Шаблонные фразы: Шаблонные фразы для деловой переписки / Законодательная Дума Томской области

Содержание

Шаблонные фразы для деловой переписки: примеры и подсказки

Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.

В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Содержание статьи:

  • 1 Общие правила деловой переписки
    • 1. 1 Адресность
    • 1.2 Следование типовым требованиям оформления документации
    • 1.3 Краткость
    • 1.4 Точность
  • 2 Универсальные фразы и выражения
    • 2.1 Объяснение причины
    • 2.2 Когда необходимо на что-то сослаться
    • 2.3 Как обозначить цель письма
    • 2.4 Извещение
    • 2.5 Объяснение мотива
    • 2.6 Просьба
    • 2.7 Благодарность
    • 2.8 Извинение, сожаление
    • 2.9 Выражение надежды
    • 2.10 Выражение удовлетворения
    • 2.11 Выражение неудовлетворения
    • 2.12 Подтверждение и предложение
    • 2.13 Отказ от предложения
    • 2.14 Вопросы и уточнения
    • 2.15 Предложение, обещание
    • 2.16 Приглашение
    • 2.17 Напоминание
    • 2.18 Гарантии
    • 2.19 Выражение своей позиции
    • 2.20 Заключительная фраза
  • 3 Фразы для электронного письма
    • 3.1 Обращение
    • 3.2 Основная часть
    • 3.3 Подпись
  • 4 Синонимы
  • 5 Фразы для переписки в мессенджерах и чатах
    • 5. 1 Предпринимателям
    • 5.2 Клише, которых лучше избегать
  • 6 Полезные фразы и выражения на английском
    • 6.1 Приветствие
    • 6.2 Вступление
    • 6.3 Основная часть
    • 6.4 Переход к прощанию
    • 6.5 Прощание
  • 7 Заключение

Общие правила деловой переписки

Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.

В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?

Адресность

К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.

Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

  • от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
  • от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
  • от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.

Точность

Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.

Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.

Универсальные фразы и выражения

Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.

Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.

Объяснение причины

  • По причине отсутствия нужных документов…
  • Ввиду задержки оплаты…
  • Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
  • Вследствие изменения объема заказов…
  • Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

  • Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
  • В продолжение нашего диалога…
  • На основании устной договоренности…
  • Согласно внутренним нормативам компании…
  • В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

  • И для скорейшего решения вопроса…
  • В целях избежания ошибок в документации…
  • Для ускорения расследования…
  • Чтобы составить план дальнейших действий…
  • Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

  • Доводим до Вашего сведения…
  • Пишу, чтобы подтвердить наличие…
  • Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
  • Сообщаем, что задержка ответа связана с…
  • Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

  • В соответствии с выбранной моделью поведения…
  • В целях увеличения объема продаж…
  • В порядке оказания информационных услуг…
  • В подтверждения устной договоренности…
  • В связи с полученными данными…

Просьба

  • Прошу сообщить нам…
  • Просим Вас принять к сведению…
  • В дополнение ко всему прочему прошу…
  • Прошу принять меры в отношении…
  • Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

  • Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
  • Спасибо за оперативный ответ!
  • Благодарим Вас за сообщение о…
  • Мы признательны Вам за…
  • Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

  • Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
  • Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
  • К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
  • Прошу прощения за задержку ответа.
  • Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

  • Мы надеемся, Вы понимаете…
  • Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
  • Я искренне надеюсь, Вы сможете…
  • Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
  • Мы уверены, Вы сделаете все возможное…

Выражение удовлетворения

  • Мы рады направить Вам…
  • С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
  • Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
  • Мы рады сообщить, что можем…
  • Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

  • Это может потянуть за собой расторжение договора.
  • К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
  • Это может вызвать определенные трудности.
  • К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
  • Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

  • Настоящим письмом подтверждаем…
  • Мы можем Вам рекомендовать…
  • Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
  • Мы можем предложить Вам следующие условия…
  • В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

  • К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
  • Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
  • Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

  • Правильно ли я понял, что…
  • Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
  • Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
  • Вы очень выручите меня, если направите…
  • Можно ли как-то решить этот вопрос?
  • Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

  • Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
  • Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
  • Мы рады предложить Вам…
  • Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
  • Можете быть уверены, наша компания…
  • Высылаем Вам образец…

Приглашение

  • Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
  • Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
  • Просим Вас принять участие…

Напоминание

  • Хотелось бы Вам напомнить…
  • Напоминаем, что в соответствии с договором…
  • Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
  • Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
  • Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

  • Своевременную оплату счетов гарантируем.
  • С нашей стороны мы обязуемся…
  • Отсутствие задолженности гарантируем.
  • Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
  • Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

  • Нарушение сроков может привести к…
  • Возражений против вашей позиции не имеем.
  • Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
  • Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
  • Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
  • С наилучшими пожеланиями…
  • Благодарим за уделенное время!
  • Будем признательны за оперативный ответ!
  • С уважением…

Фразы для электронного письма

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

  • темы письма;
  • тела письма.

Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.

Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.

В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.

Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

  • Здравствуйте, коллеги!
  • Уважаемый Имя Отчество!
  • Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».

Примеры фраз:

  • Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
  • Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
  • Довожу до Вашего сведения, что…
  • Хочу (хотим) сообщить Вам…
  • Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
  • Обращаемся к Вам с просьбой…
  • Информирую Вас о…
  • Рады сообщить, что…
  • Требуется согласование касательно…
  • В связи с…
  • Вынуждены сообщить… (при проблеме)
  • Настоящим извещаем о…
  • Прошу Вас рассмотреть возможность…
  • Считаю необходимым сообщить Вам…
  • Просим Вас направить к нам…
  • Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
  • Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
  • Предлагаем Вам уникальную возможность…
  • Прошу Вас рассмотреть возможность…
  • Хочу обсудить с Вами условия…
  • Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

  • Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
  • Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
  • Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
  • Резюмируя наш диалог…
  • Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!

Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.

Например:

  • Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
  • Прошу отправить скан-копии следующих документов…
  • В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
  • Просим Вас принять решение…
  • Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
  • Прошу Вас оказать содействие…
  • В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
  • Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

  • К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
  • Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.

Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Искренне Ваша,

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Благодарю за уделенное время!

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

E-mail _________________________

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

Сайт ______________________

Мы в соцсетях ______________

Синонимы

В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

  • Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
  • Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
  • Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.

Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.

Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.

Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).

Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.

Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:

  • Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
  • Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
  • Могли бы Вы уточнить…
  • Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
  • Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
  • Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
  • Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
  • Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.

Предпринимателям

Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.

Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.

Приведу пример:

Добрый день!

Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.

По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.

С уважением,

Бальева Марина,

менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».

E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».

Думаю, тебе они знакомы.

Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.

К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

  1. Приветствие.
  2. Вступление.
  3. Основная часть.
  4. Заключение.
  5. Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.

  • Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
  • Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

  • Good morning — доброе утро.
  • Good afternoon — добрый день.
  • Good evening — добрый вечер.

Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

  • Dear all — дорогие коллеги;
  • Dear colleagues — дорогие коллеги;
  • Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».

Вступление

Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

Заключение

Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «‎5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!

Успехов в карьере и труде 😉

Комментарии (1)

(Почти) 500 фраз, превращающих рядовую статью в материал, от которого невозможно оторваться

Автор Editor На чтение 17 мин. Просмотров 42.9k. Опубликовано

Писанина — копирайтинг, райтинг, генерация контента, попытки редачить все доступное и помогать бизнесу буквами, в общем, сочинение текстов, за которые платят деньги, — в Рунете напоминает поле боя. Сейчас линия обороны проходит между адептами инфостиля и продающих текстов. «Удали ненужное» или «манипулируй» — каждый пишущий должен выбрать флаг, под которым выходит в мир.

По-моему, это немножко глупо выглядит. Текст — инструмент, он решает задачу. Каким ему быть — зависит от задачи. Что будет работать, то и используем.

Главное не забывать — зачем это все затеяно. За что вам платят.

Так вот, мы решили пройтись по брустверу под перекрестным огнем обеих сторон. И перевели статью, которая взбесит, пожалуй, всех. Потому что она такая наивная… И полезная)

Кевин Карлтон — фрилансер, сеошный копирайтер и блоггер. Западные сеошные писаки выглядят существенно более взрослыми, нежели русскоязычные коллеги, меряющие успех ценой за килознак. Конверсия, трафик, CTR — зона ответственности (ого) сеошного копирайтера. А еще — не ключи и тошнота, а (снова ого) качество текста.

Вот о качестве текста давайте почитаем. Очень интересный подход.

Этот вопрос не дает вам покоя: почему одни блоги привлекают огромное количество читателей, а о вашем никто не знает? Возможно, дело в том, как вы пишете. Чего-то не хватает. Чего-то, что другие авторы делают, а вы — нет. Чего-то, в чем надо разобраться прямо сейчас.

И это что-то — «скользящее» письмо.

В оригинале автор использует понятие grease-slide copy: чтение таких статей должно идти как по маслу. Но нам не очень хочется называть это «скользящим по маслу копирайтингом», так что ограничимся эпитетом «скользящий».

Содержание

  1. Что такое скользящий копирайтинг?
  2. Вот несколько примеров:
  3. Что вы найдете в этой статье
  4. Скользящее начало
  5. Начните с вопроса
  6. Расставьте декорации
  7. Заберитесь в голову читателя
  8. Привлеките внимание
  9. Скользящий переход
  10. Ответьте на свой же вопрос
  11. Опишите момент инсайта
  12. Задайте еще один вопрос
  13. Переходим к делу
  14. Используйте вводные слова
  15. Используйте модальность
  16. Сделайте паузу
  17. Предоставьте дополнительную информацию
  18. Привлекайте внимание к важному
  19. Выскажите предостережение
  20. Раскройте тайну, предложите решение
  21. Нет ничего проще
  22. Обозначьте вехи
  23. Командуйте
  24. Выделите примеры и инструкции
  25. Скользящее заключение
  26. Подведите итоги
  27. Призыв к действию
  28. Время подумать
  29. Комментарий Котиков

Что такое скользящий копирайтинг?

Это волшебная техника, которая буквально приклеивает внимание читателей к странице. Копирайтеры используют эти приемы для продаж. Топ-блогеры — в своих материалах. Теперь ваша очередь.

Вот несколько примеров:

  • Подождите, есть кое-что еще
  • Будто этого недостаточно
  • Мы еще не закончили
  • Можете лучше…?
  • Да, вы все правильно прочитали
  • Дальше — интереснее

Такие слова и фразы создают мягкие переходы между предложениями и абзацами. Они соединяют текст в единое целое, облегчают чтение и увлекают читателя. Другими словами: начав читать, посетитель не может остановиться, пока не дойдет до конца страницы.

Скользящий копирайтинг еще можно назвать «пожарной цепочкой» (Bucket Brigade).

(И снова автор увлекся метафорами: речь идет о людях, которые передают друг другу ведра для тушения пожара. Англоязычные копирайтеры заимствовали это понятие для обозначения слов и фраз, которые соединяют текст в единое целое).

Но есть еще одна причина, почему многие блогеры любят использовать такие фразы-мостики: они хороши для SEO.

Котики: внезапно!

Чем дольше пользователи остаются на странице, тем более качественной и релевантной она выглядит в глазах поисковых систем. Если вы хотите больше узнать о том, как время на сайте влияет на ранжирование, можете прочесть полезную статью Нейла Пателя.

Список из почти 500 слов и фраз-мостиков.

Обратите внимание: то, что работает в продающей рассылке, не всегда подходит для блогов. Так что здесь вы найдете только те примеры, которые можно использовать в статьях.

Советую обращаться к этому списку, когда вам кажется, что в этой точке читатель может начать терять интерес.

Скользящее начало

Первое впечатление решает, так что начать нужно с сильной строки и/или абзаца.

Начните с вопроса

Ничто другое так не вовлекает читателя, как открытый вопрос. Почему? Потому что пользователь не уйдет, пока не найдет ответ:

  • Хотите узнать, как…?
  • Хотите узнать больше о…?
  • Вы когда-нибудь задумывались…?
  • Замечали…?
  • Не любите, когда…?
  • У вас есть…?
  • Бывало, что вы…?
  • Серьезно, как вы…?
  • Что, если бы вы могли…?
  • Знаете, что мне надоело слышать?
  • Хотите узнать секрет?
  • Я могу быть с вами честным?
  • Кто еще хочет…?
  • Вам надоело…?
  • Звучит знакомо?

Расставьте декорации

Читателем движет любопытство. Когда в самом начале статьи вы предлагаете посетителю нарисовать в своей голове какую-то картинку, то активно подключаете его эмоции.

Этот прием пришел из художественной литературы, и вы можете использовать его, чтобы включить воображение читателя:

  • Представьте себе
  • Просто представьте
  • Представьте, что было бы
  • Задумайтесь на минуту
  • Это знакомая ситуация и вы знаете, как это обычно бывает
  • Вы знаете,
  • Все начинается с ощущения, что
  • Вы начинаете беспокоиться
  • Вам кажется, вы бьетесь головой о стену
  • Это бесконечная битва
  • Вы все испробовали. Но
  • Вы боитесь, что
  • Вы в ужасе
  • Вы в оцепенении
  • Вы мечтаете о
  • Вы молитесь о
  • Вы горячо желаете

Заберитесь в голову читателя

Эмпатия — ключ к тому, чтобы показать читателю: вы на одной волне, чувствуете его боль, тревоги и печаль, вы сами были в такой ситуации. Следующие фразы демонстрируют, что вы не понаслышке знаете, что именно чувствует ваш читатель в настоящий момент:

  • С нами со всеми такое бывало
  • Я знаю это чувство
  • По себе знаю
  • Мы все так делаем
  • ОК, я знаю, о чем вы подумали
  • Давайте угадаю
  • Давайте начистоту
  • Признайтесь
  • В глубине души вы знаете, что это так
  • Даже не вздумайте отрицать
  • Это вопрос, которого вы в тайне боитесь
  • Вы слышали этот совет миллион раз

Привлеките внимание

Спикеры, учителя и дикторы объявлений на вокзале используют сигналы, которые заставляют нас обратить внимание.

Точно так же этот прием работает в текстах. Такие сигналы кричат: «Прочитай меня! Мне нужно сказать тебе кое-что важное!»:

  • Смотрите
  • Послушайте
  • Поймите
  • Вопрос:
  • Факт:
  • Хорошие новости:

Скользящий переход

Итак, вы привлекли внимание читателя — осталось удержать его. Следующие приемы помогут поддержать интерес читателя даже к материалам на самые скучные темы.

Ответьте на свой же вопрос

Вообще-то это классический инструмент риторики — гипофора: сначала вы задаете вопрос, а потом сами отвечаете на него. Этот прием особенно популярен в политическом спичрайтинге. Вот распространенные фразы:

  • Все верно
  • Вы правы
  • Все так
  • И вы будете правы
  • Так и есть
  • Вам повезло
  • Без сомнений
  • Да, до недавнего времени так и было
  • Так что — да
  • Да, так и есть!
  • Да, и я так думал
  • Не думал, что
  • Плохо
  • Нехорошо
  • Вам не повезло
  • Не давите!
  • Нет, не совсем
  • Едва ли
  • Да вы шутите!
  • Нет, нет и еще раз нет!
  • А вот и нет!
  • Не обязательно
  • Скорее нет
  • Возможно
  • Вполне может быть, но

Опишите момент инсайта

Все мы знаем историю о том, как Ньютон сформулировал теорию гравитации, увидев, как яблоко упало с дерева. Это знаменитый пример классического литературного приема, с помощью которого писатель рисует более яркую картину.

Для более сильного воздействия на читателя вы можете использовать такие фразы:

  • И тут я понял
  • Это поразило меня
  • Меня повергло в шок
  • Меня потрясло до глубины души
  • Это шокировало
  • И в этом момент понимаешь
  • Я не мог поверить своим глазам

Примечание: английский предлагает очень широкий выбор эмоциональных возгласов типа Wham!, Smack!, Slap!, Boom! В русскоязычных текстах встретить всякие Бдыщ!, Вжух! и т.д., пожалуй, можно гораздо реже. Тыдыщщщь.

Задайте еще один вопрос

Нужно вновь пробудить внимание? Задайте еще один вопрос. Вы можете использовать риторический вопрос, либо повторно прибегнуть к гипофоре (комбинация вопрос-ответ):

  • Так бывает?
  • Все еще не уверены?
  • В чем подвох?
  • Так в чем проблема?
  • Единственаая проблема —
  • Откуда я это знаю?
  • Почему я об этом говорю?
  • Почему я это делаю?
  • Что в этом особенного?
  • Так о чем я?
  • Звучит глупо? Вообще-то нет.
  • Звучит впечатляюще, не так ли?
  • Звучит неплохо?
  • Звучит знакомо?
  • Понимаете, к чему я веду?
  • Разобрались?
  • Все понятно?
  • Как насчет вас?
  • Вам кажется, я преувеличиваю?
  • Я знаю, что вы об этом думаете.
  • Нет?
  • Верно?
  • Или так?
  • Не так ли?
  • Удивительно, не так ли?
  • Раздражает, да?
  • И что в итоге?
  • Видите разницу?
  • И что?
  • И знаете что?
  • Но знаете, что еще?
  • И что не так?
  • Угадайте!
  • Так к чему это все?

Переходим к делу

Во введении вы обозначили тему и цель статьи, пообещали что-то полезное, и у читателя сформировались ожидания. Но теперь пора перейти к делу. Вот типичные фразы, сигнализирующие, что вы закончили с введением и переходите к основной части:

  • Начнем.
  • Начинаем.
  • Давайте начнем.
  • Отправляемся в путь.
  • Стартуем.
  • Давайте разбираться.
  • Сразу к делу.
  • Приступаем.
  • Давайте копнем чуть глубже.
  • Присмотримся повнимательней.
  • Позвольте объяснить.
  • Я поясню.
  • Давайте я расскажу
  • Хотите разобраться, как это работает?
  • Готовы?
  • Так вот
  • Я расскажу вам пошагово …
  • Читайте — и узнаете

Используйте вводные слова

Вводные слова образуют естественные связки между предложениями:

  • В первую очередь
  • Для начала
  • Прежде всего
  • Следующий
  • В противном случае
  • Более того
  • Однако
  • Другими словами
  • Затем
  • И еще
  • Начнем с
  • По аналогии
  • В отличие от
  • Что еще
  • Даже так
  • Все же
  • Так или иначе
  • В конце концов
  • В довершение всего
  • В заключение
  • Наконец
  • Так же
  • Кроме
  • В любом случае
  • Также
  • Это еще не все
  • Тем не менее
  • Например
  • Все еще
  • Больше всего

Используйте модальность

Модальность — понятие, которое звучит сложнее, чем есть на самом деле. Вообще же речь идет о слове или группе слов, которые выражают отношение говорящего к тому, о чем он рассказывает. Включение модальных выражений в текст делает его более читабельным и разговорным:

  • К сожалению
  • К несчастью
  • Серьезно
  • Если честно
  • Честно говоря
  • Будем честны
  • Давайте признаем
  • Давайте признаемся сами себе
  • Правда в том, что
  • Положа руку на сердце
  • Откровенно говоря
  • Самое главное
  • Очевидно
  • На самом деле
  • На первый взгляд
  • Как бы то ни было
  • Вынужден признаться
  • Естественно
  • Довольно просто
  • Собственно говоря
  • Вообще-то
  • По сути
  • По факту
  • В одном можно быть уверенным
  • Не поймите меня неправильно
  • Можете не сомневаться
  • Скажу прямо
  • Верите вы или нет
  • Хотите верьте, хотите нет
  • Нет нужды говорить
  • Если можно так сказать
  • Лично я
  • Как и все другое
  • В общем
  • В общем и целом
  • По большей части
  • Как водится
  • Обычно
  • Как правило
  • На удивление
  • Как ни странно
  • Похоже, неудивительно
  • Никого не удивит
  • Примечательно
  • Скажу вам
  • Строго говоря
  • В довершение всего

Сделайте паузу

Когда вы предлагаете остановиться и задуматься, у читателя на долю секунды появляется небольшое чувство беспокойства. Этого момента достаточно, чтобы сделать вдох и продолжить чтение:

  • Задумайтесь
  • Просто подумайте
  • Но учтите, что
  • А теперь:
  • Посмотрите на это с другой стороны
  • Скажем так
  • А теперь подумайте об этом, учитывая
  • Но есть другой подход
  • А что если посмотреть иначе?
  • Другими словами
  • Почему?
  • Вы когда-нибудь задумывались, почему
  • Возможно, вам было интересно, почему
  • Почему это так?
  • Но как?
  • Что происходит?
  • О чем речь?
  • О чем я?
  • К чему все это?
  • Так в чем суть?
  • Суть в том, что
  • Короче говоря
  • И знаете что?
  • Возможно, вас заинтересует
  • Представьте
  • Представьте на минуту
  • Подождите
  • А теперь остановитесь
  • Я попрошу вас остановиться в этом месте
  • Не спешите

Предоставьте дополнительную информацию

Дополнительная информация придает вашему материалу весомости. Следующие фразы позволят вам ненадолго отойти от темы, сменить направление и добавить деталей, не теряя из виду основную цель:

  • Сначала разберемся
  • Прежде чем идти дальше
  • Но давайте сначала
  • Скоро вы узнаете
  • Прежде чем перейти к
  • Подробнее об этом — чуть позже
  • Не хочу забегать наперед
  • Вернемся к тому, о чем я начал говорить

Привлекайте внимание к важному

Время от времени в статье вам нужно заострять внимание читателя на самом важном. Для этого используйте такие фразы:

  • Вот в чем дело
  • Вот в чем суть
  • Самое интересное, что
  • Вот в чем загвоздка
  • Вот в чем проблема
  • Что интересно,
  • Пугает вот что:
  • Но вот кое-что по-настоящему интересное
  • Вот самое важное
  • Хотите знать, что в этом самое лучшее?
  • В чем смысл?
  • В чем дело?
  • В чем мораль?
  • Что все это значит?
  • Суть в том, что
  • В итоге
  • В результате
  • Все ведет к том, что
  • Это значит, что
  • Дело в том, что
  • В этом и суть
  • Но есть маленькая ловушка

Выскажите предостережение

Мы все боимся допустить ошибку и ценим, когда кто-то предостерегает нас от того, что может нанести вред нам или нашим близким. И мы сделаем все, чтобы избежать негативных последствий. Попробуйте использовать эти фразы, чтобы привлечь внимание к вашим предостережениям:

  • Осторожно
  • Внимание
  • Будьте осторожны
  • Предупреждаю
  • Помните
  • Заметьте
  • Не забудьте
  • Имейте в виду
  • Не будем забывать

Раскройте тайну, предложите решение

Читатели любят статьи, которые предлагают им решения проблем или наводят на новые мысли. Чтобы оставить более сильное впечатление, предложите читателям свои идеи и знания:

  • Так в чем секрет?
  • В чем решение?
  • Ответ?
  • В чем магическая формула?
  • И как вы…?
  • Как?
  • Как так?
  • Не волнуйтесь. Есть решение.
  • Позвольте объяснить.
  • Вот подсказка
  • Вот в чем секрет
  • Правда в том, что
  • На самом деле
  • В реальности
  • Дело в том, что
  • Хорошие новости
  • Самое приятное в этом
  • Странно, что
  • Оказывается
  • Есть шанс
  • Ответ может удивить вас
  • Вот решение
  • Вот секрет
  • Смысл в том
  • Суть в том
  • Главное
  • Ключ к
  • Есть только один способ
  • Иногда все, что от вас требуется
  • Иногда нужно лишь
  • Это значит
  • Это требует
  • Это включает в себя
  • Это позволяет
  • Вот как вы

Нет ничего проще

Жизнь штука сложная и напряженная. И мы готовы многое отдать, чтобы ускорить или упростить то, что требуется сделать. Поэтому не пытайтесь показать вещи более сложными, чем они есть на самом деле. Но если что-то действительно представляет трудность, об этом стоит сказать:

  • Все просто.
  • Все так просто.
  • Все действительно очень просто.
  • Звучит слишком просто? Так и есть.
  • Проще не придумаешь.
  • Куда уж проще.
  • Проще некуда.
  • Все просто, не так ли?
  • Это проще, чем вам кажется.
  • Если задуматься, это вполне очевидно.
  • Это до смешного просто.
  • Невероятно просто.
  • Вот все, что вам нужно.
  • Нам этом этапе все просто.
  • Звучит слишком просто? Но это не так.
  • Звучит довольно просто. Но

Обозначьте вехи

Обозначение определенных вех в тексте — еще один способ показать, что то, о чем вы говорите, не так сложно. Когда читатель видит, что он преодолел какую-то важную часть, он с интересом переходит к следующей.

  • Вот мы и подошли к …
  • В этой части …
  • Теперь вы уже …
  • До настоящего момента …
  • А теперь самое интересное:
  • Теперь вы готовы к
  • После того как вы
  • Теперь переходим к

Командуйте

Команды, инструкции и призывы к действию, о которых мы поговорим позже — психологические триггеры, которые вдохновляют читателей на активные действия. Вот классические фразы:

  • Начните с
  • Первое, что надо сделать
  • Все, что вам нужно сделать
  • Составьте список
  • Определите, что
  • Дайте себе
  • Уйдите от
  • Не делайте
  • Не допускайте
  • Не волнуйтесь
  • Не стоит
  • Перестаньте думать, что
  • Остановитесь!
  • Остановитесь прямо сейчас!
  • Пора остановиться.
  • Продолжайте до тех пор
  • И так далее, пока
  • «Намылить, смыть, повторить» (*из анекдота про программиста, застрявшего в душе, поскольку следовал надписи на шампуне)

Выделите примеры и инструкции

Многие инструкции, примеры, советы оформляются в виде списков или последовательного описания действий. Чтобы ввести их в текст и выделить на основном фоне, нужны особые фразы (автор называет их platform statement):

  • Например
  • К примеру
  • Приведу пару примеров
  • Позвольте привести пример
  • А теперь другой пример
  • Давайте разберемся более детально
  • Как именно это работает:
  • Вот как это сделать
  • Вот почему
  • Итак
  • Вот так
  • Вот что надо проверить
  • Проверьте
  • Не забудьте проверить
  • Учтите
  • Имейте в виду
  • Не забывайте
  • Подробнее
  • Посмотрите
  • Взгляните
  • Давайте разберемся
  • Вот несколько способов
  • Вот история одной компании
  • Задайте себе самому следующие вопросы
  • Спросите себя

Скользящее заключение

В другой своей статье я говорил о том, что в списках наибольшее внимание привлекает первый и последний пункты. Это же правило применимо и к статье в целом: введение и заключение производят больший эффект, чем середина текста. Заключительные слова формируют итоговое впечатление о вашем материале. Используйте следующие приемы, чтобы статья выглядела завершенной:

Подведите итоги

Существует классическая формула, которая работает со времен ораторов Древней Греции по сей день:

  • Сначала расскажите, что вы скажете.
  • Теперь скажите это.
  • И расскажите, что вы сказали.

Это хороший способ четко пронести свою идею через всю статью: после того как вы закончите свой рассказ, сформулируйте краткое резюме всего сказанного:

  • Одним словом
  • Короче
  • Короче говоря
  • В общем
  • В целом
  • В общем и целом
  • Честно говоря
  • Если честно
  • По правде говоря
  • По сути
  • Подведем итоги
  • Давайте вспомним
  • Давайте вернемся к началу
  • Так что все это значит?
  • Но суть в том, что
  • По итогу
  • Все это ведет к тому
  • Если вкратце

Призыв к действию

Последние несколько слов вашей статьи должны быть не концом, а лишь началом чего-то нового и важного. В конце концов, главное — что пользователь сделает после того, как закончит чтение. Так что если вы хотите, чтобы ваши читатели совершили какое-то действие — скажите им об этом. Не забудьте попросить своих читателей поделиться постом, подписаться на рассылку, оставить комментарий и т.д.:

  • Так сделайте!
  • А теперь сделайте это
  • Покончим с этим
  • Пора действовать
  • Пора начинать
  • Просто отпустите
  • Теперь ваша очередь
  • Ваш выход
  • Мяч на вашей стороне
  • Сделайте первый шаг
  • Сделайте следующий шаг
  • Продолжайте
  • Оставьте комментарий
  • Поделитесь
  • Расскажите нам
  • Мне интересно ваше мнение

Время подумать

Задайте читателю вопрос, выскажите предостережение, оставьте мяч на его стороне — таким образом, вы предложите ему поразмышлять над статьей и есть шанс, что он не забудет ее сразу после прочтения:

  • Я готов. А вы?
  • Вы готовы?
  • Хотите?
  • Справитесь?
  • Что вас останавливает?
  • Так чего же вы ждете?
  • Вам есть что терять?
  • Что может быть важнее?
  • Что может быть лучше?
  • Сможете устоять?
  • Разве это не то, чего вы хотели?
  • Это проще, чем вы думаете
  • Дело за вами
  • Вам решать
  • Это ваше решение
  • Выбор за вами.
  • Это ваши деньги
  • Это ваше дело
  • Все в ваших руках
  • Да, это вызов
  • А вот это проблема
  • И это печально
  • Скоро вы это узнаете
  • Скоро они будут смотреть вам в рот
  • Вы еще скажете мне спасибо
  • Поверьте, это того стоит
  • Но это уже другая история
  • Этому стоит посвятить отдельный пост
  • И это только начало
  • Но это только вершина айсберга

Помните: этот список — лишь самая вершина айсберга. Существует великое множество способов привлечь и удержать внимание читателя.

Осталось только начать)

 

Комментарий Котиков

А теперь позвольте развеять ваши сомнения.

Это не помешает вам писать в инфостиле. Точно так же это не вредит вашему отточенному продающему копирайтингу. Это вообще ничему не мешает — если вы поняли, о чем весь этот текст.

Сеошники уже поняли — это про поведенческие. И я не удивлюсь, если вскоре в умных ТЗ появится ссылка на гуглодок с этими подборками. И рекомендации использовать эти мостики, чтобы удерживать внимание читателя.

И знаете что? Это работает. Не только на поведенческие.

Писака — всегда манипулятор. Нам нужно, остро нужно, чтобы читатель оставался с нами до самой последней точки. Читал, сопереживал и делал то, о чем мы попросим. Даже если это инструкция про сухую строительную смесь № 117.

Вы согласны? Тогда сохраните статью в закладки и заглядывайте в нее, когда вдохновение забуксует.

 

P.S. Общее число фразочек мы не пересчитывали.

Подпишитесь на рассылку новостей. Никакого спама!

Email*

 Предоставлено SendPulse

Ответ с шаблоном в Outlook 2019

Вставка текстовых шаблонов в сообщения электронной почты

С помощью этой полезной надстройки вы можете мгновенно отвечать на электронные письма Outlook без необходимости вводить один и тот же текст снова и снова. Все создаваемые вами шаблоны электронной почты организованы в виде многоуровневой древовидной структуры. вы можете хранить форматирование текста, изображения и вложения в своих шаблонах.

Бесплатная загрузка для:

201936520162013

Загрузите этот и 7 других инструментов, включенных в коллекцию надстроек Ablebits для Outlook

30-дневная полнофункциональная версия

Подробнее

Этот инструмент является частью

Коллекция надстроек

Этот инструмент является частью коллекции надстроек для Outlook — 8 основных инструментов для повышения производительности работы с почтовыми ящиками.

С фразами шаблонов для Outlook вы

  • увидите все свои шаблоны электронной почты с первого взгляда Шаблоны будут отображаться в виде многоуровневого дерева, а текст выбранного шаблона вы увидите в окне предварительного просмотра.
  • Поделитесь своими шаблонами Outlook с коллегами Перетащите свои шаблоны на общий сетевой диск и создайте шаблоны для всей компании.
  • Вставить текст в Outlook с помощью ярлыка Назначайте ярлыки для наиболее часто используемых шаблонов и мгновенно вставляйте их в сообщения электронной почты Outlook.
  • Экспорт или импорт шаблонных фраз Импортируйте и экспортируйте все свои шаблоны или выбранную папку одним щелчком мыши.
  • Получите многофункциональное форматирование для HTML-шаблонов Добавляйте базовое форматирование текста в свои шаблоны, вставляйте изображения, подписи и гиперссылки.
  • Заполнение полей сообщения шаблонными макросами Выберите макрос из списка и не тратьте время на то, что вы делаете вручную десятки раз в день.
  • Иметь под рукой избранные и недавно использованные шаблоны Упорядочивайте наиболее часто используемые шаблоны и мгновенно выбирайте любимые формулировки.
  • Мгновенный поиск в шаблонах электронной почты С пошаговым поиском вы можете найти нужный шаблон письма, введя несколько букв в поле поиска.

Как мгновенно ответить, используя шаблон в Outlook

Видео: Как быстро ответить на электронную почту, используя фразы шаблона

Просмотреть все свои шаблоны, организованные по папкам в виде дерева

Дайте вашему шаблону имя и введите текст

Воспользуйтесь преимуществами макросов, чтобы упростить процесс отправки

Найдите шаблон и дважды щелкните его, чтобы вставить в сообщение электронной почты

Легко найдите нужный шаблон

Добавьте общие шаблоны в свой список

Эти компании выбирают продукты Ablebits

Часто задаваемые вопросы

Что такое Template Phrases и для чего он мне нужен?

Template Phrases for Microsoft Outlook — это полезный инструмент для всех, кто широко использует электронную почту в своей повседневной работе, от сотрудников службы технической поддержки до менеджеров по продажам. Все, что вам нужно, это создать шаблон один раз, а затем вы можете свободно вставлять этот текст в свои сообщения Outlook.

Как использовать шаблонные фразы для Outlook?

Загрузите и установите подключаемый модуль Template Phrases for Microsoft Outlook. Создайте новое сообщение или нажмите Ответить. В окне сообщения Microsoft Outlook вы увидите панель «Фразы шаблона». Выберите часто повторяющийся фрагмент текста. Нажмите кнопку «Новый шаблон» на панели плагина и дайте имя новому шаблону электронной почты Outlook. Дополнительную информацию можно найти здесь.

Могу ли я поделиться своими шаблонами с коллегами?

Да! Если вы работаете в команде и хотите поделиться своими шаблонами Outlook с коллегами, просто перетащите свои шаблоны на общий сетевой диск.

Могу ли я использовать форматирование для почтовых шаблонов HTML?

Конечно. Вы можете добавлять в свои шаблоны базовое форматирование текста — полужирный, курсив, маркеры, заголовки и т. д. Вставляйте в свои шаблоны любые картинки, подписи и гиперссылки и редактируйте их текст так, как вы привыкли.

Можно ли использовать макросы?

Да. Вы получаете довольно хороший набор макросов шаблонов для автоматического добавления получателей BCC/CC при ответе на ваши электронные письма с использованием шаблонов, запросе уведомлений о прочтении или доставке и т. д. Вы также можете воспользоваться макросом, который будет предлагать вам вводить заданное значение каждый раз. вы вставляете шаблон или предварительно заполняете значение, выбранное из раскрывающегося списка. Например. время или дата для шаблона собрания и так далее.

Можно ли использовать ярлыки для вставки шаблонов?

Конечно. Назначайте ярлыки для наиболее часто используемых шаблонов или экономьте время, автоматически вставляя текст шаблона во все новые электронные письма, ответы или пересылки Outlook.

Могу ли я экспортировать и импортировать шаблонные фразы?

Да, можно. Импортируйте и экспортируйте все свои шаблоны или выбранную папку одним щелчком мыши и получайте доступ к своим шаблонам на нескольких компьютерах.

Как найти нужный шаблон?

Легко. Благодаря инкрементальному поиску нужный шаблон письма можно найти не более чем за секунду. Вы просто начинаете вводить ключевое слово или ключевые слова на вкладке «Поиск». По мере ввода все шаблоны, содержащие это слово или его часть, отображаются на панели Фразы шаблона для Outlook. Просто дважды щелкните нужное имя, чтобы использовать этот шаблон в своем ответе.

Можно ли иметь под рукой избранные и недавно использовавшиеся шаблоны?

Конечно! С помощью Template Phrases вы можете упорядочить наиболее часто используемые шаблоны, чтобы вы могли мгновенно выбрать один из ваших любимых текстов. Вы также можете просмотреть самые последние вставленные шаблоны или отсортировать их по имени или частоте использования.

Документы Ablebits

Просмотрите страницы онлайн-помощи

Поддерживаемые версии

Microsoft Outlook

  • Outlook входит в состав Microsoft 365 (ранее Office 365)
  • Перспективы 2019
  • Outlook 2016
  • Outlook 2013
  • 32-разрядная и 64-разрядная
  • Внимание! Программа предварительной оценки Office не поддерживается
Windows

  • Windows 10
  • Windows 8. 1
  • Windows 8
  • Windows 7
  • 32-разрядные и 64-разрядные
  • Внимание! Программа предварительной оценки Windows не поддерживается
  • Внимание! Surface Pro X и Windows X не поддерживаются

Война в Украине! Чтобы поддержать Украину и спасти жизни, пожалуйста, посетите эту страницу.

Как использовать фразы-шаблоны в Outlook Online

Фразы-шаблоны для Outlook Online помогут вам мгновенно отвечать на электронные письма, используя фразы-шаблоны из панели надстроек. Ниже вы можете найти подробное описание того, как работает надстройка.

  • Добавление и редактирование шаблонов
  • Добавить макросы
    • Заполните поля адреса и темы
    • Добавить информацию в тело сообщения
  • Отметить шаблоны как избранные
  • Резервное копирование и импорт ваших шаблонов
    • Как импортировать ваши шаблоны
    • Как экспортировать ваши шаблоны
  • Вставляйте шаблоны в свои ответы
    • Шаблоны поиска

Добавление и редактирование шаблонов

Создать новый шаблон очень просто: открыв надстройку, нажмите кнопку +Новый в нижней части панели. Чтобы создать новую группу шаблонов, нажмите на стрелку вниз рядом с ней:

  1. Введите имя шаблона в поле Заголовок . Название поможет вам отличить этот шаблон от других и быстро найти его в списке.
  2. Выберите папку, в которую вы хотите поместить новый шаблон. Если вы собираетесь часто использовать этот шаблон, отметьте его как избранный, щелкнув значок звездочки рядом с полем папки.
  3. Введите текст шаблона. Вы можете вставить его из своего ответа или ввести с нуля. Если шаблон подразумевает некоторую пользовательскую информацию или получателя каждый раз, когда вы его вставляете, рассмотрите возможность использования макросов.
  4. Нажмите Сохранить , чтобы увидеть шаблон в вашем списке, или Отмена , чтобы отменить изменения:
  5. Чтобы обновить шаблон, выберите его в списке и щелкните значок Редактировать в окне предварительного просмотра в нижней части панели:
  6. Внесите необходимые изменения и нажмите Сохранить .

Добавить макросы

Макросы помогут вам автоматизировать такие рутинные действия, как заполнение полей темы и адреса, а также добавление даты, имени или другой пользовательской информации при использовании шаблонов.

  1. Чтобы вставить макрос, щелкните значок Macro в текстовом поле шаблона при его редактировании:
  2. Выберите нужный макрос из списка и сохраните изменения.

Есть две основные группы макросов: первая группа для заполнения полей темы и адреса, вторая для вставки информации в тело сообщения.

Ниже вы можете найти описание каждого макроса.

Заполните поля адреса и темы

$Fill[TO]=
Этот макрос заполнит поле адреса TO адресом электронной почты, который вы вводите после знака равенства. Если в поле есть другие адреса, макрос их удалит.

$Fill[CC]=
Этот макрос заполнит поле адреса CC адресом электронной почты, который вы вводите после знака равенства. Если в поле есть другие адреса, макрос их удалит.

$Fill[BCC]=
Этот макрос заполнит поле адреса BCC адресом электронной почты, который вы вводите после знака равенства. Если в поле есть другие адреса, макрос их удалит.

$Fill[SUBJECT]=
Этот макрос заполнит поле SUBJECT текстом, который вы вводите после знака равенства. Этот макрос заменит тему, которая у вас может быть.

Примечание. Имейте в виду, что все макросы Fill удаляют ранее существовавшие данные и вместо них вставляют новые. Если вам нужно что-то добавить к существующим данным, используйте кнопку Вместо этого добавьте макросы .

$Add[TO]=
Этот макрос добавит адрес электронной почты, который вы вводите после знака равенства, к электронным письмам, которые уже присутствуют в поле адреса TO .

$Add[CC]=
Этот макрос добавит адрес электронной почты, который вы вводите после знака равенства, к электронным письмам, которые уже присутствуют в поле адреса CC .

$Add[BCC]=
Этот макрос добавит адрес электронной почты, который вы вводите после знака равенства, к электронным письмам, которые уже присутствуют в Адресное поле BCC .

$Add[SUBJECT]=
Этот макрос добавит текст, который вы вводите после знака равенства, к тексту, который уже существует в поле SUBJECT .

Примечание. Во избежание путаницы убедитесь, что вы используете макросы Добавить или Заполнить в одном шаблоне.

Добавить информацию в тело сообщения

  • Общий

    $SUBJECT[]
    вставляет содержимое поля Тема в вашу электронную почту.

    $TIMESTAMP[DATE]
    вставляет текущую дату в вашу электронную почту.

    $TIMESTAMP[DAYOFWEEK]
    вставляет текущий день недели в вашу электронную почту.

    $TIMESTAMP[TIME]
    вставляет текущее время в вашу электронную почту.

    $WHAT_TO_ENTER[ текст для замены ]
    предлагает ввести необходимый текст и вставляет его вместо макроса каждый раз при использовании шаблона. Например, если вы добавите ~%WHAT_TO_ENTER [Компания] в шаблон, каждый раз, когда вы будете его вставлять, вы будете видеть диалоговое окно, позволяющее ввести название компании.

  • Информация о получателе

    $TO[ADDR]
    добавляет адреса электронной почты из поля TO в тело сообщения.

    $TO[FULLNAME]
    принимает полные имена контактов из поля TO .

    $TO[FIRSTNAME]
    извлекает имена из поля TO .

    $TO[LASTNAME]
    перечисляет фамилии из поля TO .

  • Информация об отправителе

    $FROM[ADDR]
    вставляет адрес электронной почты из поля FROM в тело вашего сообщения.

    $FROM[FULLNAME]
    добавляет полное имя поля FROM .

    $FROM[FIRSTNAME]
    берет имя из поля FROM .

    $FROM[LASTNAME]
    вставляет фамилию из поля FROM .

  • Информация о получателе копии

    $CC[ADDR]
    добавляет адреса электронной почты из CC в тело сообщения.

    $CC[FULLNAME]
    принимает полные имена контактов из поля CC .

    $CC[FIRSTNAME]
    извлекает имена из поля CC .

    $CC[LASTNAME]
    перечисляет фамилии из поля CC .

  • Информация о получателе скрытой копии

    $BCC[ADDR]
    добавляет адреса электронной почты из поля BCC в тело сообщения.

    $BCC[FULLNAME]
    принимает полные имена контактов в поле BCC .

    $BCC[FIRSTNAME]
    извлекает имена из поля BCC .

    $BCC[LASTNAME]
    перечисляет фамилии из поля BCC .

Пометить шаблоны как избранные

Если вы используете определенный шаблон чаще, чем другие, отметьте его как избранный, чтобы получить более быстрый доступ.

  1. Выберите шаблон, который вы часто используете.
  2. Щелкните значок Star в нижней части окна предварительного просмотра:
    3. .
  3. Вы увидите его в группе Избранное в верхней части панели.
  4. Чтобы удалить шаблон из избранного, просто снова щелкните значок Star в окне предварительного просмотра.

Резервное копирование и импорт ваших шаблонов

Если вы работали с настольной версией нашей надстройки Template Phrases, вы можете перенести свои записи в онлайн-версию с помощью Импорт опции . Вы также можете использовать параметр Экспорт , чтобы избежать потери данных при переключении на другую учетную запись пользователя.

Как импортировать шаблоны

  1. Щелкните значок меню с тремя точками в правом нижнем углу панели:
    2. .
  2. Щелкните Импорт и выберите файл .data с шаблонами настольной версии или файл .ptd для загрузки.
  3. Вы увидите импортированные шаблоны в отдельной папке. Она будет иметь то же имя, что и верхняя папка в файле.

Как экспортировать шаблоны

  1. Щелкните значок меню с тремя точками в правом нижнем углу панели и выберите Экспорт .
РубрикаФразы

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *