Как организовать встречу: 5 советов от эксперта / Skillbox Media

Содержание

5 советов от эксперта / Skillbox Media

Управление

#Мнения

10 фев 2023
0

Некоторые рабочие встречи бессмысленны — они просто отнимают время. Чтобы на ваших встречах участники не скучали и не молчали, прочитайте эту статью.

Vkontakte Twitter Telegram Скопировать ссылку

Кадр: фильм «Kingsman: Секретная служба»

Дарья Чепурнова

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

Советы подготовила

Специалист по обучению и развитию в компании «МойОфис». Организатор и ведущая марафона эффективных встреч.

В последние несколько лет рабочие встречи в Zoom, Google Meet и других аналогичных сервисах стали привычными для многих сотрудников и менеджеров. Но не все обсуждения одинаково полезны. Чтобы встреча была продуктивной, к ней нужно готовиться.

В этом материале Skillbox Media собрали советы по подготовке и проведению рабочих встреч и совещаний:

определите, нужна ли встреча;
спланируйте встречу;
модерируйте обсуждение;
фиксируйте все договорённости;
анализируйте результаты.

Сначала определите, какой цели вы хотите достичь — решить проблему, спланировать дальнейшие шаги, обсудить сложности, провести мозговой штурм и так далее. Цель встречи должна быть чёткой, актуальной и понятной всем участникам.

Потом стоит подумать, можно ли достичь этой цели без совещания. Возможно, достаточно будет разослать всем потенциальным участникам разъяснения по электронной почте. Или созвониться только с одним коллегой, не привлекая ещё трёх.

Это может прозвучать странно, но иногда лучшая встреча та, которой не было.

Совсем отказываться от рабочих встреч не стоит. Они нужны, чтобы разъяснить сотрудникам важные моменты, ответить на их вопросы, снизить сопротивление новому и неизвестному, снять страхи и домыслы. А ещё встречи создают эффект синергии, который позволяет генерировать больше идей. Кроме того, рабочие встречи — мощный инструмент для сплочения команды, обмена опытом и знаниями.

Но при этом важно оптимизировать количество встреч — иногда они занимают почти всё рабочее время. Поэтому, если вам кажется, что совещания со всем отделом можно избежать, поговорив десять минут с руководителем, — стоит так и сделать.

Курсы Skillbox помогут освоить деловое общение

«Искусство коммуникации» — находить общий язык с командой и партнёрами и отстаивать свою позицию в диалоге.
«Мастер презентации и публичных выступлений» — создавать убедительные презентации и доносить идеи до аудитории.
«Управление командами» — ставить правильные цели и мотивировать сотрудников.

Есть миф, что можно просто собрать на созвон десять человек, а дальше все как-нибудь организуются и разберутся. Если верить в это и не готовиться к совещанию, вы получите рабочую встречу, участники которой будут отвлекаться и скучать.

Вот как готовиться к встрече:

Напишите план мероприятия. Продумайте, какие проблемы будете обсуждать, сколько времени отведёте на них, кто отвечает за обсуждение каждого вопроса. Рассчитайте, сколько времени займёт вся встреча. Оптимальная длительность — не больше часа, а лучше — 30–45 минут. Так у участников встречи будет перерыв перед следующим возможным созвоном, они смогут отвлечься, размяться или сходить за кофе.

Определите состав участников. Лучше включать в него только тех, кого напрямую касаются тема и цель встречи и кто будет активно участвовать в обсуждении. Остальным можно будет отправить письмо с итоговыми решениями и ссылкой на запись совещания.

Предупредите всех заранее. Приглашения нужно отправить минимум за сутки, а лучше — за три дня до рабочей встречи. Так участники успеют подготовиться к ней. А ещё, если вы отправляете приглашения накануне, вы можете обнаружить, что у некоторых участников уже нет свободных слотов.

Составьте описание встречи. Задайте чёткое название, по которому понятна цель и ожидаемый результат. В описании рабочей встречи укажите цель, план с расписанием, дайте ссылки на необходимые материалы и документы. Проверьте, чтобы доступ к материалам по ссылкам был у всех участников встречи.

Организатор встречи обычно отвечает за то, чтобы она была эффективной. Поэтому модерирует её — следит, чтобы всё проходило хорошо. Для этого важно взять вступительное слово и контролировать ход обсуждения.

Вот как начать встречу:

Включите запись встречи — чтобы в будущем участники или другие сотрудники могли посмотреть её.
Озвучьте цель встречи, её план и ожидаемые результаты.
Представьте всех участников, если они не знакомы друг с другом. Попросите каждого кратко озвучить свою роль в компании и цель присутствия на совещании.

Попросите коллег отложить телефоны и ноутбуки и максимально сосредоточиться на теме обсуждения.
Договоритесь о правиле поднятой руки, чтобы передавать друг другу слово. Правило предполагает, что каждый, кто хочет что-то сказать, поднимает руку — и говорит, когда предыдущий участник закончил свою речь. Это помогает избежать хаоса во время обсуждения.

Будьте точны и немногословны. Чем меньше вступительная часть, тем лучше: в идеале она должна занять не больше 5–10 минут.

Дальше контролируйте ход обсуждения:

Ведите протокол, чтобы фиксировать ход обсуждения. Можно записывать только самые важные моменты — потом вы сможете пересмотреть запись и дополнить протокол деталями.

Следите за временем и старайтесь придерживаться отрезков, отведённых на обсуждение каждого вопроса. За 2–3 минуты до окончания выделенного слота напоминайте о том, что дискуссию пора заканчивать.
Вовлекайте в обсуждение коллег, которые отмалчиваются. Например, просите поделиться опытом, если это важно для достижения цели совещания.
Следите за количеством и конструктивностью вопросов. Останавливайте затянувшиеся дискуссии и споры, не относящиеся к теме и цели встречи.

Иногда во время совещания появляются идеи, которые не относятся к изначальной цели, но кажутся перспективными. Их стоит «припарковать» — записать для рассмотрения в будущем, а дискуссию вернуть в продуктивное русло.

Это нужно, чтобы убедиться, что все участники обсуждения будут соблюдать договорённости. Например, начнут работу над новым проектом, оптимизируют бизнес-процессы или внедрят новую систему KPI.

Фиксировать договорённости можно в три этапа.

Первый этап — подведение итогов рабочей встречи. В конце созвона озвучьте, к чему вы пришли. Убедитесь, что все участники вас слышат и согласны с вами. Сразу определите следующие шаги по достижению намеченных целей: распределите задачи и назначьте ответственных за них.

Второй этап — письменная фиксация договорённостей. После проведения встречи сформируйте письмо с итогами и отправьте его всем участникам. Также стоит отправить его коллегам, которые тоже должны быть в курсе дел, но не присутствовали на совещании.

Вот что должно быть в письме с итогами:

краткие заметки по рассмотренным темам и принятые решения;
следующие шаги, сроки реализации и имена ответственных за задачи;
все отложенные вопросы, к которым вы вернётесь позже.

Третий этап — контроль. Договоритесь со всеми участниками встречи, как вы будете отслеживать прогресс выполнения задач. Например, создадите доску в Trello, сделаете таблицу с общим доступом или заведёте отдельный чат.

Сразу определите, как часто вы будете отслеживать динамику. Также можно запланировать в календаре следующую рабочую встречу. Она понадобится, чтобы синхронизировать все задачи.

После окончания рабочей встречи подведите свои итоги. Проанализируйте, насколько успешным вышло совещание, подготовленное вами. Для этого ответьте на вопросы:

Удалось ли принять все необходимые решения?
Насколько эффективно все провели время?
Какие недочёты вы выявили во время встречи?
Что можно улучшить, а что вы уже сделали удачно — и можете использовать в будущем?

По возможности запросите обратную связь у команды. Спросите у участников совещания, к какому результату они пришли, считают ли обсуждение эффективным, что нужно изменить в следующих встречах.

Ответы на эти вопросы и анализ займут не больше десяти минут. Но это поможет повысить эффективность будущих совместных совещаний. Например, благодаря обратной связи вы можете понять, что вступление затянуто, — и в следующий раз отведёте на него вдвое меньше времени.

Бонусный совет: учитесь. Проведение эффективных рабочих встреч и совещаний — не врождённое умение, а навык, который можно развить. Каждый раз ищите слабые места и старайтесь улучшить их, чтобы встречи были полезны и интересны всем их участникам.

Дэвид Перл. «Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные».
Ди Келси и Пэм Пламб. «Блестящие совещания. Правила эффективной групповой работы».
Майкл Вилкинсон. «Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами».

Редакция «Управление» Skillbox Media рекомендует

Как узнать больше о деловых коммуникациях

Коммуникации важны в любом проекте — если выстроить их неправильно, можно потратить впустую 56% бюджета. Поэтому ими нужно управлять. В Skillbox Media есть перевод гайда об управлении коммуникациями — из него вы узнаете, как наладить общение между всеми участниками проекта.
Некоторые используют для деловых коммуникаций нецензурную лексику. Она может как помочь донести мысль до коллег, так и демотивировать команду. Прочитайте эту статью, чтобы разобраться, можно ли употреблять нецензурные слова на рабочем месте.
Чтобы эффективно проводить рабочие встречи, нужно уметь чётко доносить свои мысли. Освоить этот и другие навыки общения можно на курсе Skillbox «Искусство коммуникации». На нём учат готовиться к встречам, считывать и понимать эмоции собеседников, управлять конфликтами и презентовать идеи.

Эти материалы Skillbox Media могут быть вам полезны

Как тимбилдинг превращает коллектив в сплочённую команду
Какие бывают методы управления персоналом и что о них нужно знать
Как давать обратную связь, которая мотивирует и развивает: шаблоны и советы
Что такое мотивация персонала и как мотивировать сотрудников
Зачем нужна корпоративная культура и как она влияет на происходящее в компании

Vkontakte Twitter Telegram Скопировать ссылку Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Большой вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей.

Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход. Узнать больше

Когда заработает цифровой рубль, зачем его вводят и как его можно будет использовать 21 июл 2023

Шестидневная рабочая неделя: почему о ней пишут СМИ и можно ли работать 6 дней сейчас 28 июн 2023

Минфин предложил взимать НДФЛ 13% с работающих из‑за границы: объясняем, кто будет платить 01 июн 2023

Понравилась статья?

Да

Как провести эффективную деловую встречу?

Хватит ли вашего английского для работы за рубежом?

Проверить бесплатно

Ежедневно проходят миллионы встреч на разных уровнях. Как лучше организовать деловую встречу и сделать ее эффективной?

Тест на уровень английского

Узнайте свой уровень, получите рекомендации по обучению и промокод на уроки английского в подарок

Умение провести эффективную деловую встречу подразумевает наличие таких навыков, как знание делового языка, умение вести беседу, презентабельность и язык тела.

Давайте рассмотрим подробнее, что нужно, чтобы сделать деловые встречи действительно эффективными.

А кто, собственно, участвует в деловой встрече?

Чтобы определиться с составом на предстоящую деловую встречу, вам необходимо пропустить всех кандидатов через следующие фильтры:

Чье участие просто необходимо для проекта?
Кто нужен для принятия важных решений по проекту?
Чье одобрение необходимо для продолжения работы в данном направлении?

Ответив на эти вопросы, вы не только определитесь, кто будет принимать участие в деловой встрече, но и нужна ли встреча вообще.

Затем согласуйте время проведения встречи с графиками свободного времени всех ее участников.

Занимайтесь английским бесплатно!

Выполняйте интерактивные упражнения и прокачивайте языковые навыки

Умение организовать диалог

Умение организовать диалог на деловой встрече или встрече с участием посредника является исключительным талантом руководителя. Это является очень важным условием для успеха в проведении деловой встречи.

Руководитель должен выбрать формат встречи из следующих вариантов: с посредником, с лидером и посредником. Выбранный формат встречи, позволит развивать ее по определенному сценарию и определяет модель участия каждого в ней.

Подготовка, проработка и распределение ролей

Для того чтобы эффективно управлять деловой встречей, необходимо иметь подготовить и распределить четыре важных роли:

Посредник
Протоколист
Лидер
Рядовой участник

Каждый из участников встречи может выполнять любую из этих ролей, равно как и один участник может выполнять все эти роли. Для эффективности проводимой встречи необходимо обязательно разъяснить всем суть их ролей.

Подготовка участников к своим ролям может быть непрерывным процессом, что позволяет поддерживать участие и вовлеченность всех участников такой встречи.

Диалог до и после встречи

Для организации безупречной деловой встречи необходимо четко понимать, зачем вы собираетесь ее организовать?

Привлекайте максимально возможное число будущих участников к процессу планирования самой встречи. Будучи организатором, обратите внимание на следующие моменты:

Повестка дня
Состав участников
Время и место проведения деловой встречи
Подготовка материалов
Аудио/видео оборудование для проведения презентаций
Возможные особые обстоятельства и потребности

На будущее важно зафиксировать и распространить ключевые результаты проведенного мероприятия, включая решения, действия и открытые вопросы. Как только деловая встреча завершилась, необходимо распространить эти результаты среди участников — отправить follow-up mail каждому из них.

Проверьте, знаете ли вы слова по теме

Читаем дальше:

Деловой этикет в Британии

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Совещаемся по-английски

Деловой английский в США

Редакция Skyeng

К предыдущей статье

Маркетологу не обойтись без этих английских слов!

К следующей статье

Какой английский нужен для собеседования?

Познакомьтесь со школой бесплатно в удобном формате

Премиум

На вводном уроке с методистом

Определим уровень и дадим рекомендации по обучению
Подберем курс под ваши цели
Расскажем, как
проходят занятия

Как запланировать совещание по электронной почте (с примерами)

Хорошо организованное совещание — источник жизненной силы продуктивности, позволяющей всем командам не сбиться с пути, пока они работают над выполнением краткосрочных сроков и достижением долгосрочных целей. Но если эти встречи не спланированы должным образом, они могут быстро стать бесполезным беспорядком в календаре. Для этого требуется немного стратегии и планирования для проведения важной встречи, вплоть до планирования того, кто, что, когда и почему на вашей встрече. В этом руководстве мы покажем вам, как запланировать собрание по электронной почте и почему при этом все находятся на одной странице.

Зачем планировать встречи по электронной почте?
Как запланировать встречу по электронной почте
Шаблоны для планирования встречи по электронной почте

Зачем планировать встречи по электронной почте?

Может показаться очевидным предложение назначить встречу по электронной почте, но стоит подчеркнуть его преимущества. Использование электронной почты для планирования совещаний позволяет вашей команде быть в курсе событий следующими способами:

Все члены команды могут легко сохранить электронное письмо и вернуться к нему, чтобы узнать важные сведения о совещании, такие как время, место, дата и цель.
Это сводит к минимуму недопонимание, которое может возникнуть при индивидуальных телефонных звонках или личных уведомлениях.
Вы отвечаете за добавление, удаление и изменение сведений, чтобы у всех был одинаковый набор информации.
Получатели могут ответить одним щелчком мыши прямо из уведомления по электронной почте.
Участники могут мгновенно добавлять уведомления о собраниях в свои календари из своих почтовых ящиков.
Все участники могут четко видеть, кто еще приглашен, и просматривать вопросы повестки дня для обсуждения.

Заранее поделитесь повесткой дня

Определите четкую цель встречи, создав повестку дня, которой можно легко поделиться и над которой можно работать вместе. Попробуйте использовать такой инструмент, как Fellow.

Попробуйте Fellow бесплатно

Как запланировать собрание по электронной почте

Готовясь пригласить коллег и руководителей на собрание, помните, что ваша подготовка выходит за рамки простого выяснения того, кого пригласить.

Как бы легко не звучало отправить электронное письмо, написать электронное письмо коллеге (особенно незнакомому) немного сложнее. Читайте дальше, чтобы узнать, как вы можете официально приглашать и сотрудничать во время встреч с членами вашей команды.

Иметь четкую и лаконичную тему письма
Составьте список приглашенных
Начните письмо с официального приветствия
Представьтесь членам команды, с которыми вы еще не знакомы
Обсудить цель встречи
Предлагать несколько вариантов даты и времени
Попросите получателя отправить RSVP
Отправьте сообщение, если необходимо

1 Создайте четкую и краткую тему письма

Думайте о строке темы как о введении к тому, что внутри. Это дает читателю намек на то, о чем ваше письмо. Ключ к написанию эффективной темы письма заключается в том, чтобы говорить кратко и по делу. Чем длиннее строка темы, тем меньше вероятность того, что участники встречи прочитают ваше письмо.

Когда вы отправляете приглашения на собрания, убедитесь, что в строке темы есть слово «встреча» или «планирование». Например, можно сказать: «Срочно: запрос на встречу» или «Ваш ответ необходим для планирования встречи». Когда участники вашей встречи видят слова «срочно» или «запрос», они с большей вероятностью откроют электронное письмо и ответят своевременно.

2 Составьте список приглашенных

Убедитесь, что у вас есть верная контактная информация для каждого человека, который должен присутствовать на собрании. Это сводит к минимуму вероятность того, что люди непреднамеренно выпадают из цикла, и создает меньше работы для вас в будущем, если вам нужно повторно отправить приглашения или ввести одного человека в курс дела.

3 Начните письмо с официального приветствия

Официальное приглашение на встречу не должно начинаться небрежно, но то, насколько формальным вы должны быть, зависит от вашего рабочего места. Использование приветствий типа «мистер» или «мисс» — это простой и эффективный способ официального приглашения, но не на каждом рабочем месте существует такая культура. Вы также можете использовать чье-то полное имя при обращении к ним в этом электронном письме с расписанием. В любом случае, здесь не место говорить «привет» или «как дела».

Если вы планируете встретиться с несколькими людьми, вы можете обратиться к группе, а не к каждому человеку. Например, «Уважаемые заведующие складом» или «Уважаемые помощники преподавателей истории» адресованы всем в группе и экономят ваше время на отправку нескольких писем.

4 Представьтесь членам команды, с которыми вы еще не знакомы
Может возникнуть сценарий, когда вы назначаете встречу с новым сотрудником или кем-то, кто вас не знает. Если это так, вы можете открыть свое электронное письмо с некоторой информацией о том, кто вы и ваша роль в компании. Введение может быть таким же простым, как указание вашего полного имени и опыта. Например, «Меня зовут Стивен Смит, и я доцент в университете Fellow» будет уместным введением, если вы организуете встречу всех ассистентов по истории по электронной почте.
5 Обсудите цель встречи
Перед отправкой приглашения на встречу убедитесь, что вы можете ответить на вопрос «Почему мы встречаемся?» Чтобы другие лучше поняли, почему вы планируете встречу, важно объяснить, почему вы просите выделить время из дня каждого приглашенного.
Чем больше информации вы расскажете о встрече, тем лучше члены вашей команды смогут найти время для подготовки к ней. Это не означает, что вам нужно записывать все детали встречи, но некоторые ключевые детали дадут понять каждому приглашенному, почему он находится в вашем списке. Например, возможно, вы планируете встречу, чтобы обсудить присутствие вашей компании в Интернете. Вы можете написать в своем электронном письме: «Я хотел бы найти время, чтобы обсудить, как мы можем расширить наше присутствие в социальных сетях на наших платформах».
6 Предложите несколько вариантов даты и времени
Если вы можете, отправьте несколько вариантов возможного времени встречи. Гибко определяя время начала и окончания, вы, скорее всего, пригласите желающих участников за стол так, чтобы это не повлияло на их обычный рабочий процесс.
В своем письме постарайтесь предложить несколько дат и времени вашим посетителям. Укажите эти даты и время в своем электронном письме или вы можете использовать инструмент планирования, чтобы найти лучшее время, которое подходит большинству людей.
7 Попросите получателя отправить ответ на приглашение
Обязательно попросите всех участников подтвердить, что они придут на собрание. Таким образом, вы можете обрабатывать практические детали встречи, такие как размер бронирования конференц-зала или ссылку на Zoom, которую они должны использовать, и знать, кто должен получать обновления, такие как заметки о встрече, после завершения сеанса. Не забудьте указать крайний срок для RSVP, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы разобраться с отставшими.
8 При необходимости отправьте ответ.
После подтверждения даты встречи отправьте мягкое напоминание за несколько дней до ее посещения тем, кто ее посещает. В своем напоминании обязательно укажите дату, местоположение (даже виртуальное) и время начала с часовым поясом.
Шаблоны для планирования встречи по электронной почте
Теперь, когда вы знаете, как пригласить гостей на встречу, пришло время составить электронное письмо с расписанием. Эти шаблоны помогут вам начать работу.
Отправить приглашение по электронной почте кому-нибудь, кого вы знаете
Пригласить кого-то, кто вас не знает
Запланировать встречу по электронной почте с вашим отделом
Отправить приглашение на встречу группе людей, которые вас не знают
Структурировать запланированную встречу с коллегой следующие шаги. С Fellow вы можете подготовить тщательную повестку дня, оставаться организованным на протяжении всей встречи, сотрудничать с другими и выполнять важные задачи. На единой платформе вся ваша встреча спланирована и готова к работе.
Все, что нужно сделать вашим участникам, — это ответить на письмо с приглашением на встречу, и вы отправитесь на соревнования.
Советы для высокоэффективных руководителей
Электронная почта*
6 простых шагов для проведения организованной встречи [Руководство]
В современной быстро меняющейся деловой среде организация встречи может быть сложной задачей. Простые задачи, такие как координация рабочего времени людей, получение комнаты нужного размера, наличие необходимого оборудования и управление коммуникационными функциями, — это лишь некоторые из основных разочарований, с которыми организации сталкиваются ежедневно. Это еще более важно в эпоху гибридной работы, когда одни участники собраний могут находиться в офисе, а другие могут быть удаленными.
Кроме того, никто не хочет, чтобы его время было потрачено впустую на неудачной встрече или чтобы один человек доминировал в разговоре. Итак, как бизнес-лидеры лучше всего проводят эффективное управление собраниями? Кто задает тон для достижения вашей цели? Как вы гарантируете, что встреча начнется вовремя?
То, как компании работают, общаются и ведут повседневную деятельность, продолжает развиваться в век цифровых технологий и гибридной работы. Правильное понимание основ для объединения людей на собраниях имеет решающее значение. Программное обеспечение для совместной работы, такое как Microsoft Teams, упрощает планирование и ведение календаря, но ни одна технология не может заставить кого-либо эффективно проводить собрания.

Вот наш контрольный список эффективных совещаний, разбитый на шесть простых шагов для организации и проведения успешного совещания .

Шаг 1. Вам действительно нужна встреча?
Слишком много раз, деловые встречи запланированы без необходимости . Нет ничего необычного в том, чтобы оказаться на собрании, где простое общение могло быть всем, что требовалось. Сценарий, в котором несколько заинтересованных сторон необходимы для регулярного общения и обмена информацией, такой как крупный проект, ключом к успеху является эффективное планирование. Сколько заинтересованных сторон вовлечено? Как часто им нужно встречаться? Какой должна быть встреча? И каковы цели?
Это не только позволит вам работать более эффективно, но и сэкономит людям время и деньги, особенно если для встречи с лицом к лицу с требуется поездка, и вы потратите больше времени на то, чтобы сосредоточиться на важных вещах, например, на реализации проекта. Прочтите наш бонусный блог 3 простых шага по управлению совещанием и получите дополнительные полезные советы.

Шаг 2. Кто должен присутствовать?
Как бы странно это ни звучало, но не всем, кто приходит на собрание , нужно там находиться. Слишком часто встречи отменяются , переносятся или просто никогда не организуются , потому что люди, которым не нужно присутствовать на них, просто хотят быть там, вызывая задержки и разочарование.
Итак, при организации встречи решите, кто ключевые заинтересованные стороны , кто является обязательными участниками, а кто не является обязательным. Чтобы помочь вашим необязательным людям чувствовать себя более комфортно без необходимости присутствия, убедитесь, что у вас есть подробные заметки и протоколы собраний, чтобы можно было предоставлять обновления после мероприятия.
Чтобы узнать больше о наших главных советах о том, кого пригласить на встречу, почему бы не прочитать Кто должен посетить вашу встречу?

Шаг 3: Сколько времени вам нужно?
Как долго должна длиться встреча? является ключевым вопросом, чтобы получить право. При организации встреч люди, как правило, зацикливаются на том, чтобы установить продолжительность как минимум час или полчаса. Как правило, рабочий день большинства людей, как правило, составляет семь с половиной часов, а это означает, что в напряженный день три одночасовых совещания сократят их рабочий день наполовину, оставив мало времени, чтобы заняться другими делами и сделать перерыв.
Если у вас небольшой бизнес с ограниченными возможностями для проведения совещаний, это также создает нагрузку на использование этих помещений, и они полностью заполняются всего за несколько совещаний.
Статистические данные показывают, что средняя продолжительность собрания увеличилась на 10% за последние 15 лет; средняя продолжительность встречи теперь составляет от 31 до 60 минут. – Сколько времени должна длиться встреча?
Перед бронированием ознакомьтесь с целью встречи и укажите подходящее время. Если ваша встреча представляет собой короткое, быстрое обновление, такое как «стояние», ограничьте его десятью или пятнадцатью минутами. Если у вас есть конференц-связь, которая может занять чуть больше получаса, не устанавливайте час, вместо этого запланируйте 45 минут. Вы будете удивлены, сколько времени и возможностей вы освободите, если будете бдительно следить за продолжительностью встречи.
Иди глубже. Прочтите: Сколько должна длиться встреча?

Шаг 4. Что вам нужно от конференц-зала?
Организуете ли вы простое собрание по обновлению , мозговой штурм для следующего крупного проекта или презентацию совету директоров , подумайте, что вам понадобится от конференц-зала, включая оборудование и обстановку. Если вы проводите мозговой штурм, убедитесь, что у вас есть белая доска в комнате или флип-чарт, чтобы делать заметки, рисовать диаграммы и, самое главное, работающие ручки!
Если вы выступаете на собрании, на котором будут присутствовать старшие сотрудники или члены правления, убедитесь, что у вас есть подходящее оборудование, чтобы вы могли уверенно выступать, и что само помещение соответствует важности этого события.
Наличие правильной техники в комнате имеет жизненно важное значение для достижения ваших целей. Узнайте больше, прочитав «Что вам нужно от вашей комнаты для совещаний»

Шаг 5. Как привлечь участников со всего мира
Современный бизнес работает без границ с персоналом, заинтересованными сторонами и услугами по всему миру . В результате деловые встречи больше не являются просто мероприятием лицом к лицу, когда люди собираются на встречи, где бы они ни находились, с помощью конференц-связи, VOIP или видеоконференций. Если вы организуете встречу, требующую такой доступности, вот несколько идей о том, что вам нужно.
Вы будете выступать? Попробуйте GoToMeeting для видео и записи хорошего качества.
Будете мозговой штурм? Для надежных и удобных инструментов демонстрации экрана попробуйте Zoom или Microsoft Teams
.
Как вы будете делиться заметками и презентациями со встречи? Для файлов любого размера попробуйте службы обмена файлами в Интернете, такие как Dropbox или WeTransfer
.

Шаг 6. Существует ли решение, которое поможет моему бизнесу более эффективно управлять совещаниями?
Да. Планирование совещаний по всему миру, заказ оборудования, обеспечение эффективного и экономичного использования помещений — все это можно контролировать с помощью одного продукта.
Конференц-зал Решения для бронирования предлагают компаниям возможность создать культуру лучшего управления собраниями , понять эффективность и стоимость, а также создать современное рабочее пространство с устройствами с сенсорным экраном , которые предоставляют пользователям немедленный доступ к информации в режиме реального времени.
Microsoft Teams стала доминирующим программным обеспечением для совместной работы в корпоративном офисе. Одним из его ключевых преимуществ является его интеграция с Microsoft Outlook, что позволяет очень легко настраивать и планировать встречи, независимо от местоположения. Это идеальная технология для эпохи гибридов, учитывая встроенные возможности видео, чата и обмена файлами.
Компания Condeco осознает свои преимущества и разработала ряд полезных интеграций, которые помогают сбалансировать необходимость для сотрудников встречаться и сотрудничать с коллегами и руководителями в офисе, а также проводить эффективные совещания в удаленном офисе или на мобильном устройстве.