Как писать правильно сообщения: Как написать слово «сообщение» — ТекстЭксперт

Содержание

10 правил написания деловых электронных сообщений

Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?

Тест на уровень английского

Узнайте свой уровень, получите рекомендации по обучению и промокод на уроки английского в подарок

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Демо-урок бесплатно и без регистрации!

Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

Ваше полное имя
Название компании
Номера телефонов и факсов
Адрес электронной почты
Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Проверьте, знаете ли вы слова по теме

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Как правильно написать в интерфейсе сообщение о статусе?

Максим Ильяхов

Если всё хорошо, забудьте о слове «успешно».

Оно неинформативное и очевидное. Сосредоточьтесь на пользе:

Платёж прошёл успешно → Платёж прошёл → Перевели 1200 ₽ в Билайн
Реквизиты успешно отправлены → Реквизиты отправлены → Реквизиты отправлены на [email protected] исправить
Экспорт завершён успешно → Экспорт завершён → Документ готов: План Б-14 (ПДФ, 2 МБ)
Приложение установлено успешно → Приложение установлено → Готово!

Если произошла ошибка, главное — помочь пользователю сделать то, что он изначально хотел. Допустим, мы знаем, в чём проблема. В случае ошибки мы должны точно сказать, что делать пользователю:

Неверный номер карты → Проверьте номер карты и срок действия
Неправильный формат данных → Сверьте с именем на карте
Недействительное значение → Обычно в коде безопасности три цифры. Сверьтесь с кодом на обороте карты

Допустим, проблема на сервере из-за перегрузки. А перегрузка из-за того, что все ломанулись в последнюю ночь платить налоги. Говорим, в чём проблема, что делать и как этого избежать в будущем:

Платёжный шлюз перегружен. Попробуйте позже
↓
Платёж не прошёл: система перегружена. Попробуйте позже
↓
Платёж не прошёл: система перегружена. Повторите платёж через полчаса
↓
Платёж не прошёл: система перегружена. Повторите платёж через полчаса
Обычно система перегружена в последнюю ночь перед крайним сроком оплаты налогов. Чтобы не попадать в пиковое время, платите налоги за 3 дня до крайнего срока.

Если ошибка неизвестна, всё равно напишите, что пользователю делать. Но сначала сообщите, что полезное действие не выполнено:

Платёж не прошёл
Банк не принял платёж из-за сбоя в системе. Мы разбираемся в проблеме.

Повторите платёж через полчаса или попробуйте оплатить другим способом: на сайте оператора или через терминал.

Обратите внимание на заголовок: он сразу соообщает то, что читателю важно знать. Он хотел оплатить, но платёж не прошёл. Обычно в этом месте тянет написать что-то вроде «Ошибка» или «Внимание» — не делайте так. Думайте о полезном действии.

Роман Буянов
19 апреля 2015

Некоторые пользователи, вроде меня, в случае успешного выполнения платежа (или другого действия) хотят знать максимум подробностей о том, что именно куда заплатилось, сохранилось, перевелось и т. д. Потому что: — во-первых, после изучения дизайна интерфейсов перестаешь доверять себе как пользователю и человеку и проверяешь возможные ошибки на каждом шаге, — во-вторых, хочешь знать, что на том конце тоже правильно всё поняли, и я не нажал «отправить» не в том разделе, в каком было надо по мнению сервиса, — а в-третьих, если эту инфу сохранить, то поможет в случае будущих разборов действий.

Так что, пожалуйста, не стесняйтесь выдавать пользователю максимум потенциально нужной инфы — в сочетании с человекопонятными сообщениями, конечно.

5 советов по написанию текстовых сообщений

передовой опыт для обмена текстовыми сообщениями, как написать хорошее текстовое сообщение и советы по максимально эффективному использованию текстового сообщения тогда отправить его правильно?

Разве не все текстовые сообщения одинаковы?

Ну, не совсем…

Есть большая разница между хорошим текстовым сообщением и плохо написанным. Вот почему я написал эту статью — чтобы показать вам, как лучше писать текстовые сообщения.

Ниже я перечислил 5 советов, которым следует следовать, чтобы создать наиболее эффективные текстовые сообщения для вашей организации.

Short and Sweet
Make it Easy to Understand
Avoid Abbreviations
Include Contact Information
Include a Call-to-Action

1. ) Short and Sweet

Эффективные сообщения короткие и по делу. Что-то вроде последней фразы. Более короткие сообщения также легче понять и ответить на них.

Не говоря уже о том, что никто не любит читать длинные абзацы текста. Вместо этого сделайте так, чтобы вашей аудитории было легко просмотреть сообщение, понять его суть и ответить на него.

Просто взгляните на пример ниже. На какое текстовое сообщение вы бы скорее ответили?

2.) Сделайте его легким для чтения и понимания

Сообщение эффективно только в том случае, если читатель понимает, о чем оно говорит. Поэтому важно использовать ясный и простой язык при общении с аудиторией.

Вы можете понимать Шекспира, но это не значит, что ваша аудитория будет…

Так что не переусердствуйте — сосредоточьтесь на использовании основных слов для составления простых предложений. Таким образом, ваше сообщение никогда не будет неправильно истолковано ⬅️ это прекрасный пример слова, которое не следует использовать 😅

Просто сравните эти два предложения:

1. ) Создав учетную запись сегодня, вы получите избыток новых варианты в следующий раз, когда вы прыгнете в свой эксклюзивный VIP-аккаунт. Кроме того, вы получаете скидку 10% на все будущие погашения

2.) Создайте VIP-аккаунт сегодня и получите скидку 10% на все будущие покупки

Второй текст включает только самую важную информацию или информацию, которая больше всего волнует вашего получателя. Недостаток деталей компенсируется ясностью.

Чем яснее ваше сообщение, тем больше шансов, что ваш получатель ответит на него и будет взаимодействовать с ним.

3.)

Избегайте сокращений

В повседневной жизни вы, вероятно, постоянно получаете сообщения с такими фразами, как LOL или OMG. Но когда вы пишете текстовое сообщение от имени организации, вы можете дважды подумать, прежде чем использовать распространенные сокращения.

Мы составили полное руководство по этикету обмена текстовыми сообщениями в бизнесе, в котором этот вопрос рассматривается более подробно. Вы можете проверить это ниже:

Руководство по этикету текстовых сообщений

В целом, лучше идти на сторону ясности, чем на сторону популярности. LOL и OMG могут быть популярными фразами, но это не значит, что каждый получатель знает, что они означают.

4.)

Включите контактную информацию

Отправка текстовых сообщений хороша, но есть причины, по которым вы можете захотеть, чтобы кто-то написал вам по электронной почте или позвонил вам напрямую. Чтобы дать им возможность сделать это, вам необходимо предоставить полную контактную информацию в исходном тексте.

Предположим, вы занимаетесь розничной торговлей. Вы можете использовать текстовые сообщения для продвижения новых рекламных акций или рекламы недавно полученных товаров. Но для обслуживания клиентов или запросов на возврат клиентам может быть предпочтительнее позвонить по другому номеру или отправить электронное письмо по определенному адресу.

Чтобы было понятно, текстовые сообщения, которые вы отправляете, могут содержать что-то вроде этого:

Привет, Джош, мы только что пополнили наши полки, и мы предлагаем скидку 10%, если вы сделаете заказ в течение следующих 24 часов

примечание: для всех запросов на возврат, пожалуйста, отправьте электронное письмо по адресу return@storename. com напрямую

Таким образом, ваша аудитория поймет, когда отправить текстовое сообщение в вашу компанию, а когда позвонить или отправить электронное письмо, и вам не придется постоянно балансировать 3.

5) Включите призыв к действию

Чтобы получить максимальную отдачу от ваших сообщений, важно включить призыв к действию внизу.

Призыв к действию: часть контента, предназначенная для того, чтобы побудить зрителя, читателя или слушателя совершить определенное действие, обычно принимающее форму инструкции или директивы (например, купить сейчас или нажать здесь ).

Лучшие типы призывов к действию для использования в текстовых сообщениях или для получения скидок, запроса онлайн-обзоров или приглашения получателя подписаться на что-либо.

Вот пример того, как может выглядеть призыв к действию для онлайн-обзора:

В целом, текстовые сообщения — это мощный инструмент коммуникации, который можно использовать в вашей организации. При высоких показателях открытия и ответов легко упустить из виду то, что делает хорошее текстовое сообщение. Но если вы сосредоточитесь на том, чтобы ваши сообщения были короткими, четкими и значимыми, больше людей получат от них пользу.

Запланировать живую демонстрацию

5 советов по написанию лучшего текстового сообщения

рекомендации по обмену текстовыми сообщениями, как написать хорошее текстовое сообщение и советы по максимально эффективному использованию текстового сообщения

Обмен текстовыми сообщениями кажется простым — просто напечатать сообщение, проверить его, прочитать, а затем отправить правильно?