О встречи договориться: Договор о встрече 💬 — как организовать и получить результат

Договор о встрече 💬 — как организовать и получить результат

13 сентября, 2022 г.

17 отзывов, в среднем 5 из 5

Договор о встрече — это процесс согласования условий встречи, параллельно с которым происходит обмен ожиданиями. Вам нужно продумать, что нужно для встречи: люди, информация, цель встречи и ее структура.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое договор о встрече

Это формальное или неформальное подтверждение того, что встреча состоится, а также описание особенностей ее проведения (люди, информация, агенда и т.д.)

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Зачем нужен договор о встрече

Если вы не договоритесь о встрече и всех необходимых для нее условиях — она просто не состоится, или на ней обязательно что–то пойдет не так.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Как договориться о встрече

Вам нужно продумать, что нужно для встречи: какие люди, какая информация, какой будет цель встречи и какой будет ее структура. Это позволит вам провести встречу максимально эффективно.

Профессии

Продакт–менеджер

Профессия

Долгосрочная программа

Обучение с нуля профессии «Продакт–менеджер» в IT на реальных рыночных кейсах. Передадим вам практический коммерческий опыт и подготовим к трудоустройству.

Скрам–мастер & Agile–коуч

Долгосрочная программа

Профессия

Обучение с нуля профессии «Скрам–мастер & Agile–коуч» по индивидуально разработанной программе с поддержкой при трудоустройстве и еженедельным личным трекингом и менторством

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Договор о встрече

Мы в LeadStartup придерживаемся принципа, что формальные встречи необязательны для получения нужной информации. Обычно бывает более ценным находить нужные контакты и информацию «среди своих».

Однако, если встреча предполагает общение около часа или более, без формальной встречи — с согласованием времени, места и предмета разговора — не обойтись.

Для формальной встречи, в отличие от неформальной, нужен повод. Вы можете хотеть встретиться по разным причинам: продажа, выявление потребностей, выход на другого нужного вам человека. В любом случае вам нужен повод, который вы представите вашему собеседнику.

Вам нужно ясно и прозрачно сформулировать, зачем нужна встреча.

При этом наша цель не просто дать понять другому человеку, что встреча может быть интересной и ценной для него, но и сформировать корректные ожидания относительно неё. Так беседа во время разговора будет более продуктивной.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Договор о встрече и её цели

Мы не рекомендуем позиционировать встречу как предложение о продаже, тем более как презентацию вашего продукта.

У большинства из нас заведомо скептичное отношение к актам продажи, так как рынок переполнен назойливыми сейлами, которые буквально выжигают любое желание обсуждать даже ценные продукты.

С другой стороны, договор о встрече, цель которой «просто пообщаться» — тоже не яркая история. Это очень похоже на бессмысленную трату времени.

Большинство людей избегают таких бесцельных встреч. «А зачем нам эта встреча?» — такую формулировку или её разные варианты вы услышите в 99% случаев.

Еще две плохие формулировки: узнать мнение о вас, вашем продукте или компании (провоцирует бесцельную похвалу в ваш адрес, без какого–либо продвижения беседы вперёд), или проведение интервью (ох, кажется, один или два человека умрут от скуки в этот день).

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Хороший формат для договора о встрече

Нам в LeadStartup нравится подход, предлагаемый Робом Фицпатриком. Он включает в себя пять ключевых элементов:

• Не говорите ни слова о вашей идее/продукте, но интригуйте возможностями: у вас есть оригинальный вгляд на тему X, вы хотите оживить процессы в Y, решаете значимую проблему Z и т.п.
• Формируйте ожидания, сообщая, на каком этапе находитесь. Скажите (если это правда), что вы не собираетесь ничего продавать.
• Продемонстрируйте слабые стороны и дайте возможность помочь вам, расскажите о проблемах и задачах, решения которых ищите. Люди как правило охотно стремятся помогать, и так вы покажите, что не собираетесь говорить впустую.
• Покажите человеку, что он, его мнение и его возможности важны для вас, что он может помочь и эта помощь будет ценной.
• Call To Action — попросите о помощи.

Краткая форма этой последовательности:

Видение + Формирование + Слабости + Значимость + Просьба

Разумеется, такой договор о встрече — не универсальная копирка, которую можно подогнать под любую задачу. Мы используем этот формат при приглашении на встречу людей для проведения Customer Development, формирования видения продукта, стратегии их развития.

Мы — за ценность продукта, а ценность продукта можно определить наиболее достоверно тогда, когда люди готовы за него платить. Поэтому почти всегда мы спрашиваем, готовы ли люди платить за предлагаемое нами решение.

Это не совсем продажа, ведь мы просто проясняем потребность человека. Если она есть — мы просто предоставляем возможность совершить покупку. Так мы держим обещание при договоре о встрече не заниматься продажами — мы экологично проясняем информацию и предлагаем информацию в ответ.

Здесь важно просто вовремя остановиться, если вы видите, что собеседнику неинтересно ваше решение. Это значит, что либо это не ваш клиент, либо продукт нужно докручивать дальше.

Мы в LeadStartup желаем вам удачи в ваших договорах о встречах.

И напоминаем, что в этом деле важна практика. Каждая ваша успешная договоренность будет закладываться у вас в опыте как важный навык.

В итоге вы научитесь делать это так естественно и неформально, что это станет просто естественной частью вашей жизни. К такой естественности и неформальности стоит стремится, даже если происходит договор о встречи с ключевым клиентом, инвестором или потенциальным партнёром.

Присоединяйтесь к LeadStartup, чтобы развиваться в продуктовом мышлении!

Предложение о встрече в деловом письме

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Как организовать встречу на работе – english-at-home.com

На многих работах вам иногда приходится организовывать встречи с коллегами, начальником или руководителем, клиентами и т. д.

На этой странице показаны слова и фразы, которые можно использовать для организации встречи — когда вы пишете или когда говорите.

Следуйте приведенным ниже планам, чтобы структурировать ваши электронные письма и телефонные звонки, когда вы договариваетесь о рабочей встрече.

Официальные встречи

Вот способы, которыми вы можете написать электронное письмо, чтобы договориться о встрече с людьми, с которыми вы работаете. Следуйте этому «плану», чтобы написать простое, лаконичное и понятное электронное письмо.

Я хотел бы организовать / организовать / созвать встречу…

… для обсуждения нашей стратегии / планов
… для уточнения нашей политики в отношении / нашего ответа на …
… для подготовки к выставке / конференции
… для уточнения деталей / подготовка к …
… установить руководящие принципы / наша процедура для …
… изучить наше финансовое положение
… рассмотреть наши варианты / наши расходы / наш бюджет / нашу политику в отношении…

Встреча состоится в (место) (день) в (время) / с (время) по (время).
(Повестка дня прилагается.)

Пожалуйста, подтвердите свое участие / Пожалуйста, подтвердите, что вы можете присутствовать.

Тогда я с нетерпением жду встречи с вами (всеми).

(ваше имя)

Неформальные встречи

Вы можете либо по электронной почте, либо по телефону, либо поговорить лично, чтобы договориться о более неформальной встрече. Вот несколько фраз, которые вы можете использовать.

В электронных письмах
Вы свободны для встречи (день) в (время)?
Можете ли вы сделать / посетить встречу в (день) в (время)?

Я хотел бы обсудить/подготовить/рассмотреть…
Речь идет о (теме).

Я подготовил повестку дня (прилагается).

Пожалуйста, подтвердите, что эта дата вам подходит.

Личная встреча
Вы будете свободны для встречи сегодня позже / после обеда / завтра в какое-то время по поводу…?

Нам нужно обсудить/подготовить/рассмотреть/пройтись…

Скажем, примерно в (время) в зале заседаний/моем кабинете?

Как организовать встречу с клиентами

Вот несколько способов отправить клиенту письмо по электронной почте, чтобы договориться о встрече по продаже или презентации.

Приветствие

Уважаемый (имя)

Вступительный абзац

После нашей встречи / телефонного звонка в (день) я пишу, чтобы назначить встречу с вами …

… чтобы обсудить возможное решение к (название проблемы)
…обсудить, каким образом наш продукт/услуга может быть вам полезен
…представить вам наш новый (продукт)
…познакомить вас с (имя нового коллеги)

Следующие 1/2 абзаца

Здесь вам нужно более подробно рассказать о встрече, вашем продукте или услуге и т. д., а также о том, почему это принесет пользу вашему потенциальному клиенту. Постарайтесь быть как можно более конкретным и сопоставьте потребности вашего клиента с продуктом или услугой.

Последний абзац

Вы будете свободны (дата) примерно в (время)? По моим оценкам, встреча займет 15/30 минут.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением / С наилучшими пожеланиями

(ваше имя)

Полезные фразовые глаголы для встреч и дискуссий

to setup a Meeting = организовать / организовать встречу: «Я хотел бы назначить встречу, чтобы обсудить детали поездки».

выработать = найти решение чего-либо или завершить что-либо
«Нам нужно решить, как мы подходим к этим переговорам».
«Можете ли вы определить время, которое сможет успеть каждый?»

обдумать / выработать = обсудить, пока не найдете решение – часто в сложной ситуации:
«Нам нужно сесть и обсудить детали соглашения».
«Они выработали соглашение после восьми часов переговоров».

чтобы придавить = заставить кого-то согласиться с чем-то, особенно если этот человек не так легко соглашается на что-то
«Вам нужно будет приколоть его за вашу начальную зарплату».

перейти к = обсудить
«Можем ли мы обсудить подготовку к запуску?»

Как организовать деловую встречу | Малый бизнес

Автор: Дэвид Сарокин Обновлено 15 октября 2019 г.

Бизнес работает на трех «М» — деньгах, служебных записках и встречах. Деловые встречи необходимы для эффективного планирования, управления проектами, межведомственной координации и контроля персонала. Это только внутренние встречи! Деловые встречи также предполагают встречи лицом к лицу с людьми, не входящими в вашу организацию, будь то клиенты, продавцы, инвесторы или регулирующие органы.

При организации совещаний заблаговременное планирование и внимание к деталям помогут максимально эффективно использовать время, затраченное на деловые встречи.

Четко определите свою цель

Одно из самых больших разочарований, которое люди испытывают на деловых встречах, возникает, когда все созываются, но никто не знает, что они все там делают. Если у встречи нет четкой цели, зачем вообще ее планировать?

Если вы договариваетесь о встрече, председательствовать на которой будете вы, четко определите для себя, чего вы хотите добиться от этой встречи. Это просто обмен информацией или нужно создать и назначить действия? Это встреча для знакомства с вами или закатывание рукавов, чтобы сделать что-то вроде деятельности? Возможно, вы пытаетесь завершить продажу, заключить контракт, принять решение о покупке или осуществить множество других возможностей.

В любом случае сообщите участникам заранее, о чем будет идти речь и чего вы надеетесь достичь.

Если вы договариваетесь о встрече для своего начальника или кого-то еще, проясните, насколько это возможно, цель встречи, чтобы вы могли включить эту информацию в свои сообщения.

Создать повестку дня

Детализированная повестка дня, хотя и не является абсолютной необходимостью для каждой встречи, является полезным инструментом для сосредоточения обсуждений и продвижения дел в приемлемом темпе.

Распишите не только шаги повестки дня, такие как представление участников собрания, но и выделите бюджет времени для каждого шага, чтобы предотвратить бесцельное блуждание собрания. Там, где это уместно, также определите лид для каждого элемента. Например, повестка дня может выглядеть следующим образом:

• Введение за круглым столом (5 минут для всех) 
• Квартальные результаты продаж (15 минут, Джек)
• Обсуждение новых маркетинговых возможностей (30 минут, Шерил)

Управление календарем

Часто на совещании должны присутствовать один или два ключевых участника, поэтому расписание должно учитывать их доступность и календари. Иногда этим можно управлять полуавтоматически с помощью программного обеспечения для планирования в таких программах, как Outlook, но не каждая организация использует подобные инструменты.

Принимая решения о расписании, будьте внимательны к таким факторам, как часовые пояса разных участников, которые могут присоединиться по телефону или по видеосвязи, а также к малоизвестным праздникам, которые люди склонны упускать из виду.

Подготовься, подготовься, подготовься

Чем больше вы позаботитесь о встрече перед встречей, тем легче она пройдет. В частности:

• Заранее раздайте необходимые материалы и имейте дополнительные экземпляры на собрании.
• Если вы делаете презентацию, подготовьте тезисы и наглядные пособия и попрактикуйтесь в презентации.
• Убедитесь, что вы или ваш помощник хорошо разбираетесь в любой используемой технологии. Слишком много совещаний саботируются из-за незнания систем конференц-связи или оборудования для визуальных презентаций.
• Заранее подготовьте помещение с вниманием к деталям. Вам нужны маркеры, блокноты или стикеры? Возможно, участники ожидают воды или закусок.
• Если вам нужны протоколы совещаний, поручите эту задачу надежному ведущему.

Успешная деловая встреча обычно требует значительной подготовки и планирования, но затраченные усилия того стоят, если это означает своевременное начало работы и проведение плодотворной встречи, которая принесет пользу вашей организации, а не оставит участников молчаливыми пожеланиями они были где угодно еще.

Ссылки

• The New York Times: как провести более эффективное совещание
• Monster: три ключа к лучшим деловым совещаниям
• Forbes: как провести успешные совещания за семь шагов

Ресурсы

901 48

Министерство юстиции Онтарио Сельское хозяйство и продовольствие: успешные встречи

Writer Bio

Дэвид Сарокин — известный интернет-специалист с публикациями на самые разные бизнес-темы, от наилучшего использования информационных технологий до шагов по включению вашего бизнеса.