеть больше одного-двух абзацев. Вы сэкономите время собеседника и собственное, если опишете своё предложение максимально обще и только в случае заинтересованности адресата раскроете частности (причём тоже постепенно).

Пример:

«Мы занимаемся изданием современной художественной литературы в новом формате и давно любим Ваш портал. Хотели бы предложить сотрудничество»

Довольно общая картинка Фото с Pixabay.com

4. Адаптация

Иногда я пишу талантливым подросткам-иллюстраторам с предложением работы, иногда – директорам музеев с предложением услуг контент-студии. В обоих случаях я начинаю общение одинаково: с приветствием, на «Вы», коротко, обще. Первые же ответные сообщения дают понять, какой стиль диалога приемлем для собеседника. Это не значит, что если вам отвечают, например, без больших букв и знаков препинания, то вы сразу же должны переключиться в аналогичный режим. Но от некоторых формальностей это вас может избавить, что проще для обеих сторон. Не бойтесь быть на равных с собеседником, не превозносите ни себя ни его – ни то ни другое не сделает общение более комфортным. Если интерес обоюден, то собеседник не прекратит общение из-за того, что вы написали «Вы» с маленькой буквы.

Кадр из прекрасного фильма «Адаптация», режиссёр Спайк Джонз, сценарист Чарли Кауфман

5. Интерес читающего

Чем раньше собеседник поймёт свой интерес, тем выше вероятность, что он дочитает послание до конца и ответит. Чтобы получить, сначала нужно отдать, так что лучше с этим не затягивать (не в ущерб здравому смыслу, конечно).

Пример:

«Мы предлагаем Вам получать 50% чистой прибыли от каждой книги, купленной на нашем сайте пользователями, перешедшими по ссылке с Вашего сайта (сверка по UTM-меткам)»

Памятник трафику Фото с Pixabay.com

6. Побуждение к ответу

Старое как мир, но действенное правило. В конце послания уместно спросить, интересно ли собеседнику то, что вы предлагаете. Если нет, он всё равно, скорее всего, не ответит. Но если он заинтересован и сомневается, то вероятность ответа возрастёт.

Пример:

«Если это может быть Вам интересно, пожалуйста, напишите мне в ответ или на [email protected]»

Нестареющий референс для почти всего Фото с Commons. wikimedia.org

7. Ссылки

Ссылка в первом письме может считаться моветоном, но это зависит от того, как её преподнести. По моему опыту, уместно завершать ей послание – на случай, если собеседнику в общем интересно, но он хочет узнать больше, не утруждая себя вопросами к вам. Если есть возможность, то ссылку всегда лучше встраивать в текст, это красиво и облегчает восприятие.

Пример:

«Узнать больше о нас и ознакомиться с нашими книгами Вы можете на сайте Чтива»

Линки Изображение с Pixabay.com

II. КАК НЕ ПИСАТЬ НЕЗНАКОМЦАМ

Теперь поговорим о том, чего делать не нужно.

1. Много сообщений

Давайте признаем, всех бесит множество сообщений, отправляемых подряд. Уместите весь текст в одно сообщение и только потом нажмите «Отправить», это ведь так просто!

Древний спам Пикча с MGAG

2. Голосовые сообщения

Пожалуй, худшее, что вы можете сделать, обращаясь к незнакомому человеку, – отправить ему голосовое сообщение. Едва ли кто-то оценит такое глубокое вторжение в личное пространство. Это практически то же самое, что подойти к незнакомцу на улице и обнять его. Если только он не держит табличку «Free Hugs». Но он не держит. Придётся поработать пальцами.

Памятник незыблемости текстовых сообщений Фото с Pixabay.com

3. Самореклама

Времена агрессивного маркетинга проходят даже в B-to-C, не говоря уже о B-to-B, где рыбак рыбака знает наверняка. Будьте честными, но не напирайте на то, какие вы крутые. Если это действительно так, то собеседник и без вас разберётся.

Дурной пример:

«Мы сотрудничаем с лучшими авторами современности, непризнанными гениями, пока ещё недооценёнными Достоевскими, Джойсами и Вирджиниями Вулф! Торопитесь! Партнёрских позиций осталось не так много, это Ваш шанс вписать имя своей компании в основание потенциально величайшего издательства современности! Читатели в полном восторге, вот здесь Вы можете ознакомиться с их поистине лестными отзывами!»

Дурной пример рекламы собственного сайта в материале на другую тему

4. Повторы

Если ваше сообщение прочитали и не ответили, значит, скорее всего, оно собеседника не заинтересовало. Если по какой-то причине вы всё же уверены, что оно должно его заинтересовать, то можно деликатно(!) напомнить о себе через какое-то время. Иногда это работает, но да не злоупотребим!

Добрый пример (через неделю):

«Здравствуйте снова! Просто хочу удостовериться, что Вас ничто не отвлекло от чтения моего предыдущего послания. Буду рад ответить на Ваши вопросы. Спасибо!»

Дурной пример (заразителен):

«Здравствуйте снова! Я писал Вам вчера, вижу, что сообщение прочитано, а ответа нет. Ну как так? Неужели Вы считаете, что моё предложение не достойно хотя бы письменного отказа? Я живой человек! Почему Вы все меня ИГНОРИРУЕТЕ???!!!1»

Колесо Сансары Robert Harding

III. КАК ПИСАТЬ КОЛЛЕГАМ

Издательство Чтиво – детище команды, не со всеми участниками которой я встречался лично (мы работаем из разных городов). Однако наша коммуникация не перестаёт радовать, при том, что общаемся мы почти всегда текстом. Будучи перманентной, переписка выходит на другой уровень. Итак, как общаться с коллегами и аутсорсерами.

1. Коротко

Когда вы общаетесь сутками, здороваться, например, действительно уже не так важно – пожелание здоровья как бы есть по умолчанию. Может, раз в неделю, лишним не будет. Краткость становится на первое место в силу ценности общего времени.

Переписка главреда с веб-мастером

2. Обоснованно, точно и тепло

Вместе с тем не стоит жалеть времени, чтобы чётко объяснить свою позицию или выразить отношение. В обратном случае вы рискуете стать в глазах коллег самодуром. Ничего не должно быть просто, потому что «я так хочу». А для поддержания тёплой атмосферы, когда не хватает слов, сил или времени, бесценны стикеры Телеграм.

3. Регулярно

Важно постоянно делиться с командой тем, что вы узнали, что планируете, о чём мыслите. Пока вы ничего не пишете, ничего не происходит, по крайней мере, в глазах коллег. Иногда кажется, что всё действительно застыло на месте, но стоит только начать писать, как вспоминается уйма важных новостей.

Новости в чате Совета Чтива

IV. КАК ЧИТАТЬ

То, как вы читаете входящий текст, не менее важно, чем то, как пишете исходящий. Тем более, что ваш ответ напрямую зависит от того, как вы прочитали сообщение. Текст не имеет эмоции, но, если вы устали или не в духе, то рискуете интерпретировать его неверно. Чтобы оградиться от этого, нужно воспринимать написанное:

1. Буквально

То есть буквально буквально. И ещё раз буквально. От слова «буква». Воспринимайте именно то, что написано, не домысливайте ничего от себя, даже если очень хочется. Если вы не в настроении, лучше не отвечайте, отложите чтение важного письма и тем более ответ на него до лучшего времени, от этого может зависеть всё.

Буквально Фото с Pixabay. com

Сократ говорил: «Никто не желает зла по своей воле». Время от времени я напоминаю себе об этом, чтобы не обмануться в переписке. Сам же нередко ловлюсь на том, что люди почитают мою краткость за грубость. Поэтому, прежде чем начинать совместную работу, я всегда стараюсь хоть раз встретиться лично или хотя бы переговорить по голосовой связи – это даёт понять взаимную расположенность. Когда контакт установлен, никакая краткость не помешает сотрудничеству. Впрочем, бывает, что и это не помогает.

В переписке выше я высказал просьбу соблюсти оговоренный при личной встрече порядок работы. Как видно, собеседник уже решил для себя, что порядок работы будет другим, вопреки устной договорённости. Ответом фотографа был отказ, а я, похоже, остался в его глазах малоприятным кадром. К сожалению, есть классные специалисты, которые считают, что можно сказать слово, а потом не отвечать за него, и для них это совершенно нормально. Есть и те, кто может написать слово и не отвечать за него, что, как по мне, вообще уже ни в какие рамки. Не надо так!

Постарайтесь взглянуть на полученный текст глазами отправителя. Скорее всего, он не хочет насолить вам или прекратить сотрудничество. Люди порой неаккуратно обращаются со словом в силу неопытности или в спешке. Но задача понимающего человека – помочь визави раскрыться перед ним с лучшей стороны. Бывает очень и очень непросто найти в полученном сообщении верный посыл и подобрать нужное словесное комбо для ответа. Но когда это удаётся, результат всегда стоит потраченных усилий.

Желаю успехов в применении материала на практике.

Да, я люблю руки Изображение с Pixabay.com

8 советов, как написать эффективное и убедительное электронное письмо

Вам когда-нибудь приходилось заставлять себя отправлять электронное письмо? Потому что же.

Есть что-то монументальное в отправке электронного письма, которое вы не всегда получаете при других формах общения. А если вы не являетесь носителем английского языка, эта задача может показаться еще более сложной.

В этой статье вы найдете несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших электронных писем, независимо от вашей точки зрения. После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно и избавиться от этого беспокойства после отправки.

Начнем.

• Как написать эффективное электронное письмо
  • Иметь убедительную тему письма.
  • Начните с соответствующего приветствия.
  • Привлекает внимание.
  • Пишите кратко и лаконично.
  • Следите за своим шрифтом.
  • Напишите простое закрытие.
  • Запланируйте свои электронные письма.
  • Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

• Советы по написанию электронных писем для международных команд

Как написать эффективное электронное письмо

1. Имейте привлекательную строку темы.
2. Начните с соответствующего приветствия.
3. Привлекает внимание.
4. Пишите кратко и лаконично.
5. Следите за своим шрифтом.
6. Напишите простое закрытие.
7. Запланируйте свои электронные письма.
8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

1. Привлекательная тема письма.

Строки темы могут как сделать вашу электронную почту успешной, так и помешать ей. Часто это решающий фактор в том, откроет ли кто-нибудь ваше письмо.

К сожалению, многие люди борются с этой частью.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная строка темы (кстати, пример из реальной жизни) расплывчата, косвенна и совершенно не намекает мне, о чем будет содержание письма.

Результат? Я мог бы удалить его или вообще проигнорировать.

Вот вариант получше:

Описательный, конкретный и говорит мне, что это введение.

Строки темы особенно важны, если вы обращаетесь к кому-то в первый раз. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по вашей теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать хорошую строку темы, чтобы ваш получатель имел представление о том, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны электронных писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия по описательной строке темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и описывайте содержание вашего электронного письма. Не бойтесь поднимать всю тему. Вот несколько хороших примеров тем:

• [Требуется действие] Ежемесячная маркетинговая встреча
• FYI/Информационный
• Запрос на [Вставьте сюда]
• [Напоминание] Опрос для завершения | займет 2 минуты
• [Имя] предложил мне связаться с вами
• Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?

Если вы отправляете рекламное электронное письмо, избегайте вводящих в заблуждение строк темы, таких как:

• RE:
• ВПЕРЕД:
• Срочно
• Подтверждение заказа
• Состояние учетной записи

Нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или кликбейтным заголовкам только для того, чтобы вызвать открытие. Согласно опросу Litmus 2019 года, они заставляют получателей чувствовать себя обманутыми и обманутыми. Вы потеряете доверие и в результате можете оказаться в их нежелательной почте.

Ваша электронная почта должна ассоциироваться с положительными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

2. Начните с соответствующего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. В приветствии есть два компонента: приветствие и вступительное предложение.

Надлежащее приветствие на самом деле зависит от ситуации. Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с «Уважаемый [X]».

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого знаете, или работаете в неформальной обстановке, то вполне нормально написать «Привет, [имя]» или «Привет, [имя]».

Есть также вариант «Кому это может быть важно», когда вы отправляете электронное письмо на групповой адрес электронной почты и не уверены, кто его прочитает.

Чего следует избегать, так это использования гендерных и неинклюзивных терминов, таких как «Привет, ребята» и «Мистер/миссис/миссис». в вашем приветствии.

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете открыть в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• [Имя]
• Доброе утро/день
• Привет команда
• Привет
• Привет

3. Привлекайте внимание.

После того, как вы получили приветствие, пришло время начать электронную почту.

В то время как строка темы определяет, будет ли открыто ваше электронное письмо, ваше вступительное предложение определяет, прочитано ли ваше электронное письмо до конца.

Если это введение, вы можете начать с чего-то, что, как вы знаете, заинтересует получателя. Вы можете узнать это, проведя небольшое исследование их профилей в социальных сетях. Возможно, они написали в Твиттере что-то интересное или недавно опубликовали что-то в LinkedIn, на которое вы можете сослаться.

Это поможет вам наладить взаимопонимание и показать, что вы не отправляете стандартное электронное письмо нескольким людям.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы отправляете электронное письмо коллеге или знакомому, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

С коллегой начните с «почему».

Ни у кого нет времени (и терпения), чтобы угадать, о чем электронное письмо. Чем раньше вы ответите на вопрос «почему», тем быстрее вы привлечете их внимание.

Быстрый совет: Если вы рассылаете коммерческие электронные письма и вам нужно вдохновение, чтобы точно сказать, что сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронной почты HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути клиента.

4. Ваше сообщение должно быть кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем около 319 миллиардов электронных писем в день по всему миру.

Эта статистика ясно показывает одну вещь: мы тратим много времени на чтение электронной почты. И из-за этого многие люди просто просматривают электронные письма, чтобы понять суть сообщения и перейти к следующему.

Имея это в виду, вы хотите оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Это будет выглядеть так:

• Абзацы должны быть короткими.
• Добавление маркеров.
• Использование визуальных элементов для разделения текста.

Хотя вам может показаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого.

Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе, пришедшего на почту. Подумайте об этом так: каков главный вывод из вашего электронного письма и есть ли конкретное действие, которое вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял?

Оттуда набросайте свое электронное письмо и, когда будете его перечитывать, убедитесь, что каждая добавленная вами строка помогает вам достичь этой цели. Если это не так, удалите его.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, вероятно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу. Вы можете использовать этот бесплатный инструмент для проведения совещаний, чтобы быстрее планировать свои совещания и избегать переписки по электронной почте.

5. Поддерживайте соответствие шрифту.

Если я получу такое электронное письмо, я немедленно удалю или предполагаю, что это мошенничество.

Электронная почта может быть интересной. Вы можете добавлять изображения, GIF-файлы и цвета. Тем не менее, есть способ сделать это, который не слишком раздражает и не отвлекает.

Это пример того, что не следует делать. В электронном письме используется несколько шрифтов, разных размеров шрифта и разных цветов. В результате глаз не знает, куда идти, и это немного подавляет.

Кроме того, сообщение теряется, так как ваш получатель слишком отвлекается на все эти элементы, борющиеся за его внимание.

Итак, эмпирическое правило: придерживайтесь одного шрифта. Если вы хотите использовать вторичный, используйте его экономно. Следуйте тому же правилу для цвета.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут неправильно отображаться на устройстве другого человека. Вместо этого используйте веб-безопасные шрифты электронной почты, например:

• Arial
.
• Курьер
• Грузия
• Гельветика
• Люсида Санс
• Тахома
• Таймс Нью Роман
• Требюше MS
• Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что ваш получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от устройства или операционной системы.

6. Напишите простое закрытие.

Как только вы закончите с содержимым вашего электронного письма, пришло время закрыть его.

Вам не нужно придумывать что-то особенное — просто делайте закрытие простым и понятным.

Ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия, и все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных строк закрытия ниже:

• С уважением
• С уважением
• Лучший
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Береги себя

7. Расписание электронной почты.

Исследование Sleep Advisor, проведенное в 2020 году, показало, что около 54% ​​американцев проверяют свою рабочую электронную почту сразу после пробуждения или в течение часа после него.

Еще одно исследование Litmus о состоянии электронной почты в США в 2021 году подтверждает это. Выяснилось, что самое популярное время для чтения электронной почты — утро. Открытые ставки начинаются около 6 утра, но обычно достигают пика с 9 утра до полудня по местному времени.

Имея эту информацию, вы можете следовать одной из двух стратегий: отправлять электронную почту утром, когда вы знаете, что они пролистывают, или ждать менее загруженного времени.

С одной стороны, ваша электронная почта рискует быть похороненной, если вы отправите ее утром. Однако, если вы подождете позже, ваша электронная почта может никогда не открыться.

Чтобы выяснить, что лучше всего подходит для обмена электронной почтой с вашей командой, нужно методом проб и ошибок выяснить, что лучше всего работает.

Если вы пишете электронное письмо кому-то из другого штата или страны, вы также должны учитывать часовые пояса. Полдень для вас может быть 7 часов вечера. для кого-то еще. Таким образом, имейте в виду, кто ваш получатель и когда он будет наиболее восприимчив к вашему электронному письму.

Совет: вы можете использовать наш бесплатный инструмент планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма отправляются в нужное время.

8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

Вы почти у цели — не ошибитесь на последнем отрезке.

Представьте себе, что вы тратите время на создание идеального сообщения, а потом его игнорируют, потому что письмо изобилует орфографическими и грамматическими ошибками.

Вот как этого избежать: закончив составление электронного письма, скопируйте и вставьте его в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию.

В качестве альтернативы вы также можете использовать бесплатные программы проверки, такие как Grammarly, чтобы автоматизировать процесс во время черчения.

Источник изображения

Кроме того, прочитайте сообщение вслух, чтобы убедиться, что предложения не слишком длинные, звучат неуклюже или роботизированно. Вы хотите, чтобы ваша электронная почта звучала по-человечески .

Все эти советы помогут читателю сосредоточиться на вашем сообщении, а не на других элементах вашего письма.

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей вам этого не скажут, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы напишете хотя бы одно слово. Это начинается с вашего мышления.

Когда вы находитесь в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые общаются и убеждают.

Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»? Что ж, есть два способа: поставить себя на место получателя и написать так, как вы говорите.

Подробнее об этом ниже.

Представьте, что вы получили электронное письмо, которое вы пишете.

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли его прочитать, не говоря уже о том, чтобы ответить на него? Или включил совершенно не относящееся к делу предложение?

Источник изображения

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили электронное письмо от рыболовной компании.

Одна из самых больших проблем, когда дело доходит до написания электронной почты, — это отсутствие сочувствия к получателю. Задайте себе следующие вопросы:

• Почему я пишу этому человеку по электронной почте?
• Подходит ли мне этот человек, учитывая, чего я пытаюсь достичь?
• Ясно ли мое сообщение?
• Не лучше ли это обсудить на совещании?
• Каждая линия помогает или вредит моей цели?

Это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то новому, но все еще ценному при общении с коллегой.

Пишите так, как говорите.

Если вы не являетесь носителем английского языка, нормально чувствовать, что вы должны быть более формальными, когда дело доходит до написания электронной почты.

Однако это приводит к тому, что электронные письма чересчур формальные и кажутся неуклюжими или жесткими. Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, как будто один человек разговаривает с другим.

Вот краткий совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: Пишите активным залогом и избегайте пассивного залога .

«Действительный залог» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «страдательный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, например: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «будем очень признательны за ваши отзывы», попробуйте сказать «Я буду признателен за ваши отзывы». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос получен», попробуйте «я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что запись в активном залоге звучит более по-человечески.

Написание электронного письма не должно быть сложной задачей. С помощью этих простых советов вы всегда будете уверены, что ваша электронная почта эффективна.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в июле 2018 года и обновлен для полноты.

Темы: Рекламная рассылка

Не забудьте поделиться этим постом!

электронных писем, текстов, отчетов: 5 шагов к эффективным навыкам письма для бизнеса сегодня

Последнее обновление: 9 февраля 2022 г.

Возможно, вы слышали выражение «время — деньги».

Возможно, это не всегда так, но это подчеркивает, насколько ценно ваше время в бизнесе.

Коммуникация — очень важная часть ведения бизнеса, в том числе деловая переписка на английском языке.

Итак, вам нужно эффективно использовать свое время, когда пишете для бизнеса.

Эффективное общение частично зависит от выбора правильного канала (способа общения).

Например, лучше договориться о встрече и поговорить с кем-то напрямую? Или отправить им письмо? Или, может быть, текстовое сообщение подойдет?

Чтобы эффективно использовать свое время, нужно о многом подумать перед тем, как писать, во время и после работы.

Ваше время — это также время ваших клиентов и ваших деловых партнеров.

Ниже приведены пять шагов, которые помогут вам лучше использовать свое время при письме.

Следуя этим шагам, вы повысите и продолжите развивать эффективность своих навыков письма.

Скачать: Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можно взять куда угодно. Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, как быстро вам нужно отправить сообщение

Если вы примете это решение раньше, оно приведет вас к лучшему каналу связи.

Например, если вам нужно срочно передать кому-то сообщение и вы также хотите получить быстрый ответ, вам следует пойти на личную встречу или поговорить по Skype.

Если вы хотите, чтобы человек получил сообщение быстро, но вы можете подождать его ответа, вы можете написать электронное письмо, текстовое сообщение или заметку. В этом случае тип связи, который вы выберете, может зависеть от того, насколько длинное и сложное сообщение.

Если вам нужно отправить официальную информацию от имени вашей компании, вам, вероятно, следует написать официальное письмо.

Если ваш начальник попросил вас дать объективную информацию о ситуации, вы можете написать рапорт.

Что бы вы ни написали, вам нужно сохранять непредвзятость и видеть общую картину. Какой эффект будет иметь ваше сообщение? Может быть, вы чувствуете желание написать электронное письмо, чтобы пожаловаться на ситуацию. Или, может быть, вы пишете, чтобы справиться со стрессовой ситуацией, и чувствуете необходимость нажать «Отправить»   прямо сейчас, просто чтобы покончить с этим. Иногда лучше остановиться и подумать о том, что и как вы пишете, чем отправить сообщение слишком рано и сожалеть об этом. Несколько дополнительных минут на обдумывание могут в конечном итоге сэкономить вам больше времени позже.

2. Планируйте свой подход

После того, как вы выбрали то, что собираетесь написать, сосредоточьтесь на планировании. Не начинайте просто писать. Сначала потратьте несколько минут, чтобы спланировать свое письмо. Может показаться, что планирование отнимает много времени, но на самом деле оно сэкономит вам много времени. Как? Что ж, когда вы закончите писать, вы можете легко изменить мелкие детали и исправить небольшие ошибки, но вы не можете легко изменить всю структуру вашего сообщения. Так что отсутствие плана на самом деле будет «стоить» вам больше времени.

Как вы планируете?

• Опишите ситуацию или проблему про себя , даже если вы думаете, что уже хорошо это знаете. Вы можете быть удивлены тем, насколько это может помочь вам увидеть ситуацию более ясно.

• Запишите вопрос или идею, которую вы хотите написать другому человеку. Допустим, вы хотите написать электронное письмо с просьбой ко всем в вашей команде не опаздывать утром. Вам придется объяснить ситуацию и ее влияние на бизнес, прежде чем просить людей приходить на работу вовремя.

• Решите, когда вам нужна обратная связь и как она вам поможет.  Знание этого поможет вам более эффективно общаться. Это также поможет вам быстрее получить ответ.

Возможно, вам придется адаптировать приведенные выше шаги к вашей конкретной ситуации, но они должны помочь вам начать планирование.

3. Выберите тон и зарегистрируйте

Потратьте некоторое время на размышления о тоне вашего письма или о том, как вы хотите, чтобы сообщение звучало для другого человека. Попробуйте угадать реакцию собеседника. Подумайте о том, как бы вы себя чувствовали и что бы вы сделали, если бы получили электронное письмо, письмо или текстовое сообщение.

Если вам нравится ощущение, которое вы получаете, вы, вероятно, имеете правильное представление о том, какой тон использовать.

Например, если вы будете звучать сердито и авторитетно, другой человек, скорее всего, не захочет вам помочь. Поэтому постарайтесь сфокусироваться на том, чтобы они поняли, что вам нужна их помощь и что вы цените их усилия. Люди, которые чувствуют, что их работу ценят, будут гораздо более полезными, чем люди, которые чувствуют, что вы что-то от них требуете.

Вежливость всегда важен, так как он делает людей более восприимчивыми к вашему сообщению.

Как только вы поймете общую идею и тон своего сообщения, вам нужно подумать о лучшем регистре.

Регистр является уровнем формальности в сообщении. Вы можете использовать очень вежливый, формальный регистр , когда пишете людям, которых вы не очень хорошо знаете, или людям, которые стоят выше вас. Тем не менее, вам следует принять более непринужденный, неформальный регистр с близкими друзьями и коллегами. Если ситуация требует, чтобы вы не были ни слишком формальными, ни слишком неформальными, вы всегда можете пойти дальше  нейтральный регистр .

Написание в правильном регистре очень важно, потому что если вы сделаете эту часть неправильно, это может заставить людей чувствовать себя очень некомфортно. Например, люди, которые заслуживают официальной регистрации, могут обидеться, если вы будете вести себя с ними слишком неформально. С другой стороны, коллеги, которые общаются с вами по имени, будут чувствовать себя неловко, если вы вдруг отправите электронное письмо, начинающееся со слов «Уважаемый господин или госпожа».

4. Подумайте о структуре

Хорошее письмо помогает читателю следовать идеям в структурированной и логичной манере. Если вы пишете письмо, электронное письмо или любое другое более длинное сообщение, вам нужно подумать на этом этапе о том, как структурировать текст. Каждый абзац должен иметь одну основную мысль. Поэтому всякий раз, когда у вас появляется новая основная идея, у вас должен быть новый абзац. Эта основная мысль должна быть четко выражена в тематическое предложение , которое обычно является первым предложением в абзаце.

Например, если ваш первый абзац представляет причину написания и ситуацию, о которой вы пишете, ваше тематическое предложение может быть:

«Пишу, чтобы попросить разъяснений по поводу предложения, которое мы получили от вашей компании».

После тематического предложения следует продолжить поддерживающими идеями или примерами . Например, предположим, что ваш абзац посвящен преимуществам использования ящика для предложений в вашей компании, а ваше тематическое предложение:

«Давайте посмотрим на преимущества введения ящика для предложений».

Затем вы можете продолжить со вспомогательными данными, например:

«Во-первых, люди будут чувствовать себя более уверенно, представляя свои идеи, потому что они смогут оставаться анонимными. Во-вторых, нам будет проще централизовать предложения, поскольку все они находятся в одном месте».

Чтобы помочь читателю следовать вашим идеям, используйте соединители внутри и между абзацами. Вот несколько примеров разъемов для разных ситуаций:

• Последовательность (упорядочение) : во-первых/во-вторых/в-третьих, кроме того, кроме того, кроме того, подытожить, в заключение

• Причина и следствие : поэтому, как следствие, следовательно, в результате

• Сравнение : аналогично, аналогично, по сравнению с

• Контраст : тем не менее, тем не менее, хотя, пока, с другой стороны

Все вышеперечисленное является важным элементом хорошо написанного английского текста. Чтобы научиться хорошо писать по-английски, вы можете пройти курс или прочитать книгу на эту тему.

Inklyo — отличный ресурс для изучающих английский язык, предлагающий как курсы, так и книги, которые научат вас писать по-английски лучше. Это может стать отличным вложением в вашу карьеру, если вам нужно будет часто писать на английском языке.

5. Вычитывайте снова и снова

Вычитка определяет разницу между средним и хорошим письмом. Ошибки производят плохое впечатление, потому что читатель подумает, что вы не удосужились написать им достаточно времени.

Трудно сосредоточить внимание на всех видах ошибок, которые вы можете допустить — грамматических, лексических, орфографических и пунктуационных . Таким образом, вы должны вычитывать несколько раз, каждый раз имея в виду только одну из них, чтобы обнаружить (найти) все ошибки.

Во время корректуры вы можете обнаружить, что что-то не так со всей структурой вашего письма. Если у вас есть необходимое время, вы должны вернуться к Шагу 2 (Планирование вашего подхода) и переосмыслить общую картину.

Во время корректуры может оказаться полезным следующее:

• Grammarly — это средство проверки орфографии, которое вы можете установить в веб-браузере Google Chrome, где оно будет проверять все ваши онлайн-сообщения, или прямо на рабочем столе Windows или в программе Microsoft Office, где оно будет проверять все, что вы пишете.

• Онлайн-словари

• Google Переводчик

• Обращение к носителю языка за помощью в проверке вашей работы

• Найм профессионала. Это стоит денег, но это единственный способ быть на 100% уверенным в том, что ваш текст отредактирован идеально.

Обратите внимание, что, хотя Google Translate иногда может помочь с отдельными словами, он может ввести в заблуждение с более длинными фразами или предложениями. Поэтому, если вы не уверены в определенных частях своего письма, обратитесь за помощью к носителю языка.

Тем не менее, не все носители английского языка могут хорошо выполнять редакторскую работу. Если вы хотите, чтобы ваш текст был отредактирован идеально, вам нужно нанять профессионального редактора.

Если вам нужен профессиональный редактор, мы рекомендуем вам обратиться в Служба корректуры , онлайн-команду профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом, которые предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах.